Как правильно вести нумерацию приказов?

28 августа 2014 4272
Подскажите, пожалуйста, как правильно вести нумерацию приказов? Например, в один день под одной датой идут два приказа – личный и командировка: № 120-К (командировка) и № 120-Л (личный), так верно? Секретарь отдела, г. Великий Новгород

Подскажите, пожалуйста, как правильно вести нумерацию приказов? Например, в один день под одной датой идут два приказа – личный и командировка: № 120-К (командировка) и № 120-Л (личный), так верно?

Секретарь отдела, г. Великий Новгород

Если вы указанные приказы формируете в одно дело, то должно быть так: № 120-К, № 121-Л. Учетно-регистрационную функцию выполняет номер, а не буквенный индекс. Но возникает вопрос: зачем в этом случае (если документы формируются в одно дело) присваивать документам разные буквенные индексы, тогда достаточно всем приказам, включаемым в это дело, присваивать один буквенный индекс, чтобы отделять приказы кадровые от приказов по основной деятельности, например, буквенный индекс К (то есть кадровые). Присваивать различные буквенные индексы есть смысл тогда, когда вы выделяете различные регистрируемые массивы: приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) – один массив, одно дело, приказы о командировках – другой массив и другое дело.

Тогда у вас будет два регистрируемых массива, каждый со своей порядковой нумерацией в пределах года (с № 1 до № n), но различающихся буквенными индексами: № 1-Л (по личному составу), № 1-К (командировки).

Но если говорить о том, как правильно, то нужно учесть сроки хранения приказов (см. приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения») и формировать дела в соответствии со сроками хранения, то есть выделить дело с приказами по личному составу, имеющими срок хранения 75 лет ЭПК (прием, перевод, увольнение, поощрения, изменение анкетно-биографических данных и др.), с отдельной регистрацией и буквенной индексацией, и дело с приказами, имеющими срок хранения 5 лет, – также с отдельной регистрацией и соответствующей индексацией.

Автор: В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук
журнал "Современные технологии документооборота и делопроизводства" №8 2014

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль