Как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании?

29 октября 2014 1365
Подскажите, пожалуйста, как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании: документы ежедневно развозятся курьерами, никто не регистрирует, куда их отправили, кто подписал, в результате возникают жалобы из всех подразделений офиса о невозвращении переданных в наш отдел документов (юридических, финансовых, бухгалтерских). Документовед, г. Петропавловск-Камчатский

Ситуация понятная: если хотя бы на одном этапе перемещение документа не контролируется, возможны утери документов. Можно предложить только одно: ввести учет перемещений документа. При этом не нужно путать учет с регистрацией. Никаких отдельных регистрационных номеров присваивать документам не нужно. Необходимо передавать документы курьеру по реестру, в котором должно быть указано, какие документы ему переданы, когда переданы и кому они предназначены. Кроме того, следует централизовать операции по перемещению документов. Для этого нужно, чтобы документы передавались между структурными подразделениями не непосредственно из одного подразделения в другое, а через конкретное подразделение или конкретного работника. Если у вас есть подразделение, обеспечивающее работу с документами (служба делопроизводства), то эту работу оно должно взять на себя. Для общего учета передаваемых документов в службе делопроизводства понадобится вести журнал учета передаваемых документов.

В этот журнал нужно включить только ту информацию, которая необходима для учета движения документов: дата передачи курьеру, название документа, включая его дату и номер, если это зарегистрированный документ, подразделение-отправитель, подразделение-получатель.

Аналогичный журнал – для получаемых от курьера документов, предназначенных для подразделений, находящихся на вашей территории. Передавать документы курьеру и получать их от курьера нужно под роспись, иначе невозможно будет установить утерю документа курьером.

В любом случае вы должны продумать и ввести удобную для вас систему учета перемещений документов – без этого организовать движение документов без проблем не получится. Существенную помощь в решении ваших проблем может оказать система электронного документооборота, которая сможет обеспечить доступ к электронным документам и электронным копиям документов. Но СЭД не решит тех проблем, которые связаны с передачей документов на бумажном носителе: все равно понадобится вести учет передаваемых курьерской связью документов.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании?

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль