text
Секретариат

Необходимо ли создавать журнал учета проектов конфиденциальных документов?

  • 26 сентября 2014
  • 878

У меня вопрос по конфиденциальному делопроизводству. На предприятии конфиденциальный документооборот небольшой, максимум 150 документов в год. До настоящего года ввелся один журнал. Сейчас хотим упорядочить систему КД и возник вопрос: необходимо ли создавать журнал учета проектов документов? Или можно создать только один журнал учета исходящих и внутренних документов. Дело в том, что все документы, которые издаются в организации, либо отправляются во внешние организации, либо подшиваются в дела, как таковых проектов у нас нет. Так есть ли смысл создавать такой журнал? Или это обязательное требование ко всем организациям? Зав. канцелярией, г. Пермь

У меня вопрос по конфиденциальному делопроизводству. На предприятии конфиденциальный документооборот небольшой, максимум 150 документов в год. До настоящего года ввелся один журнал. Сейчас хотим упорядочить систему КД и возник вопрос: необходимо ли создавать журнал учета проектов документов? Или можно создать только один журнал учета исходящих и внутренних документов. Дело в том, что все документы, которые издаются в организации, либо отправляются во внешние организации, либо подшиваются в дела, как таковых проектов у нас нет. Так есть ли смысл создавать такой журнал? Или это обязательное требование ко всем организациям?

Зав. канцелярией, г. Пермь

Проектом документа называется документ на стадии его подготовки, до подписания. Поэтому если вы готовите документы, содержащие конфиденциальную информацию, то, соответственно, у вас есть проекты конфиденциальных документов. Система конфиденциального делопроизводства тем и отличается от общего делопроизводства, что контроль за документом и учет действий, совершаемых с документом, ведется с момента создания документа: такими первыми шагами являются учет носителей, используемых для подготовки документов, и учет проектов документов. Под учетом проектов документов понимается учет документа уже на стадии его подготовки. После того как проект документа подписывается руководителем, он учитывается уже как документ.

Читайте также:

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации.

Для конфиденциального делопроизводства важно (один из принципов конфиденциального делопроизводства – учет каждого факта жизненного цикла документа) иметь информацию о том, кто из сотрудников на каждом этапе работы с документом имел к нему доступ. Если, как вы пишете, у вас 150 документов в год (входящих, исходящих и внутренних), то это немало.

Можно предположить, что примерно от трети до половины этих документов – это документы, создаваемые в вашей организации, а значит, они проходят стадию проекта, так что по всему получается, что учет проектов документов нужен. Единых требований к учету носителей конфиденциальной информации и проектов документов нет, поэтому организации сами вправе устанавливать и форму учета, и то, какие сведения о проекте документа фиксировать.

Читайте ответы В.Ф. Янковой, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, на этот и другие важные вопросы в №9 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства".

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.