Поисковые возможности в СЭД

18 ноября 2014 500
Какие сейчас существуют поисковые возможности в системах электронного документооборота? Начальник архивного отдела, г. Сочи

Какие сейчас существуют поисковые возможности в системах электронного документооборота?

Начальник архивного отдела, г. Сочи

Любой электронный документ, созданный или зарегистрированный в системе электронного документооборота, состоит из двух частей: электронной карточки документа и непосредственно файла документа.

Читайте также:

Организация хранения электронных документов

Одной из важнейших проблем современного архивного дела является проблема организации хранения архивных электронных документов.

В электронной карточке хранится описание документа – атрибуты. Для каждого вида документа существует свой набор атрибутов, описанный, как правило, в инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации. Атрибуты и файлы документа вводятся в систему операторами СЭД или регистраторами документов. Любой пользователь при наличии соответствующих прав может изменить или дополнить описание (атрибуты) документа. Дополнительно для каждого электронного документа определяются системные атрибуты – метаданные: уникальный номер (идентификатор) в системе, автор электронного документа (кто создал карточку), дата создания/изменения в системе, связи (ссылки) с другими документами и т.п.

Системные метаданные определяются автоматически системой и не могут быть изменены пользователем.

Таким образом, поиск документов в СЭД возможен тремя способами.

1. Поиск по атрибутам представляет собой поиск по полям электронных карточек документов.

Например, можно найти документы по их регистрационным данным: регистрационному номеру, дате регистрации, корреспонденту и т.д.

2. Полнотекстовый поиск представляет собой более сложный поиск по базе данных текстов документов на основании содержимого вложенных файлов. В зависимости от используемой базы данных и поисковых механизмов полнотекстовый поиск возможен по файлам различных форматов.

Наиболее широко используется поддержка форматов .doc, .rtf, .pdf.

3. Поиск по системным метаданным представляет собой поиск по идентификатору и системным действиям, производимым с документами.

Например, можно найти все документы, которые я создал/просматривал/изменял сегодня/вчера/на прошлой неделе/в прошлом месяце и т.д.

Для всех вариантов поиска возможен сложный комбинированный поиск с использованием логических операций. Как правило, в этом случае поисковые запросы сохраняются в системе и используются в дальнейшем для формирования различных отчетов и журналов.

Марианна Лойко, руководитель проектов внедрения СЭД и автоматизации бизнес-процессов

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль