Секретариат

Как правильно вести нумерацию приказов?

  • 28 августа 2014
  • 5983

Подскажите, пожалуйста, как правильно вести нумерацию приказов? Например, в один день под одной датой идут два приказа – личный и командировка: № 120-К (командировка) и № 120-Л (личный), так верно? Секретарь отдела, г. Великий Новгород

Подскажите, пожалуйста, как правильно вести нумерацию приказов? Например, в один день под одной датой идут два приказа – личный и командировка: № 120-К (командировка) и № 120-Л (личный), так верно?

Секретарь отдела, г. Великий Новгород

Если вы указанные приказы формируете в одно дело, то должно быть так: № 120-К, № 121-Л. Учетно-регистрационную функцию выполняет номер, а не буквенный индекс. Но возникает вопрос: зачем в этом случае (если документы формируются в одно дело) присваивать документам разные буквенные индексы, тогда достаточно всем приказам, включаемым в это дело, присваивать один буквенный индекс, чтобы отделять приказы кадровые от приказов по основной деятельности, например, буквенный индекс К (то есть кадровые). Присваивать различные буквенные индексы есть смысл тогда, когда вы выделяете различные регистрируемые массивы: приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) – один массив, одно дело, приказы о командировках – другой массив и другое дело.

Тогда у вас будет два регистрируемых массива, каждый со своей порядковой нумерацией в пределах года (с № 1 до № n), но различающихся буквенными индексами: № 1-Л (по личному составу), № 1-К (командировки).

Но если говорить о том, как правильно, то нужно учесть сроки хранения приказов (см. приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения») и формировать дела в соответствии со сроками хранения, то есть выделить дело с приказами по личному составу, имеющими срок хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение, поощрения, изменение анкетно-биографических данных и др.), с отдельной регистрацией и буквенной индексацией, и дело с приказами, имеющими срок хранения 5 лет, – также с отдельной регистрацией и соответствующей индексацией.

Автор: В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук
журнал "Современные технологии документооборота и делопроизводства" №8 2014

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.