Номенклатура дел организации: от идеи к реализации

26 ноября 2014 2016
Каким образом систематизировать документы? Существуют ли правила их группировки? Какими принципами руководствоваться при формировании документов в дела – делать, как удобно, или это регламентировано в каком-то документе? Сколько времени хранить документы? Эти вопросы рано или поздно встают перед любой организацией.

Каким образом систематизировать документы? Существуют ли правила их группировки? Какими принципами руководствоваться при формировании документов в дела – делать, как удобно, или это регламентировано в каком-то документе? Сколько времени хранить документы? Эти вопросы рано или поздно встают перед любой организацией.

Для того чтобы документами было удобно пользоваться, они должны быть систематизированы и сформированы в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и имеющих единые сроки хранения.

От того, как систематизированы документы, в значительной степени зависят обеспечение их сохранности, оперативный поиск и использование в последующей деятельности организации. В основе систематизации документов лежит их классификация по признакам сходства или различия. Наиболее распространенной схемой классификации документов в делопроизводстве является номенклатура дел.

Номенклатура дел организации – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, планируемых к формированию в структурных подразделениях организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций:

  • систематизация документов и дел (наименование дела по номенклатуре и индекс дела переносят в качестве заголовка дела на обложку);
  • поиск документов и дел (по номенклатуре дел определяют, в каком деле может находиться тот или иной документ, кроме того, индекс дела по номенклатуре дел может входить в состав регистрационного номера документа);
  • экспертиза ценности документов (в номенклатуре дел устанавливается срок хранения документов, что является первым этапом экспертизы их ценности);
  • учет документов (по номенклатуре дел устанавливается общее количество заведенных в организации дел).

Читайте также:

Переходящие дела в НД

Есть такое правило, что переходящие дела должны сохранять индекс при переходе на следующий год.

Кроме того, номенклатура дел обеспечивает единый подход ко всем вышеперечисленным операциям: учету, систематизации, описанию, поиску дел во всех структурных подразделениях организации.

Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим документооборотом возлагается на службу делопроизводства, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.

Нормативные документы, используемые при составлении номенклатуры дел

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться следующими документами:

  • Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) (раздел 2.1 «Основные требования к составлению номенклатур дел»);
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (раздел 3.4 «Номенклатура дел»);
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) (раздел 3.5.1 «Разработка и ведение номенклатуры дел»);
  • Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2005.

Классификационная схема номенклатуры дел

Номенклатура дел состоит из разделов. Разделы номенклатуры дел могут соответствовать элементам внутренней организационной структуры организации (управления, департаменты, отделы, службы и т.д.) или направлениям деятельности (функциям) организации. Если номенклатура дел строится по структурному принципу, ее разделы и их последовательность должны соответствовать утвержденной структуре организации, например, «Управление делами», «Хозяйственная служба», «Правовое управление» и т.д.

В номенклатуре дел, построенной по функциональной схеме, разделами являются управленческие функции или виды деятельности организации, например: «Воспитательная работа», «Производственное обучение» и т.д.

Номенклатура дел организации составляется из разделов, представляющих собой номенклатуры дел структурных подразделений или направлений деятельности, поэтому ее называют сводной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации, в отличие от номенклатуры дел структурного подразделения, утверждается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией организации (при необходимости, для государственных учреждений, – с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения). Таким образом, сводная номенклатура дел отличается от номенклатуры дел структурного подразделения только порядком оформления. Графы в номенклатуре дел заполняются одинаково.

Номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации.

Общие принципы составления номенклатуры дел, заполнение граф номенклатуры, составление заголовков некоторых видов документов, а также готовые примеры номенклатуры дел вы найдете в №11 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Важность номенклатуры дел переоценить сложно. Выполняя классификационную, информационно-поисковую, учетную функции и являясь отправной точкой при подготовке описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, номенклатура дел представляет собой «летопись» документной жизни организации, отражая всю историю ее развития.

О. А. Лепеха, начальник отдела документационного обеспечения ООО «Газпром инвестпроект»

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль