Документирование совещаний

1 сентября 2014 2084
Совещание – обязательная часть ежедневной работы организации. И, как любая производственная деятельность, оно нуждается в документационном обеспечении.

Совещание – обязательная часть ежедневной работы организации. И, как любая производственная деятельность, оно нуждается в документационном обеспечении.

Видов совещаний, как известно, множество, и классифицируют их по самым разным признакам – от периодичности проведения до количества участников. Но независимо от вида совещания, его документирование сводится к трем этапам: подготовка, протоколирование и исполнение протокола. Рассмотрим эти этапы подробно с точки зрения оформления документов.

Подготовка. Приглашаем на совещание

Письмо-приглашение является разновидностью делового письма, а значит, составляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Не будем повторять общие правила оформления реквизитов, коснемся лишь пары особенностей.

При заполнении реквизита «Адресат» в письме-приглашении следует помнить, что по ГОСТ Р 6.30-2003 допускается указывать в одном письме не более четырех адресатов. Если же их больше, то к письму прилагается список рассылки. Обратите внимание: список рассылки является неотъемлемой частью письма и вместе с ним высылается всем адресатам. Само же письмо готовится в количестве экземпляров, равном количеству адресатов, плюс один визовый экземпляр, получает один исходящий номер, после чего рассылается (доставляется). При рассылке по электронной почте или факсу достаточно одного экземпляра письма. Если по каким-то причинам организаторы совещания не желают показывать адресатов письма друг другу, выход только один: отправлять по одному письму в каждый адрес. В этом случае каждое письмо получит собственный исходящий номер.

Текст письма-приглашения прост. Он содержит наименование, тему мероприятия, дату, место и время его проведения, а также координаты контактного лица для уточнения информации. В качестве приложений к письму-приглашению могут быть направлены повестка дня совещания, его программа, информационно-справочные материалы для ознакомления участников и т.п.

Канал отправки (доставки) письма отправитель выбирает по своему усмотрению. Но в любом случае нужно позаботиться о документальных подтверждениях того, что каждый адресат получил письмо.

Собрание на высоком уровне

Необходимость проведения собраний в некоторых случаях определяется на законодательном уровне. Так, в соответствии со ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общее собрание участников общества является высшим органом управления ООО.

Согласно статье 34 этого же закона, общее собрание созывается исполнительным органом общества, то есть руководителем. Процедура созыва участников и проведения собрания регламентирована и содержится в Уставе или Положении о порядке созыва и проведения общего собрания участников общества.

Согласно общему правилу, руководством организации издается приказ по основной деятельности, в котором ряд работников получает указания по подготовке и обслуживанию предстоящего собрания. Напомним, что по закону уведомить участников общества о предстоящем собрании необходимо не позднее, чем за тридцать дней до его проведения.

На основании этого приказа составляется письмо-приглашение. Копия приказа прикладывается к письму, как и повестка дня, на отдельном листе, отчеты и другие информационно-справочные материалы также прикладываются для ознакомления, список участников собрания – при необходимости. Доставлять подобные письма лучше всего силами курьера, который позаботится об отметке о получении на визовом экземпляре письма, либо отправлять по почте заказным письмом.

Протокол

Центральным документом совещания, без сомнения, является протокол. О том, как оформляются протоколы, можно узнать в следующих нормативных документах:

  • ГОСТ Р 6.30-2003.
  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Реквизиты протокола

Протокол содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации – поскольку протокол оформляется на общем бланке документов, изобретать ничего не нужно; достаточно лишь подготовить бланк в соответствии с Приложением Б к ГОСТ Р 6.30-2003 (рисунок Б.1 – общий бланк, рисунок Б.5 – бланк конкретного вида документа);
  • наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;
  • заголовок к тексту – здесь могут быть указаны вид совещания, его тема либо состав;
  • дата документа – дата проведения совещания;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления документа;
  • текст документа;
  • подписи председательствующего и секретаря;
  • визы ознакомления.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, протокол может содержать также:

  • гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
  • резолюцию – это не совсем корректно с точки зрения классического делопроизводства, но когда в организацию от вышестоящей инстанции приходит для исполнения протокол без сопроводительного письма, руководителю приходится ставить резолюцию прямо на протоколе.

Отметка о наличии приложения после текста протокола не делается. Сведения о наличии приложений принято давать в тексте протокола.

Автор: специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Евгения Кожанова

Мы публикуем статью с сокращениями. Полный текст статьи, в котором также приведены примеры письма-приглашения, протокола и решения совещания, а также порядок контроля его исполнения вы найдете в №8 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Надеемся, что полученная информация поможет вам более эффективно работать с документами и избегать многих распространенных ошибок.

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль