Выбор системы для автоматизации учета архивных документов

15 января 2015 416
Если выбирать систему для автоматизации учета архивных документов ведомственных организаций, то какие функции будут стандартными, а какие – индивидуальными (уникальными) у разных поставщиков данной услуги? Зам. руководителя Департамента делопроизводства, г. Москва

Если выбирать систему для автоматизации учета архивных документов ведомственных организаций, то какие функции будут стандартными, а какие – индивидуальными (уникальными) у разных поставщиков данной услуги?

Зам. руководителя Департамента делопроизводства, г. Москва

Давайте мы сначала поймем, что такое есть сегодня система учета архивных документов и каково ее место в ряду других ECM-решений.

Оглядываясь назад и осознавая наш российский, во многом уникальный, опыт, мы понимаем, что современные ECM-системы в России, если не технически, то, по крайней мере, идеологически, выросли из систем автоматизации делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины. Они в основном были именно учетными системами, т.е. базировались только на регистрации событий.

Проблема состояла в том, что мы могли определить и дату поступления документа, и кто есть или был его ответственным исполнителем, и номер дела, куда он был списан после исполнения. Но найти, у кого на исполнении документ находится сейчас, или по прошествии нескольких лет обнаружить сам документ было практически невозможно. А спроектировать маршрут обработки – это уже совсем запредельно, где-то на уровне колдовства. Использование таких систем было подобно управлению автомобилем лишь с одним зеркалом заднего вида.

Читайте также:

Проблема длительного хранения документов

Как решается проблема длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей?

Вот почему такой бум произвело в середине 1990-х гг. появление на нашем рынке первой промышленной системы управления документами PC Docs (которая сейчас более чем успешно превратилась в OpenText eDocs DM), а чуть позже, но весьма своевременно подоспевший Documentum окончательно сформировал российский рынок ECM. Соответственно, совершенно изменились и сами системы автоматизации делопроизводства. Они перестали быть простыми регистрационными системами и, в лучших реализациях, стали полноценными приложениями поверх промышленных ECM-систем.

Нечто похожее происходит сейчас и с архивными системами. Их роль как систем автоматизации только учета архивных документов практически полностью исчезла. Сегодня эти системы отвечают не только за регистрацию физических объектов хранения: документов, дел, магнитных носителей, артефактов и т.д. В настоящее время они представляют собой важнейший элемент корпоративной информационной инфраструктуры – электронные архивы документов. Они накапливают документированную историю операций бизнеса, причем обеспечивают ее хранение в гарантированно неизменяемой форме в течение технически неограниченного периода времени. Они накапливают не только бизнес-документы, но и переписку сотрудников между собой и внешними организациями, копии баз данных и многое другое, что требуется для управления жизненным циклом корпоративного контента и защиты интересов компании в судах в случае необходимости.

Основные функции систем остаются неизменными: контроль сроков хранения объектов архива, управление операциями по истечении этих сроков, управление процессами выдачи/возврата, учет места хранения объекта, ведение классификаторов, номенклатуры дел и др. Требования и нормы архивного делопроизводства никто не отменял и не упрощал, хотя понятно, что автоматизация неизбежно вносит свои корректировки.

В мировой практике системы такого рода принято относить к категории RM – Records Management. Перевод этого термина традиционно вызывает много споров, приводятся разные варианты: от самых простых – управление записями и управление документами (по ГОСТу), до более изысканных – управление официальными документами. Также идет много споров о том, является ли RM частью ECM или это обособленное приложение, следует ли их реализовывать на единой программной платформе или на разных: все это говорит только о том, какое повышенное внимание уделяют бизнес и специалисты-предметники этому вопросу.

О важности технологии RM свидетельствуют и другие факты.

Первый – строгие национальные и даже международные регламенты в этой области.

Второй – частота применения. По информации AIIM, почти 80% внедрений RM предусматривали управление физическими объектами архива, более 60% – долговременное (более 20 лет) хранение документов, при этом в 45% требовалось строго соблюдать соответствующий национальный стандарт.

В этих условиях говорить о больших функциональных различиях в решениях от различных поставщиков не имеет смысла.

Более важными, но незаметными для конечного пользователя могут быть различия, связанные с национальными стандартами и особенностями регулирования архивного хранения.

Более подробный и развернутый ответ Александра Бейдера, директора по развитию бизнеса, ЕСМ-направление, компании «TerraLink», вы можете прочитать в №1 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль