Документооборот в организациях с филиальной сетью

1 августа 2014 2486
Когда организация имеет множество обособленных подразделений, распределенных по большой территории, встает актуальный вопрос постановки процессов делопроизводства и обмена документацией как между самими филиалами, так и между филиалами и центром. В данной статье мы рассмотрим, какими полномочиями наделяется начальник филиала, что должен делать ответственный за делопроизводство и какие особенности имеет выполнение привычных делопроизводственных операций в филиале.

Когда организация имеет множество обособленных подразделений, распределенных по большой территории, встает актуальный вопрос постановки процессов делопроизводства и обмена документацией как между самими филиалами, так и между филиалами и центром. В данной статье мы рассмотрим, какими полномочиями наделяется начальник филиала, что должен делать ответственный за делопроизводство и какие особенности имеет выполнение привычных делопроизводственных операций в филиале.

Кто устанавливает правила

Обособленные подразделения организаций не являются самостоятельными юридическими лицами. Начальник филиала назначается головной организацией, полностью подчиняется ей и действует на основании выданной центром доверенности. Это требование закона.

Статья публикуется с сокращениями. Более подробную информацию с примерами вы найдете в №8 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Установить правила делопроизводства в филиалах тем важнее, чем шире филиальная сеть организации. Значение имеет и размер обособленных подразделений, и общий объем их документов. Чем крупнее филиал, чем больше его документооборот, тем быстрее он установит правила управления своим документооборотом. Упускать из виду этот процесс ни в коем случае нельзя. По закону правила работы обособленного подразделения устанавливает головная организация.

Изобретать собственные правила делопроизводства филиалы не должны, вне зависимости от своего размера и объема документооборота. Все инструкции «спускаются» к ним из головного офиса. Главным документом, на основании которого действует обособленное подразделение, является положение, утвержденное генеральным директором организации.

В положении может быть указано, что филиал имеет собственную круглую печать и бланки со своим наименованием. Но и на печати, и на бланках должна оставаться символика (эмблема, фирменная шрифтовая надпись, реквизиты) главной организации.

Ответственные лица

За организацию всех бизнес-процессов подразделения, включая делопроизводственные, отвечает обычно начальник филиала. Эта обязанность возлагается на него в положении об обособленном подразделении. А что конкретно должен сделать руководитель относительно делопроизводства, содержится в специальных регламентах. Регламентировать процессы делопроизводства в филиалах компании можно отдельным локальным нормативным актом (если филиалов много и они крупные), либо внести соответствующую главу в общую Инструкцию по делопроизводству.

Проведение любых, не только делопроизводственных, бизнес-процессов в обособленных подразделениях устанавливается руководством и может существенно отличаться в двух разных организациях.

В каждом филиале должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Необязательно это будет профессионал – в небольших филиалах любой сотрудник может совмещать свою основную работу с обязанностями секретаря. Приведем фрагмент Инструкции по делопроизводству в обособленных подразделениях, где говорится об обязанностях ответственного за делопроизводство в филиале.

Кандидатуру ответственного за делопроизводство работника представит начальник филиала, после чего в головном офисе будет издан соответствующий приказ и внесены изменения в должностную инструкцию. Приказ о назначении ответственных за делопроизводство должен просматриваться ежегодно. Если кто-то из сотрудников перевелся, уволился или отправился в долгосрочный отпуск, в документ необходимо внести изменения.

Автор: специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгения Кожанова

Процессы делопроизводства в филиалах нуждаются в организации, а затем – в постоянном мониторинге со стороны главного офиса. Только тогда правила работы с документами будут единообразны во всей организации, независимо от количества ее обособленных подразделений и расстояний между ними. 

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль