Совместная обработка документов

9 октября 2014 980
В ходе оперативной деятельности на предприятии часто приходится создавать и обрабатывать документы, в работе над которыми задействованы сотрудники различных подразделений.

В ходе оперативной деятельности на предприятии часто приходится создавать и обрабатывать документы, в работе над которыми задействованы сотрудники различных подразделений.

Совместного редактирования требуют такие документы, как бизнес-планы, различные отчеты, проекты бюджетов, стратегии развития, договора, соглашения и др. При этом встает вопрос выбора технологии и инструмента совместного редактирования документов.

Технологии совместного редактирования документов

Рассмотрим несколько технологий совместного редактирования документов.

1. Последовательное редактирование

Широко распространенная технология, при которой документ редактируется одним сотрудником, потом передается другому сотруднику, который вносит свои правки в документ и передает его дальше по цепочке – и так до окончания работы над документом. Основным недостатком такого подхода является длительное время обработки документа, что приводит к снижению оперативности деятельности.

2. Параллельное редактирование

Параллельное редактирование – также широко распространенная технология, основанная на создании версий документов. Документ редактируется одновременно всеми привлеченными сотрудниками, создающими свой вариант документа, затем все изменения должны быть объединены в одном итоговом документе. При таком подходе сокращается время внесения изменений, но может потребоваться значительное время для обработки всех версий и подготовки окончательного варианта документа.

Для передачи документов в обоих случаях используются любые средства коммуникации:

  • электронная почта для организации свободной маршрутизации документа;
  • средства рассылки для работы с версиями;
  • сетевые диски, общие папки для просмотра и редактирования;
  • маршрутизация в системе электронного документооборота.

3. Совместное редактирование.

Совместное редактирование – это коллективная работа в режиме реального времени или онлайновая работа, при которой сотрудники могут работать над одним и тем же документом одновременно. При этом могут использоваться следующие подходы:

Нестрогое редактирование.

Например, по принципу «мозгового штурма», когда сотрудники, используя различные технологии совместной работы, обсуждают документ и вносят свои предложения и замечания. Желательно при этом использовать приложения, в которых будут фиксироваться все высказывания. Это могут быть онлайновые записные книжки, кейсы в системе электронного документооборота, различные социальные сервисы.

При использовании записной книжки, например, Microsoft OneNote, все сотрудники одновременно записывают свои мысли и мгновенно видят появившиеся материалы. На обсуждение отводится определенное время, по истечении которого все высказывания обрабатываются и создается окончательный вариант документа.

Рис. Обсуждение документа в записной книжке OneNote

Использование кейсов позволяет собрать всю информацию, необходимую для создания или редактирования документа, а также все пожелания и замечания относительно содержания разрабатываемого документа в одном месте. Кейс может содержать стандартный набор документов, шаблонов, информацию по взаимодействию с сотрудником или клиентом и задачам, которые требуется при этом решить. Информация представляется в виде целостной, наглядной системы связанных блоков задач, документов, переписки и т.п. Ходом исполнения кейса можно управлять, в работу легко ввести исполнителей, которые не были задействованы на начальных этапах, собранные информационные материалы просто систематизировать и использовать.

Рис. Кейс в системе «Company Media»

Читайте также:

Роль социальных сетей в обществе и в профессиональной деятельности документоведов

Для чего необходимы социальные сети в профессиональной деятельности и как можно использовать их возможности с практической точки зрения?

Социальные сервисы обеспечивают оперативную связь между сотрудниками, а также горизонтальные связи между функциональными подразделениями и филиалами предприятия, повышая эффективность коллективной работы.

Обсуждение документов, которые нужно подготовить или согласовать, может осуществляться сотрудниками на корпоративном портале или в системе электронного документооборота с применением соответствующих социальных инструментов. Сейчас стали широко распространяться профессиональные социальные сети, организованные группой людей, объединенных общей задачей и взаимодействующих для ее решения.

Строгое редактирование.

Все сотрудники одновременно работают с документом. Могут быть два варианта такой работы: синхронная посимвольная обработка и фрагментальная обработка.

В первом случае сотруднику доступен весь текст документа. Сотрудник может вводить текст, набрасывать краткие тезисы, редактировать свою часть и при этом видеть работу других сотрудников.

Возможен конфликт при редактировании одного и того же фрагмента, например, при одновременном вводе и удалении одних и тех же символов. Если в приложении применяются или отменяются изменения всех пользователей, то могут быть потеряны ценные правки.

В случае фрагментального редактирования абзац, с которым работает в настоящий момент сотрудник, блокируется от изменений другими сотрудниками. Многие приложения отображают информацию о том, какой фрагмент в данный момент заблокирован, и даже указывают фамилию сотрудника, который с ним работает.

В последнее время появилось много приложений, позволяющих работать с документами в режиме реального времени в виртуальном офисе (Документы Google, Office 365, Office Online и пр.). Для таких приложений самой привлекательной возможностью является коллективная работа над документом, который размещается в облачном хранилище.

Более подробно о сервисах для совместной работы над документами от Google и от Microsoft вы можете прочитать в №10 "Современные технологии документооборота и делопроизводства" за 2014 год.

Совместная работа над документами очень важна для эффективной коллективной работы в организации. Знание современных информационных технологий, средств и способов совместной работы с документами позволяет выбирать варианты взаимодействия, лучше всего соответствующие потребностям компании, и повышать эффективность деятельности сотрудников.

Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Гипермаркет профессиональной информации

Более подробную информацию с примерами читайте в журнале "Справочник секретаря и офис-менеджера"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль