Проверка структурных подразделений на предмет сохранности документов

30 декабря 2014 1268
У нас на предприятии нет архива. Как провести проверку в структурных подразделениях на предмет сохранности документов? С чего нужно начинать? Зав. службой ДОУ, г. Коломна

 У нас на предприятии нет архива. Как провести проверку в структурных подразделениях на предмет сохранности документов? С чего нужно начинать?

Зав. службой ДОУ, г. Коломна

Любая внутренняя проверка начинается с издания приказа о проведении проверки состояния работы с документами и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях организации. К приказу должен быть приложен график проверки, согласованный с руководителями структурных подразделений, потому что именно руководитель отвечает за состояние работы с документами и их сохранность в структурном подразделении.

Кроме того, в каждом структурном подразделении должен быть работник, в должностные обязанности которого входит ведение делопроизводства подразделения и обеспечение сохранности документов.

Читайте также:

Разработка примерных номенклатур дел

Примерная номенклатура дел организации устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций

Также, чтобы проводить проверку, нужно, чтобы на предприятии была номенклатура дел, в противном случае вы не сможете установить наличие (отсутствие) дел в структурном подразделении, а сможете лишь посмотреть, как формируются дела и как они хранятся. Проверка завершается актом. Акт отражает результаты проверки всех структурных подразделений. В зависимости от содержания акта, если будут выявлены нарушения, после утверждения акта руководителем понадобится подготовить еще один приказ – об устранении нарушений, выявленных в ходе проверки в структурных подразделениях.

В этом приказе необходимо дать конкретные поручения руководителям структурных подразделений об устранении выявленных нарушений.

Такие проверки целесообразно проводить ежегодно.

Ответ В.Ф. Янковой, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, читайте в №12 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль