Информационно-справочные документы. Служебная записка

4 июля 2014 1203
В деятельности организаций используются документы, которые играют порой очень незаметную роль, но без которых иногда невозможно принять управленческое решение, проинформировать руководство или запросить необходимую информацию в структурных подразделениях. Речь идет об информационно-справочных документах, в частности, докладных и служебных записках.

В деятельности организаций используются документы, которые играют порой очень незаметную роль, но без которых иногда невозможно принять управленческое решение, проинформировать руководство или запросить необходимую информацию в структурных подразделениях. Речь идет об информационно-справочных документах, в частности, докладных и служебных записках.

Информационно-справочные документы не содержат поручений, норм, правил, как распорядительные или организационно-правовые документы, их задача – донести до органа управления или заинтересованного должностного лица информацию, необходимую для принятия качественного управленческого решения. Можно сказать, что информационно-справочные документы во многих случаях инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации, обеспечивают информационную поддержку решения.

Характерные особенности внутренней переписки

Докладные и служебные записки – это внутренние документы организации, которые имеют много общего в назначении и оформлении. Эти документы часто называют «внутренней перепиской».

Во многих организациях или не делают различий между докладными и служебными записками, или используют только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Между тем, разница между этими документами есть: она заключается в том, что докладные записки представляются руководству, а служебные записки – это записки о выполнении какой-либо работы, направляемые одним должностным лицом другому должностному лицу для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Читайте также:

Первые этапы делопроизводства в организации

Как унифицировать служебные документы и заложить основу будущей эффективной системы делопроизводства.

Как правило, служебные записки составляются от имени руководителя одного структурного подразделения на имя руководителя другого структурного подразделения (подразделений) или от имени одного заместителя руководителя другому заместителю (заместителям) руководителя. Возможно направление служебной записки работником структурного подразделения руководителю данного структурного подразделения по вопросу деятельности подразделения.

В деятельности практически любой организации возникают моменты, требующие документирования ситуаций, отражающих взаимоотношения структурных подразделений. Для этого и нужны служебные записки, которые являются своего рода перепиской между структурными подразделениями. Они составляются по любым вопросам деятельности, решение которых составляет компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.

Оформление служебных записок

С точки зрения оформления служебные записки очень близки докладным, они имеют общий состав реквизитов.

При оформлении реквизитов служебной записки следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.


Разъяснения по структуре и правилам составления служебной записки, а также примерный шаблон вы найдете в статье канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД В.Ф. Янковой в № 7 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль