text
Секретариат

Проблемы исполнения документов

  • 28 января 2015
  • 992

Как быть, если сотрудники компании избегают брать ответственность на себя и не исполняют документы в срок? К сожалению, нередки ситуации, когда в организации возникают проблемы с исполнением документов.

Как быть, если сотрудники компании избегают брать ответственность на себя и не исполняют документы в срок? К сожалению, нередки ситуации, когда в организации возникают проблемы с исполнением документов.

Как этого не допустить, мы попробуем разобраться в нашей статье.

Проблемы неисполнения документов

Представим себе ситуацию: компания очень заинтересована в заключении договора, который должен принести большую прибыль и гарантирует выплату премий работникам. Но из-за затянувшегося согласования документов заказчик решает заключить договор с другой компанией, в которой документы согласуются в более короткие сроки. Другая похожая ситуация: в организацию поступил запрос на выполнение заказа, однако сотрудник, ответственный за исполнение документов, заболел, в результате чего документ пролежал забытый всеми на его столе две недели. А когда работник вернулся с больничного и позвонил потенциальному клиенту, оказалось, что последнему уже не требуются товары или услуги компании, поскольку он нашел другого исполнителя.

Но это еще не все проблемы, которые могут подстерегать организацию в связи с этим вопросом. Так, неисполнение документов может привести и к судебным разбирательствам.

Например, товар, переданный без относящихся к нему документов и принятый покупателем на ответственное хранение, не оплачивается покупателем (постановление ФАС Уральского округа от 05.02.2008 № Ф09-118/08-С5 по делу № А50-4148/2007-Г8).

Еще одним случаем неисполнения документов является неисполнение решения суда и требований судебных приставов. За невыполнение должностными лицами законных требований судебного пристава-исполнителя и нарушение законодательства РФ об исполнительном производстве, а также за утрату исполнительного документа либо несвоевременное его отправление, предоставление недостоверных сведений о доходах и об имущественном положении должника и другие тому подобные нарушения виновные подвергаются судебным приставом-исполнителем штрафу в размере до ста минимальных размеров оплаты труда (ст. 17.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195). За уклонение без уважительных причин от явки по вызову судебного пристава-исполнителя или к месту совершения исполнительных действий виновные лица могут быть подвергнуты приводу на основании постановления судебного пристава-исполнителя.

То есть у компании может быть целый ряд проблем, связанных с неисполнением документов:

  • неполучение прибыли;
  • судебные споры;
  • административные санкции и штрафы.

Читайте также:

Контроль исполнения документов

Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях ЕГСД в 1974 г.

Кроме того, неисполнение документов может привести и к доначислению налогов. Но часто, понимая все проблемы неисполнения или несвоевременного исполнения документов, руководство компаний ничего не может поделать с исполнительской дисциплиной. Почему так происходит? Причин может быть множество.

Также очень важно отношение руководства к исполнению документов: если руководитель компании считает возможным не исполнять документы, переносить месяцами сроки их исполнения, не обращает внимания на несвоевременность исполнения поручений, то в этом случае исполнительская дисциплина тоже будет «хромать».

Какие же существуют способы борьбы с неисполнением документов в организации?

Централизация делопроизводства

Централизация делопроизводства, как ни странно, отлично способствует решению проблемы исполнения документов. Если документы регистрируются в каждом структурном подразделении обособленно, то целостного контроля за исполнительской дисциплиной не происходит. Если же в компании имеется единая централизованная система регистрации документов, в этом случае упрощаются:

  • поиск документов в одном месте;
  • контроль исполнителей;
  • сбор статистики по исполнению документов.

Однако в некоторых случаях централизация нецелесообразна. Децентрализованная регистрация документов, как правило, выбирается в организациях с разветвленной структурой, территориально обособленными подразделениями (филиалы, дополнительные офисы, обособленные подразделения). При децентрализованной регистрации все документы, направленные в адрес руководства или организации в целом (входящие) и подписанные руководством (исходящие и внутренние), регистрируются в одном месте (в канцелярии, общем отделе или секретариате). Документы, направленные в адрес структурных подразделений (входящие) или подписанные руководством этих структурных подразделений (исходящие и внутренние), регистрируются непосредственно в структурных подразделениях.

Но по общему правилу, централизованная система является более благоприятной для компании, поскольку позволяет вести контроль исполнения документов в одном месте.

Более подробные рекомендации по регистрации документов, графику документооборота, назначению ответственных за исполнение документов лиц, установлению сроков исполнения документов, мотивации персонала, а также конкретные примеры оформления документов вы найдете в №1 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Проблему исполнения документов каждая компания решает самостоятельно. Кто-то использует метод «кнута», кто-то – «пряника». Некоторые организации все возможные варианты прописывают в локальных актах, другие надеются на добросовестность персонала. Но поскольку проблема исполнения документов возникает у многих, она однозначно требует решения и самого пристального внимания.

Шестакова Е.В., канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.