От управления документами к информационному менеджменту

15 декабря 2014 577
Как трансформируется сейчас и будет трансформироваться в дальнейшем управление документами, почему это происходит, какие возможности открываются перед специалистами в области документационного управления?

Как трансформируется сейчас и будет трансформироваться в дальнейшем управление документами, почему это происходит, какие возможности открываются перед специалистами в области документационного управления?

В данной статье хотелось бы немного отойти от рассмотрения современных технологических новинок в области управления корпоративными документами, а вместо этого обсудить, что же происходит и будет происходить в будущем с этой предметной областью.

Для исследования окружающего нас мира во всем многообразии его проявлений ученые строят модели, которые более или менее правдоподобным образом описывают и объясняют поведение как целых систем, так и отдельных ее элементов. Построение адекватной модели – один из мощных методов научного познания. Правда, любая модель в той или иной мере упрощает действительность, а ради ясности понимания главного часто приходится жертвовать полнотой и нюансами описываемых явлений. Одним из хорошо известных способов построения таких моделей является метод аналогий. Так, в индустриальную эпоху любое предприятие или организация теоретиками и практиками менеджмента рассматривались как аналог некоторого механизма. Большого и сложного, но именно механизма.

В 20-е годы прошлого века и в СССР, и на Западе развивались подходы, позволяющие рассматривать продуктивную деятельность как научно обоснованную и организованную последовательность активностей и событий.

Разрабатывалось, в частности, такое направление, как НОТ (научная организация труда), тесно увязанное с практикой конвейерного производства. Все это были характерные признаки становления эпохи индустриализации.

Именно тогда возникло понимание, что у повторяющихся операций можно в разы повысить эффективность, разделив их на отдельные фрагменты, и сделать таким образом процесс массового выпуска продукции (или оказания услуг) более дешевым и эффективным. В то время это был огромный шаг вперед по сравнению с ранее существовавшими способами организации труда.

Читайте также:

Участники процесса делопроизводства и их функции. Обучение работников делопроизводственным операциям

Стройная и упорядоченная система управления документами является одним из самых ярких показателей зрелости организации.

Развитие теории и практики делопроизводства в те годы во многом отражало механистический, конвейерный подход к работе с документами.

Понятно, что на том уровне развития, в эпоху индустриального производства, без четкого понимания работы конвейера нельзя было производить продукцию с заданными экономическими параметрами. Первые производства такого рода быстро вышли на высокую рентабельность и позволили создавать действительно дешевые продукты. Оставался только один существенный нюанс.

Так, Генри Форд говорил: «Каждый клиент имеет право купить автомобиль любого цвета, если этот цвет – черный».

Вскоре развитие рынка привело к пониманию: необходимо обеспечивать не только эффективность, но и гибкость. Однако эти два требования противоречили друг другу. Если вариантов много, то и говорить об эффективности в сложившейся конвейерной парадигме трудно. А если вариантов мало, потребитель захочет разнообразия и новизны.

Со временем ситуация обострилась вплоть до появления постиндустриальной модели, когда основными производительными силами стали не станки и физические ресурсы, а нематериальные активы – ноу-хау, технологии, знания. Как следствие, конвейер утратил прежнюю системообразующую роль. В центре внимания оказалось создание новых товаров и сервисов. А это творческий процесс, выполняемый людьми креативного склада ума, работу которых невозможно организовать по конвейерному принципу. Невозможно давать каждый день творцу задание «изобрести что-то новое» и гарантированно получить к вечеру результат. Так не получится. Хотя и очень хочется.

В индустриальную эпоху технологии менеджмента позволяли вполне успешно управлять материальными производствами. Однако при переходе к постиндустриальному обществу, к экономике знаний, эти подходы исчерпали свой потенциал. Возникла масса вопросов.

Например, как измерять знания и можно ли их вообще измерить? Как влиять на результаты творческого процесса, неформализованного по своей сути? Как наладить взаимодействие между людьми?

Все это стало вызовом для теоретиков и практиков управления.

В последние десятилетия в поиске аналогий ученые обращаются к природе, используя законы поведения и развития животного мира, отдельных биологических объектов и целых экосистем для моделирования более сложных явлений.

При изучении деятельности современной организации также проводится аналогия с животным миром. Организация рассматривается как сложный организм (а не механизм!), развивающийся, взаимодействующий с другими организмами, приспосабливающийся к изменениям внешней среды. Так же как и любой другой живой организм, организация рождается, развивается, болеет, выздоравливает, порождает потомков («дочерние организации») и, в конце концов, прекращается свое существование, «умирая» или преобразуясь в новые структуры.

В отличие от человеческого организма, организация не обладает телом как таковым. Конечно, можно обобщить понятие тела и для организации, рассматривая совокупность тел всех сотрудников, входящих в нее, но это не имеет большого смысла, так как не отражает действительности. Болезни организаций в большинстве случаев не связаны с болезнями ее сотрудников.

Например, наличие в организации скрытых, возможно вредоносных, процессов, которые препятствуют достижению целей организации, не влечет за собой болезней сотрудников.

Таким образом, для описания тела и чувств организации необходимо иное понятие, состояние и характеристики которого будут отражать состояние и здоровье организации как целой системы.

Более предметно о корпоративной культуре организации, информационных потоках внутри нее, способах анализа информационных потоков, информационных технологиях и менеджменте организации мы поговорим с вами в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Традиционные управленческие задачи можно и нужно решать на качественно новом уровне. И чем быстрее завершится эпоха «средневековья» в сфере управления документами, тем лучше будет всем нам.

Что же сулит специалистам-делопроизводителям переход от традиционного «ограниченно-канцелярского» понимания управления документами к информационному менеджменту как к комплексному управлению всеми информационными потоками организации? Прежде всего, это означает значительно более креативную и интересную работу, наполненную смыслом и творчеством. Это означает также, что организация, в которой вы работаете, будет работать значительно более эффективно, а ваши статус и авторитет в этой организации станут существенно выше. Наконец, это означает, что внедрение СЭД – не вершина автоматизации, а всего лишь ее начало.

Д.А. Романов, канд. физ.-мат. наук, Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль