Персональные данные работников и документы, их содержащие. Правила работы с личными делами

25 декабря 2014 746
Ежедневно кадровым специалистам приходится иметь дело с персональными данными работников компании. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (Федеральный закон от 07.05.2013 № 99-ФЗ).

Ежедневно кадровым специалистам приходится иметь дело с персональными данными работников компании. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (Федеральный закон от 07.05.2013 № 99-ФЗ).

Однако цепочка выполняемых действий с персональными данными – от их получения, обработки, передачи и до хранения и т.д. – не всегда этими специалистами соблюдается в соответствии с внутренними нормативными актами организации и законодательством РФ. Таким образом происходит прямое нарушение права работников на защиту их персональных данных. Как работодателю и работнику обезопасить себя в этом вопросе? Ведь жесткая мера ответственности работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, нередко весьма губительна для имиджа компании.

Деятельность практически каждой компании связана с набором персонала, когда требуется проводить получение, обработку, хранение и передачу сведений о сотрудниках. Зачастую при устройстве на новую работу соискателя просят предоставить сведения о своей личности.

Читайте также:

Информационно-справочные документы. Резюме

Резюме – вид документа, вошедший в состав управленческой документации относительно недавно, примерно в середине 1990-х годов.

На основании действующей редакции Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) используется следующее ключевое понятие: персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (ст. 3 Закона о персональных данных).

В разрезе рабочих отношений это информация, которая требуется работодателю для знакомства с трудовой деятельностью нового сотрудника: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное положение, образование и профессия, доходы и др. – приведенный перечень является открытым.

Первыми кадровыми документами при приеме на работу, включающими персональные данные, будут анкета или личный листок по учету кадров, разработанные и утвержденные приказом по организации.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – документ, содержащий биографические данные о работнике, в т.ч. и личные. Личный листок по своей структуре напоминает анкету, которую работник заполняет при приеме на работу. Но между этими документами есть отличие: анкета работником заполняется до начала приема на работу (подшивается в личное дело при положительном результате), личный листок по учету кадров заполняется уже после приема на работу.

Каждый работодатель, руководствуясь постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», обязывался заводить на весь персонал личную карточку формы Т-2. Однако с 1 января 2013 года возникли значительные изменения в связи с введением Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этим законом не утверждается настоятельное применение стандартизированных форм для оформления первичной учетной документации. Частные компании имеют право использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими индивидуально. С другой стороны, оформление документации с применением индивидуально изготовленных форм для учета труда и его оплаты может повлечь за собой некоторые вопросы со стороны проверяющих органов. Поэтому компаниям рациональнее пользоваться стандартными формами, указанными в вышеозначенном постановлении.

Более подробную информацию о документах, содержащих персональные данные, обработке персональных данных работника, правилах передачи персональных данных третьей стороне, соблюдении конфиденциальности персональных данных и мерах ответственности, правилах работы с личными делами, а также конкретные примеры заполнения документов вы найдете в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

И.И. Наделяева, главный специалист по кадровому учету и аудиту, ООО Юридическое агентство «ПРОФЕССИОНАЛ»



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль