Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

11 сентября 2014 678
Еще в 2003 году было принято решение о начале проекта по внедрению системы электронного документооборота, который был успешно закончен. В течение почти 10 лет система документооборота в БИНБАНКЕ получила свое, присущее только банку развитие, были реализованы успешные проекты в данной области, а началом глобальной реновации системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» стал декабрь 2011 года.

Еще в 2003 году было принято решение о начале проекта по внедрению системы электронного документооборота, который был успешно закончен. В течение почти 10 лет система документооборота в БИНБАНКЕ получила свое, присущее только банку развитие, были реализованы успешные проекты в данной области, а началом глобальной реновации системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» стал декабрь 2011 года.

БИНБАНК был основан в 1993 году. Сегодня БИНБАНК – успешно развивающийся универсальный банк с широкой сетью продаж в регионах РФ (порядка 200 точек продаж в 39 регионах Российской Федерации).

Выбор системы электронного документооборота

Проблема выбора системы электронного документооборота для многих банков является актуальной. Чтобы не переплачивать за лишний функционал или потом не пенять на отсутствие необходимой функции, в процессе выбора СЭД в конкретной организации учитывают множество важных факторов – объем документооборота, производительность системы, ее масштабируемость, возможность кастомизации под потребности банка и т.д. Перед внедрением СЭД нужно просчитать риски и в первую очередь оптимизировать бизнес-процессы, подготовить соответствующие регламенты и инструкции. Желательно все эти действия совершать с участием компании, которая будет заниматься внедрением системы.

Рынок поставщиков систем электронного документооборота и решений класса ЕСМ достаточно насыщен и развит: на нем работает около 200 компаний, а 45 из них – делят 80% рынка.

В итоге была выбрана система CompanyMedia™ компании «ИнтерТраст», которая и была разработчиком изначально внедренной в ОАО «БИНБАНК» системы электронного документооборота, а также соответствовала всем вышеперечисленным требованиям к СЭД, плюс предлагалась оперативная техническая поддержка.

На момент реновации системы компания «ИнтерТраст» 17 лет присутствовала на рынке СЭД/ЕСМ, имела около 3000 успешных проектов (>500 рабочих мест), реальный опыт внедрения в банковских организациях, 8-10%-ную долю на российском рынке СЭД/ЕСМ.

  • Ключевые требования к СЭД, которые БИНБАНК предъявил к разработчику, были следующими:
  • безопасность работы с документами и их надежное хранение;
  • оперативное отслеживание документов, легкое настраивание, эффективная система поиска документов;
  • гибкая настройка системы в соответствии с требованиями документооборота банка;
  • масштабируемость;
  • коллективная работа с документами территориально распределенных структурных подразделений;
  • интеграция в бизнес-процессы банка;
  • возможность работы через веб-клиент, мобильность;
  • возможность импорта файлов-вложений различных форматов;
  • поддержка средств криптографической защиты информации (СКЗИ);
  • встроенная система построения отчетов.

Развитие системы электронного документооборота БИНБАНКА

За 8 лет существования внедренная электронная система документооборота БИНБАНКА прошла несколько этапов развития.

1 этап: 2003 – 2004 гг. Внедрение версии 2.5 системы CompanyMedia.

2 этап: 2006 – 2007 гг. Модернизация системы CompanyMedia. Переход с версии 2.5 на версию 3.1 трех основных модулей, плюс добавлены дополнительные модули: ВнД, Договоры, Заседания.

3 этап: 2008 – 2011 гг. Создание дополнительных модулей на основе типовых шаблонов под задачи и бизнес-процессы БИНБАНКа.

Создан модуль для централизованного сопровождения договоров всей филиальной сети. Согласование, как тогда, так и в настоящий момент, проходит в два этапа: сначала в филиале, а после этого, при необходимости, в центральном офисе. При этом формируется электронный архив (включая скан-образы) всех заключенных договоров банка.

Для решения поставленных перед службой делопроизводства бизнес-задач был внедрен модуль также на основе одного из типовых шаблонов для согласования и окончательного принятия решений по применению тарифов и комиссий по определенным видам банковских операций. В данном модуле применяется внутренняя электронная подпись лиц, уполномоченных на данные действия, и только с момента электронного подписания документа и его регистрации документ вступает в силу. Решение реализовано и действует как для центрального офиса, так и для филиальной сети БИНБАНКа.

Также были созданы модули «Индивидуальный-VIP» и «Согласование-общение», которые применялись и применяются до сих пор для согласования зарплатных проектов юридических лиц, приема платежей от юридических лиц, выдачи денежных средств, внешних переводов, эквайринговых услуг, досрочных расторжений, выдачи кредитов, изменений тарифов, изменений услуг, принятия залогового имущества, изменений условий кредитования, пролонгации вкладов и прочее. Данное решение в большей степени необходимо для региональных точек продаж.

Этот модуль применяется в кадровой службе банка. Сотрудники на местах имеют возможность согласовывать трудовые договоры, дополнительные соглашения, организационно-штатные изменения, обосновывать введение той или иной штатной единицы и работать с кадровыми документами.

Наиболее востребованными в БИНБАНКе оказались модули и сервисы, автоматизирующие основные документационные процессы, такие как выдача поручений, контроль исполнения поручений руководителя, согласование, утверждение, регистрация и ознакомление.

Таким образом, менеджеры высшего и среднего уровня получили инструмент управления сотрудниками, фиксирующий важные задачи и решения средствами контроля исполнительной дисциплины, менеджеры и специалисты получили источник необходимой информации для взаимодействия с нужными сотрудниками и людьми, а предметные специалисты – незаменимый инструмент для своей основной деятельности – работы с документами.

4 этап: 2011 – 2012 гг. Модернизация системы документооборота Company Media 3.1 до версии 3.6.

К моменту начала проекта уже была наработана определенная практика работы с документами в системе электронного документооборота. Обрабатывались достаточно большие массивы документов. Система оправдала себя легкостью масштабирования.

Данный проект модернизации системы был призван оптимизировать стоимость сопровождения используемого системного ПО, обеспечить актуальные возможности работы сотрудников банка в обновленной современной версии используемой системы документооборота, а также предоставить доступ к базам Lotus Notes посредством Internet Explorer.

Сколько времени занимает внедрение системы электронного документооборота?

Это зависит от системы принятия и контроля решений в организации, готовности ИТ-инфратруктуры, размера конкретного предприятия и сложности его филиальной структуры. Пормимо этого, существует прямая зависимость от типа внедряемого решения: коробочное, т.е. готовое, или адаптированное, заказное, доработанное. Но можно сказать, что в среднем весь цикл внедрения занимает не менее 1 года.

Проект включал в себя следующие виды работ: установку и настройку IBM Lotus Domino Utility Server, установку и настройку новой версии CompanyMedia, перенос существующих баз и ранее сделанных доработок на новый сервер. Решение о необходимости тираживания по филиалам было уже принято по результатам опытно-промышленной эксплуатации.

Все пользователи, за исключением сотрудников Центра документооборота, были переведены на работу в системе электронного документооборота через веб-браузер. Само внедрение было осуществлено одномоментно для всего банка, сначала в опытной, а затем и в промышленной эксплуатации.

До начала опытной эксплуатации были произведены все работы по установке, настройке оборудования, рабочих мест, лицензированию и пр. Также была проведена инвентаризация существующих информационных ресурсов БИНБАНКа:

Дополнительно было проведено внутреннее обучение, написаны пользовательские руководства и регламенты. Во время опытной эксплуатации системы сотрудниками Центра документооборота фиксировались и обрабатывались ошибки, собирались пожелания пользователей, была создана горячая линия по эксплуатации модернизированной системы. К началу промышленной эксплуатации были устранены все ошибки и учтены замечания.

Статья публикуется с сокращениями. Более подробно о функциональных возможностях системы, операциях с документами и многом другом вы можете узнать в №9 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Автор: Васюнина А.В., руководитель Центра документооборота ОАО «БИНБАНК»

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль