Активировать демодоступ

Секретариат

Проверка структурных подразделений на предмет сохранности документов

30 декабря 2014
1475
Средний балл: 0 из 5

У нас на предприятии нет архива. Как провести проверку в структурных подразделениях на предмет сохранности документов? С чего нужно начинать? Зав. службой ДОУ, г. Коломна

 У нас на предприятии нет архива. Как провести проверку в структурных подразделениях на предмет сохранности документов? С чего нужно начинать?

Зав. службой ДОУ, г. Коломна

Любая внутренняя проверка начинается с издания приказа о проведении проверки состояния работы с документами и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях организации. К приказу должен быть приложен график проверки, согласованный с руководителями структурных подразделений, потому что именно руководитель отвечает за состояние работы с документами и их сохранность в структурном подразделении.

Кроме того, в каждом структурном подразделении должен быть работник, в должностные обязанности которого входит ведение делопроизводства подразделения и обеспечение сохранности документов.

Читайте также:

Разработка примерных номенклатур дел

Примерная номенклатура дел организации устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций

Также, чтобы проводить проверку, нужно, чтобы на предприятии была номенклатура дел, в противном случае вы не сможете установить наличие (отсутствие) дел в структурном подразделении, а сможете лишь посмотреть, как формируются дела и как они хранятся. Проверка завершается актом. Акт отражает результаты проверки всех структурных подразделений. В зависимости от содержания акта, если будут выявлены нарушения, после утверждения акта руководителем понадобится подготовить еще один приказ – об устранении нарушений, выявленных в ходе проверки в структурных подразделениях.

В этом приказе необходимо дать конкретные поручения руководителям структурных подразделений об устранении выявленных нарушений.

Такие проверки целесообразно проводить ежегодно.

Ответ В.Ф. Янковой, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, читайте в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.