Создание архива и регламентирование его деятельности

7 июля 2014 597
Как известно, процесс делопроизводства состоит из трех больших частей: документирования, документооборота и хранения документов. В идеале все три этапа выполняются последовательно, но встречается это очень редко.

Как известно, процесс делопроизводства состоит из трех больших частей: документирования, документооборота и хранения документов. В идеале все три этапа выполняются последовательно, но встречается это очень редко.

Если созданием документов и их оборотом время от времени вынуждена заниматься каждая организация, то о хранении она может не задумываться долгие годы, пока однажды не «созреет» до создания архива. Рассмотрим процесс создания архива в организации с точки зрения его документального оформления.

Каков правовой статус документов коммерческой организации?

Все документы организации являются ее частной собственностью (ст. 9 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), но это отнюдь не означает, что с ними можно обращаться так, как захочется. Не только государственные органы, но и «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов» (ч. 1. ст. 17 того же закона).

В архивном деле существует такое понятие, как «организация – источник комплектования государственного и муниципального архива», и обычный вопрос компаний, впервые принимающихся за централизованное хранение своих документов, – не относимся ли мы к числу этих организаций?

Скорее всего, нет. Архивное учреждение само выявляет такие организации и обращается к ним с письменным запросом с предложением включить ее в список источников комплектования государственного архива. Дальнейшее сотрудничество происходит при условии письменного согласия организации на основании заключенного договора (ч. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в Российской Федерации»). Как правило, это касается организаций, в процессе деятельности которых образуются документы, представляющие культурную, научную или историческую ценность.

Следовательно, если организация является источником комплектования государственного архива, она, как минимум, об этом знает и имеет полное право обращаться в государственный архив за консультациями и методической помощью по организации хранения документов.

В случае если документы компании не интересуют государственные архивы, их хранение следует организовать самостоятельно. Ниже мы рассмотрим этот вопрос с точки зрения регламентирования деятельности архива коммерческой организации.

Cоздание архива

Архив в организации может быть отдельным структурным подразделением, а может действовать внутри канцелярии или службы ДОУ. В этом случае хранением документов занимается рабочая группа, состоящая из одного или нескольких сотрудников упомянутой службы. Количество сотрудников зависит от объема документов, которые нужно хранить.

Статус архива определяется Положением об архиве, утверждаемым генеральным директором организации. В целом этот документ не отличается от любого другого положения о структурном подразделении организации и может состоять из следующих частей:

· общие положения;

· структура архива;

· задачи архива;

· функции архива;

· права архива;

· ответственность;

· взаимоотношения с другими подразделениями.

Если архив не является самостоятельным структурным подразделением, это следует отметить в положении.


Более подробную информацию с примерами и рекомендациями вы найдете в статье специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Е. Н. Кожановой в №7 2013 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Правильно составленные документы с первых дней позволят будущему архиву функционировать четко, без накладок и недоразумений с исполнителями.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль