Внедрение системы электронного документооборота Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго»

15 декабря 2014 884
Стремительный рост организации требует более совершенного процесса документооборота, а также удобной системы поиска и хранения корпоративной информации. Поэтому руководство компании ОАО «Орелоблэнерго» задумалось о внедрении системы электронного документооборота с целью оптимизации делопроизводственных процессов.

Стремительный рост организации требует более совершенного процесса документооборота, а также удобной системы поиска и хранения корпоративной информации. Поэтому руководство компании ОАО «Орелоблэнерго» задумалось о внедрении системы электронного документооборота с целью оптимизации делопроизводственных процессов.

ОАО «Орелоблэнерго» было основано в 1985 году, сначала в форме производственного объединения, затем организация преобразовалась в открытое акционерное общество. Основные виды деятельности компании – это передача, распределение электроэнергии и обеспечение работоспособности электрических сетей. Свою деятельность компания осуществляет в областном центре, пяти городах и 17 районных центрах. На данный момент компания имеет шесть филиалов.

Причины внедрения СЭД

Внедрением системы электронного документооборота предполагалось решить следующие проблемы в компании:

  1. Уменьшить объем документооборота и оптимизировать обработку документов.
  2. Повысить оперативность обработки информации и документации.
  3. Устранить потери документов.
  4. Увеличить скорость каталогизации документов.
  5. Сократить время на поиск, согласование и подписание документов.
  6. Наладить документооборот между филиалами и головным офисом.

Основные цели внедрения СЭД в ОАО «Орелоблэнерго» – рациональное построение документооборота путем поддержки полного цикла жизни документа, в том числе при взаимодействии филиалов компании, обеспечение бесперебойного обмена информацией, а также удобный поиск файлов.

Процесс и критерии выбора системы

В первую очередь СЭД мы планировали внедрить для существенной минимизации бумажного документооборота, а также для обеспечения взаимодействия сотрудников в системе для работы с основными задачами компании. Помимо этого была важна скорость поиска документов и организация удобного хранилища файлов. Бюджет проекта тоже сыграл немаловажную роль, как и стоимость дальнейшей технической поддержки и непосредственно внедрения системы.

Читайте также:

Взаимодействие СЭД с другими системами и приложениями предприятия

Почему СЭД должна работать в тесной интеграции с ERP, CRM, BPM и другими системами и приложениями?

Для определения окончательных целей внедрения СЭД и формирования приоритетных факторов выбора был проведен анализ, который показал, что 80-95% корпоративной информации хранится в бумажных документах, причем 20% документов регулярно теряется либо приходит в такое состояние, что их дальнейшее использование невозможно. В связи с этим были выявлены основные «болевые» точки и сформулирован список требований к СЭД, а именно:

  • соответствие системы государственным стандартам делопроизводства с учетом специфики отрасли;
  • создание эффективной системы обмена информацией между сотрудниками;
  • обеспечение быстрого обмена информацией между филиалами компании;
  • гибкая настройка прав доступа к документам;
  • возможность дистанционной работы в системе;
  • обеспечение автоматизированного рабочего места пользователя такими возможностями, как: просмотр документов и поручений, получение информационных сообщений от системы, создание новых документов и поручений, осуществление поиска документов, а также просмотр информации о сотрудниках и выполнение навигации по системе;
  • учет сложности организационной структуры компании при автоматизации рабочих мест руководящего состава;
  • возможность самостоятельной настройки нестандартного маршрута документов (например, утверждения заявки на оплату);
  • создание системы контроля исполнения поручений;
  • возможность создания задач и документов из приложений MS Office: Word, Excel, Outlook в рамках интеграции с MS Office;
  • удобное, структурированное хранение файлов и документов.

К поиску оптимальной СЭД каждая компания подходит с разных сторон: у кого-то в штате есть необходимый специалист, который разбирается в продуктах, имеющихся на современном рынке СЭД, и знаком с последними новинками; кто-то ориентируется на мнение партнеров и прочих дружественных компаний; есть компании, руководство которых «уговаривает» на покупку той или иной СЭД красноречивый менеджер. В компании «Орелоблэнерго» на окончательный выбор СЭД повлияло мнение сотрудника из руководящего состава, который предложил рассмотреть для внедрения систему Synergy Center.

Synergy Center – это система электронного документооборота и управления деятельностью компании, которая позволяет гибко настроить конструктор процессов документооборота, учитывая структуру компании, а также контролирует выполнение оперативных задач как отдельно взятого сотрудника, так и рабочей группы в целом. Сама система интуитивно понятна и удобна в использовании и дает возможность дистанционного доступа пользователям 24 часа в сутки 7 дней в неделю с любого мобильного устройства при наличии сети Интернет, таким образом позволяя держать все рабочие дела под контролем.

Не нужно надеяться, что после внедрения все текущие проблемы документооборота моментально исчезнут. Совместно с внедрением СЭД в компании необходимо регулярно анализировать и корректировать жизненный цикл документов и их маршруты и оптимизировать технологические цепочки.

В практическом смысле корректировка жизненного цикла документов означает, что во время движения документа происходит модификация маршрутов, форм документов и ролевых сценариев участников документооборота.

Кроме того, не стоит думать, что найдется идеальная система, учитывающая все интересы вашей компании. Любая СЭД требует качественной работы по адаптации к условиям документооборота в конкретной организации. Важно, чтобы выбранную СЭД можно было легко настроить под нужды компании, а также при необходимости внедрить расширенный функционал.

Выбранная нами система Synergy Center должна была полностью устранить найденные «болевые» точки в компании. Таким образом, был завершен первый этап – подбор оптимальной для нашей организации СЭД.

Осуществление предпроектного обследования

Организация электронной системы управления в компании – задача, требующая усилий специалистов разных профилей. Начиная с момента окончательного решения о внедрении СЭД до ввода системы в эксплуатацию, происходит сложный и длительный процесс.

В рамках внедрения СЭД Synergy Center в ОАО «Орелоблэнерго» специалистами со стороны исполнителя была проведена масштабная работа с сотрудниками нашей компании, занятыми в сфере делопроизводства (секретарями, помощниками руководителей и другими сотрудниками, участвующими в процессе документооборота компании), были выявлены конкретные маршруты каждого из типов документов, особенности их регистрации и другие важные моменты, кроме того, документы были отсортированы по степени их секретности. Также был проведен анализ организационной структуры и основных бизнес-процессов компании и описана схема движения документов.

Такое предпроектное исследование происходило сверху вниз по организационной структуре, т.е. информация сначала собиралась у высшего и среднего руководящего звена, затем процесс сбора продолжился у специалистов, непосредственно имеющих дело с документооборотом.

На ранних стадиях обследования для сбора первичной информации была сформирована особая группа сотрудников, которые были в курсе того, что происходит в каждом конкретном подразделении, особенно в той части, что подлежит автоматизации. Со стороны исполнителя предлагалось пройти анкетирование по вопросам, связанным с внедрением электронного документооборота на предприятии.

Как правило, это были вопросы о потоке документов, их количестве, сроках поступления и передачи, маршрутах прохождения, степени конфиденциальности и др.

На основании информации, полученной в результате анализа предметной области, была построена модель документооборота для нашей компании. На входе – поступление различной корреспонденции (распоряжения, проекты, заявки и т.д.), на выходе – данные или объекты, появившиеся в результате выполнения работы (положения, отчеты, приказы, справки, календарный план).

Бизнес-процессы документооборота в целом были разделены на три категории:

  • Прием и учет входящей документации.
  • Обработка внутренних документов.
  • Формирование исходящей информации.

Эти данные использовались при разработке мероприятий по настройке средств автоматизации для обработки документов.

Более подробно о процессе автоматизации и настройке системы, электронном хранении, контроле исполнения, обучении сотрудников компании работе в СЭД, проблемах при внедрении и опытно-промышленной эксплуатации системы, а также путях их решения читайте в №11 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Результат от работы в системе заметен уже сейчас. Работа в компании стала значительно эффективней, а процесс документооборота – быстрей и удобней. Сегодня благодаря внедрению СЭД в компании у сотрудников появилась возможность очно или заочно проводить качественный анализ положения дел на текущий момент, отслеживать ход проектных работ и выполнения важных задач посредством функционала системы Synergy Center. Надеемся, что и в дальнейшем функционал внедренной системы будет расти, а значит, будет расти профессионализм сотрудников «Орелоблэнерго» и качество предоставляемых нашей организацией услуг.

В.Н. Кокаревич, начальник управления по работе с персоналом и управления организационного и документационного обеспечения ОАО «Орелоблэнерго»



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль