Проблемы применения смешанного документооборота

5 августа 2014 1645
Как бы широко ни пропагандировались преимущества электронного документооборота, в реальности совсем отказаться от привычного бумажного практически невозможно. Этому есть целый ряд причин, и в первую очередь –это причины юридические. Слишком многие документы законодательство предписывает оформлять на бумаге, а не в электронном виде. Взять хотя бы уставные документы организации или весь массив кадровой документации. Получается, что даже самые «продвинутые» организации, много лет использующие СЭД, на самом деле практикуют смешанный, а не электронный документооборот. Полностью электронный документооборот пока труднодостижим не только в России, но и во всем мире.

Как бы широко ни пропагандировались преимущества электронного документооборота, в реальности совсем отказаться от привычного бумажного практически невозможно. Этому есть целый ряд причин, и в первую очередь – это причины юридические. Слишком многие документы законодательство предписывает оформлять на бумаге, а не в электронном виде. Взять хотя бы уставные документы организации или весь массив кадровой документации. Получается, что даже самые «продвинутые» организации, много лет использующие СЭД, на самом деле практикуют смешанный, а не электронный документооборот. Полностью электронный документооборот пока труднодостижим не только в России, но и во всем мире.

Традиции бумажного документооборота складывались веками, и его правила более или менее закреплены, тогда как электронному едва ли больше двух десятков лет. Не удивительно, что при его использовании возникают вопросы, решение которых нужно искать на месте, причем немедленно. На что обратить внимание организации, внедрившей у себя СЭД и вместе с этим пришедшей к электронно-бумажному документообороту? Что можно и нужно исправить, а что является вынужденной необходимостью?

Статья написана на основе опыта работы автора с несколькими крупными российскими компаниями разных сфер деятельности, использующими различные СЭД дольше одного года. Каждая из перечисленных ниже ситуаций рано или поздно возникала в каждой из них. Можно предположить, что подобные проблемы ждут и другие компании, переходящие на смешанный электронно-бумажный документооборот.

С подробным описанием проблем организации документооборота и путями их решения можно ознакомиться в №8 2014 журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота".

Проблема № 1. Неполное использование СЭД

Эта «болезнь роста», естественная для первых месяцев после внедрения СЭД, без соответствующего лечения может стать хронической. Перейдя в один прекрасный день с привычных журналов в Excel на новую программу электронного документооборота, персонал канцелярии продолжает выполнять привычную работу, забывая о том, что СЭД должна эту работу, во-первых, облегчить, во-вторых, расширить. Такие простейшие для СЭД функции, как согласование, контроль выполнения или архив, либо используются только отчасти, либо вовсе забываются.

Причина

Недостаточное обучение как персонала канцелярии, так и рядовых исполнителей.

Решение

Проведение обучающих мероприятий отдельно с работниками канцелярии, секретарями и ответственными за делопроизводство в отделах (углубленный курс) и с группами исполнителей. В идеале это нужно сделать еще до «дня Икс». Совместно с руководителем службы делопроизводства представитель компании, внедряющей СЭД, составляет план обучения, разрабатывает темы, составляет методические пособия и задания для закрепления материала.

Каждая функция СЭД должна быть изучена и отработана в практических заданиях. Да, это существенные временные затраты. Но не затратно ли оплачивать 100% стоимости программы, которая реально будет использоваться лишь на 20%?

Проблема № 2. Дублирование информации

Отказаться от привычных схем работы порой бывает очень сложно. Настолько, что некоторое время после перехода на СЭД информация, вносимая в систему, дублируется работниками канцелярии в старые журналы и книги. Как говорится, «на всякий случай». И несмотря на то, что упомянутый «всякий случай» все-таки может наступить (см. проблему № 4), дублирование информации необходимо пресекать.

Причина

Недостаточная информированность персонала о возможностях хранения информации в СЭД.

Решение

Разъяснить, что информация, вносимая в СЭД, не пропадет ни при каких обстоятельствах.

Проблема № 3. Не все структурные подразделения работают в СЭД

Чаще всего это юристы, кадровики и бухгалтера, причем объяснение у всех одно и то же: «Наша работа – бумажная, мы будем работать только на бумаге». Решение принимает руководитель отдела или даже топ-менеджер по направлению, а если начальник игнорирует электронный документооборот, то и от его подчиненных не стоит ожидать корректного использования системы. В результате целые пласты документации остаются вне электронного документооборота.

Причины

Разные: от строптивого характера руководителя, нежелания видеть разницу между «своей бумажной работой» и документооборотом в организации до простой неосведомленности.

Решение

Самый простой выход – объяснить, что все отчеты, документы по личному составу и судебные документы останутся на бумаге по той простой причине, что того требует законодательство. Если на приказе положена личная подпись работника, то приказ будет издан в бумажном и только бумажном варианте.

Если объяснения не помогают и решить вопрос через первое лицо организации тоже не удалось, остается одно – приспосабливаться (ставить вопрос ребром и увольнять директоров из-за отказа работать в СЭД никто не будет). В локальные нормативные акты, регламентирующие процессы делопроизводства, вносятся соответствующие изменения:

так, в примере фрагмента Инструкции по делопроизводству пункты 3.6 и 6.7 предназначены для всех, а пункты 3.7 и 6.8 – для тех, кто продолжит работать по-старому.

Мало внедрить в организации СЭД. Слишком наивно было бы полагать, что весь коллектив дружно начнет работать в новой системе с определенного дня. К сожалению, именно с этого дня и начинаются сложности, которые, впрочем, при грамотном подходе довольно легко преодолеть.  

Автор: специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгения Кожанова

Читайте по теме: Главной тенденцией в развитии СЭД является переход к полноценному электронному документообороту

Гипермаркет профессиональной информации

Более подробную информацию с примерами читайте в журнале "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль