Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте

27 ноября 2014 4359
Электронная переписка стала, как принято говорить, обычаем делового оборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

Электронная переписка стала, как принято говорить, обычаем делового оборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

В статье мы рассмотрим основные правила сетевого этикета в отношении писем и коснемся юридической стороны как внешней, так и внутренней электронной переписки.

Заводим почтовый ящик

У подавляющего большинства организаций есть сайты, но почему-то до сих пор сотрудники многих из них ведут переписку по рабочим вопросам с личных адресов или с корпоративного адреса, зарегистрированного на бесплатном почтовом сервисе (Google, Yandex, Mail.ru и т.п.). Это нужно исправлять. Те же Yandex и Google могут «привязать» к домену (названию сайта) сколько угодно адресов электронной почты, и разобраться с этим для уверенного пользователя не составит никакого труда.

Наибольшее доверие получателей вызывают почтовые адреса, во-первых, с названием сайта организации после знака «@», во-вторых, содержащие имя, фамилию, инициалы или, в крайнем случае, должность отправителя, например:

Irina.Ivanova@sitename.com

IvanovaIR@sitename.com

pr@sitename.com

Вряд ли получится вести серьезную переписку по производственным вопросам с людьми, скрывающимися за адресами lapulechka@yahoo.com, macho532@google.com и подобными им. Скорее всего, получатель просто не откроет такое письмо из соображений простейшей техники безопасности пользователя сети.

В настройках почтового ящика следует указать свои имя и фамилию, чтобы получатель видел, от кого пришло письмо. В переписке с клиентами или в массовой рассылке допускается ввести вместо имени и фамилии наименование организации.

Затем нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой, в несколько строк, и информативной, например:

С уважением,

Петрова Анастасия,

помощник генерального директора ГК «Горизонт»

(123) 456-78-90

или

Куликова Мария Викторовна,

офис-менеджер ООО «Рассвет»

(234) 567-89-01

+7 (987) 654-32-10

www.rassvet.com

В подписи не должно быть забавных фраз, статусов, рисунков и прочих «милых глупостей».

Фотографии в аккаунте электронной почты во многих организациях только приветствуются. Конечно, это должно быть тщательно отобранное фото, на котором хозяин аккаунта изображен в подобающей одежде и в рабочей обстановке.

Читайте также:

Роль социальных сетей в обществе и в профессиональной деятельности документоведов

Для чего необходимы социальные сети в профессиональной деятельности и как можно использовать их возможности с практической точки зрения?

Хорошо смотрятся электронные письма, оформленные в корпоративном стиле: с фоном фирменного цвета, с соответствующими шрифтами и логотипом. Только здесь не должно быть самодеятельности: подобные настройки должны быть внесены в почтовый клиент на общекорпоративном уровне и быть одинаковыми и у директора, и у инженера. Только тогда брендирование почты имеет смысл.

Пишем письмо

Как и бумажное деловое письмо, электронное имеет собственные «реквизиты». Конечно, никакого стандарта для них пока нет, но правила элементарной вежливости и уважения к получателю письма требуют указания:

  • имени отправителя;
  • темы письма;
  • текста письма.

О том, что в настройках следует указать имя и фамилию отправителя, мы говорили выше.

Более подробно о том, как правильно писать и отвечать на письмо, о внутрикорпоративной электронной переписке, а также о способах придания электронной переписке юридической силы читайте в №11 2014 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль