Проектная методология: PRINCE2

12 декабря 2014 1079
В настоящей статье будет рассмотрен британский стандарт по управлению проектами PRINCE2. Отличительной особенностью данного стандарта является то, что в нем представлено примерное описание проектных документов, о которых идет речь в стандарте.

В настоящей статье будет рассмотрен британский стандарт по управлению проектами PRINCE2. Отличительной особенностью данного стандарта является то, что в нем представлено примерное описание проектных документов, о которых идет речь в стандарте.

Этого нет ни в одной из проектных методологий, рассмотренных в предыдущих статьях.

В PRINCE2 также достаточно подробно, практически пошагово, описана стадия, когда принимается решение о необходимости реализации проекта. Поэтому если решение о необходимости внедрения СЭД «витает в воздухе», но в этом надо еще убедить руководство организации, то, возможно, эта статья поможет подготовить «убедительные» документы, например, «Экономическое обоснование», которое также будет рассмотрено в этой статье.

Cтандарт PRINCE2 (Projects in controlled environments 2) был разработан в 1996 году в Великобритании. Затем было выпущено несколько версий стандарта. Метод, предложенный в стандарте, является достаточно распространенным, и на данный момент в мире насчитывается около 1 миллиона сертифицированных специалистов.

Понятия «проект» и «управление проектами» по PRINCE2

Проект – временная организация, которая создается с целью предоставления одного или более бизнес-продуктов в соответствии с согласованным экономическим обоснованием.

Управление проектами – планирование, передача, отслеживание и контроль всех аспектов проекта и мотивация всех участников проекта для достижения целей проекта в ожидаемые сроки, с определенными затратами, качеством, объемом, выгодами и рисками.

По мнению авторов PRINCE2 в каждом проекте есть 6 основных аспектов:

  1. Затраты – расходы на проект.
  2. Время – жизненный цикл проекта.
  3. Качество – соответствие продукта выдвинутым к нему требованиям.
  4. Объем работ – что нужно сделать, чтобы создать продукт проекта.
  5. Риски – управление событиями, способными оказать положительное или отрицательное влияние на проект.
  6. Выгоды – улучшения, полученные при использовании продукта проекта.

Суть метода PRINCE2

Метод PRINCE2 заключается в рассмотрении проектного менеджмента с четырех точек зрения.

Первая точка зрения

Первая точка зрения включает 7 принципов. Это основные принципы, соблюдение которых в управлении проектами подтверждает, что проекты управляются по методу PRINCE2. Рассмотрим эти принципы более подробно. Вот они:

Читайте также:

Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления

В последние годы постоянно растет интерес к системам электронного документооборота (СЭД) и CRM-системам как к средству решить насущные проблемы бизнеса.

  1. Постоянная оценка целесообразности.
    О чем этот принцип? Заказчик постоянно должен быть уверен в необходимости реализации проекта. Иными словами, если такая необходимость отпала, то проект лучше прекратить. Это сэкономит и время, и ресурсы. Иногда приходилось сталкиваться с такой позицией заказчика: «Надо завершить проект, раз уж начали его. Силы и деньги уже потрачены». Заказчик постоянно должен пересматривать обоснование для реализации проекта и подтверждать необходимость такой реализации. Авторы PRINCE2 рекомендуют фиксировать такое обоснование документом «Экономическое обоснование». В приложении А (А.2) PRINCE2 приведена примерная структура «Экономического обоснования»:
    • резюме;
    • причины;
    • бизнес альтернативы;
    • ожидаемые выгоды и допуски по выгодам;
    • ожидаемые неизбежные потери;
    • сроки;
    • затраты;
    • оценка инвестиции;
    • основные риски.
  2. Учет предыдущего опыта.
    Этим принципом авторы PRINCE2 говорят, что обязательно нужно анализировать и использовать извлеченные уроки других проектов, а также фиксировать их в ходе своего проекта. Фиксировать извлеченные уроки лучше и удобнее в отчетах по проекту.
  3. Определение ролей и обязанностей.

    Речь идет о матрице ответственности в рамках проекта и его организационной структуре.
    Авторы PRINCE2 выделяют три заинтересованные стороны проекта: бизнес (определяет цели проекта и инвестирует его), пользователи (используют продукт проекта) и поставщики (предоставляют ресурсы).

  4. Управление по стадиям.
    По методу PRINCE2 проект планируется, отслеживается и контролируется по стадиям. В конце каждой стадии обновляется план следующей стадии с учетом результатов завершающейся текущей стадии.
  5. Управление по исключениям.
    В данном принципе речь идет о зонах компетенции, уровнях управления проектами. Для каждой цели проекта должны быть определены допустимые отклонения от цели. Этот принцип является продолжением принципа «Определение ролей и обязанностей». Руководство проектами следует осуществлять путем определения обязанностей и ответственности на каждом уровне проекта при помощи:
    • делегирования полномочий.Допустимые отклонения должны быть определены для каждого уровня плана проекта;
    • установления средств контроля. Если будет выявлено отклонение, то вопрос будет сразу же передан на следующий уровень управления для определения дальнейших действий;
    • разработки механизма контроля. Сотрудники на каждом уровне управления могут быть уверены, что механизм контроля эффективен.
  6. Акцент на продуктах.
    Данный принцип говорит сам за себя. Акцент в проекте должен быть на конечном продукте, качестве этого продукта.
  7. Адаптация к внешним условиям проекта.
    В данном принципе речь идет об адаптации принципа PRINCE2 к внешним условиям проекта (корпоративные стандарты, корпоративная культура и т.д.), сложности, размеру и т.д. Люди, участвующие в проекте, должны понимать, каким образом метод будет адаптирован к PRINCE2.

Более подробно о других точках зрения рассмотрения проектного менеджмента мы расскажем вам в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Итак, в настоящей статье были рассмотрены основные аспекты стандарта PRINCE2. PRINCE2 не настолько популярен, как PMBoK и ICB, о которых речь шла в предыдущих статьях. Однако, по мнению автора, очень большим и важным плюсом PRINCE2 являются указанные в нем примерные структуры проектных документов, которые PRINCE2 рекомендует использовать при реализации проектов. Эти шаблоны можно, адаптируя их под нужды конкретной организации, использовать во внутренних нормативных документах по проектной методологии, не говоря уже о самом методе. Особенно радует то, что в последнее время в организациях наметилась тенденция при разработке методологических документов по управлению проектами привлекать к этому процессу специалистов по делопроизводству и документоведению, поскольку документировать проект также нужно грамотно. Таким образом, постепенно складывается новое понятие «документационного обеспечения управления».

В нашей следующей статье мы поговорим о российских нормативных документах по документированию проектов и управлению проектами. До встречи в новом номере!

Надежда Артонкина, менеджер проектов ИТ-компании, член ассоциации СОВНЕТ

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль