Должностная инструкция секретаря

22 октября 2014 3037
Трудовой кодекс РФ не содержит понятия должностной инструкции, но вместе с тем запрещает работодателю требовать от работника выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором (ст. 60).

Трудовой кодекс РФ не содержит понятия должностной инструкции, но вместе с тем запрещает работодателю требовать от работника выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором (ст. 60).

Редкий трудовой договор имеет полный перечень обязанностей работника, ограничиваясь обычно общими «бережно относиться к имуществу работодателя» и «соблюдать правила внутреннего трудового распорядка». Документом, целью которого является представить полный перечень обязанностей каждого сотрудника на его рабочем месте, и является должностная инструкция. Что представляет собой документ под названием «должностная инструкция» и обязательна ли она в организации, каковы ее структура и особенности составления – эти вопросы мы рассмотрим в данной статье. В завершении представлен образец должностной инструкции для секретаря руководителя.

Должностная инструкция как документ

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт, в котором перечисляются обязанности, права, ответственность и взаимоотношения работника на занимаемой им должности. Инструкции составляются на все должности, входящие в штатное расписание организации.

Хотя должностные инструкции и не входят в перечень документов, которые трудовое законодательство обязывает иметь в организации, ее наличие очень желательно, в первую очередь, для самого работодателя. Об этом говорится в письме Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0:

«Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Обратите внимание, что если в организации нет профсоюза или же коллективный договор не требует согласования должностных инструкций с представительным органом работников, то при создании должностных инструкций и при внесении изменений в них совершается стандартная процедура, как и при создании/изменении любого локального нормативного акта: сначала инструкция составляется, согласовывается, утверждается и вводится в действие, а затем работник знакомится с ней под роспись.

Где брать материал для составления должностной инструкции?

Задание составить должностную инструкцию может поставить в тупик человека, имеющего мало опыта в составлении локальных нормативных актов. Казалось бы, прекрасно известно, чем занимается работник, вот только сформулировать это все в структурированный связный текст очень нелегко.

Большую помощь авторам должностных инструкций окажет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Требуется только найти в нем нужную должность, а должностные обязанности для нее, а также необходимые знания и требования к квалификации уже представлены в документе. Конечно, нельзя бездумно копировать все это в своей проект документа, зато лучшей основы для него не найти.

Структура должностной инструкции

Текст должностной инструкции делится на следующие части:

  1. Общие положения.
  2. Должностные обязанности.
  3. Права.
  4. Ответственность.
  5. Взаимоотношения.

При составлении должностных инструкций важно не забывать о том, что положения внутренних нормативных актов работодателя не могут противоречить федеральному трудовому законодательству.

Помимо текста, должностная инструкция содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование структурного (обособленного) подразделения организации;
  • дату и номер документа, место его составления;
  • гриф утверждения;
  • наименование документа;
  • визы согласования.

Наименование организации указывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 полностью, включая организационно-правовую форму. Если имеется и сокращенное название, отраженное в учредительных документах, оно пишется ниже в скобках.

Закрытое акционерное общество «Ульяновская транспортная компания»

(ЗАО «УТК»)

Наименование структурного (обособленного) подразделения организации располагается сразу за ее наименованием, например:

Закрытое акционерное общество «Ульяновская транспортная компания»

(ЗАО «УТК»)

Административно-хозяйственное управление

или

Закрытое акционерное общество «Ульяновская транспортная компания»

(ЗАО «УТК»)

Инзенский филиал

или, если в состав обособленного подразделения входит несколько структурных:

Закрытое акционерное общество «Ульяновская транспортная компания»

(ЗАО «УТК»)

Димитровградский филиал

Административный отдел

Дата и номер документа, место его составления также являются обязательными реквизитами, при этом датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Номер – очередной порядковый согласно Журналу учета должностных инструкций и изменений к ним. Место составления не указывается, если оно следует из наименования организации или обособленного подразделения.

Гриф утверждения может содержать как личную подпись руководителя с ее последующей расшифровкой и датой утверждения, так и ссылку на документ, утвердивший данную должностную инструкцию.

Наименование документа набирается прописными буквами (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ) и обязательно содержит наименование должности, для которой эта инструкция составлена:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

или

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

В одном отделе может работать несколько человек на одинаковой должности, выполняя при этом различные функции. Например, в канцелярии один сотрудник может отвечать за регистрацию документов, второй – за контроль исполнения поручений, третий – за архив, при этом все они будут занимать должность делопроизводителя. В этом случае придется разработать три должностных инструкции, отразив в их названиях функционал каждой должности.

Получатся «Должностная инструкция делопроизводителя по регистрации документов», «Должностная инструкция делопроизводителя по контролю исполнения документов» и «Должностная инструкция делопроизводителя, ответственного за архив». При этом будет ошибкой составить «персональную» инструкцию, например: «Должностная инструкция делопроизводителя М.В. Жуковой».

Визы согласования необходимо собрать после того, как проект должностной инструкции будет готов, и до ее передачи для утверждения руководителю организации. Согласовать должностную инструкцию должен, во-первых, непосредственный руководитель работника (подтверждая тем самым, что все должностные обязанности и права описаны верно и в полном объеме), во-вторых, начальник отдела кадров или юрист (как гарантия того, что положения инструкции не противоречат нормам трудового законодательства). Кроме того, возможно, понадобятся визы согласования руководителей тех подразделений, с которыми в рамках выполнения своей инструкции будет взаимодействовать работник.

Готовится должностная инструкция как минимум в двух экземплярах: один для работника, другой для работодателя.

Более подробно о примерном содержании инструкции и о порядке ознакомления с ней работника вы узнаете в №10 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль