Проблемы исполнения документов

28 января 2015 973
Как быть, если сотрудники компании избегают брать ответственность на себя и не исполняют документы в срок? К сожалению, нередки ситуации, когда в организации возникают проблемы с исполнением документов.

Как быть, если сотрудники компании избегают брать ответственность на себя и не исполняют документы в срок? К сожалению, нередки ситуации, когда в организации возникают проблемы с исполнением документов.

Как этого не допустить, мы попробуем разобраться в нашей статье.

Проблемы неисполнения документов

Представим себе ситуацию: компания очень заинтересована в заключении договора, который должен принести большую прибыль и гарантирует выплату премий работникам. Но из-за затянувшегося согласования документов заказчик решает заключить договор с другой компанией, в которой документы согласуются в более короткие сроки. Другая похожая ситуация: в организацию поступил запрос на выполнение заказа, однако сотрудник, ответственный за исполнение документов, заболел, в результате чего документ пролежал забытый всеми на его столе две недели. А когда работник вернулся с больничного и позвонил потенциальному клиенту, оказалось, что последнему уже не требуются товары или услуги компании, поскольку он нашел другого исполнителя.

Но это еще не все проблемы, которые могут подстерегать организацию в связи с этим вопросом. Так, неисполнение документов может привести и к судебным разбирательствам.

Например, товар, переданный без относящихся к нему документов и принятый покупателем на ответственное хранение, не оплачивается покупателем (постановление ФАС Уральского округа от 05.02.2008 № Ф09-118/08-С5 по делу № А50-4148/2007-Г8).

Еще одним случаем неисполнения документов является неисполнение решения суда и требований судебных приставов. За невыполнение должностными лицами законных требований судебного пристава-исполнителя и нарушение законодательства РФ об исполнительном производстве, а также за утрату исполнительного документа либо несвоевременное его отправление, предоставление недостоверных сведений о доходах и об имущественном положении должника и другие тому подобные нарушения виновные подвергаются судебным приставом-исполнителем штрафу в размере до ста минимальных размеров оплаты труда (ст. 17.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195). За уклонение без уважительных причин от явки по вызову судебного пристава-исполнителя или к месту совершения исполнительных действий виновные лица могут быть подвергнуты приводу на основании постановления судебного пристава-исполнителя.

То есть у компании может быть целый ряд проблем, связанных с неисполнением документов:

  • неполучение прибыли;
  • судебные споры;
  • административные санкции и штрафы.

Читайте также:

Контроль исполнения документов

Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях ЕГСД в 1974 г.

Кроме того, неисполнение документов может привести и к доначислению налогов. Но часто, понимая все проблемы неисполнения или несвоевременного исполнения документов, руководство компаний ничего не может поделать с исполнительской дисциплиной. Почему так происходит? Причин может быть множество.

Также очень важно отношение руководства к исполнению документов: если руководитель компании считает возможным не исполнять документы, переносить месяцами сроки их исполнения, не обращает внимания на несвоевременность исполнения поручений, то в этом случае исполнительская дисциплина тоже будет «хромать».

Какие же существуют способы борьбы с неисполнением документов в организации?

Централизация делопроизводства

Централизация делопроизводства, как ни странно, отлично способствует решению проблемы исполнения документов. Если документы регистрируются в каждом структурном подразделении обособленно, то целостного контроля за исполнительской дисциплиной не происходит. Если же в компании имеется единая централизованная система регистрации документов, в этом случае упрощаются:

  • поиск документов в одном месте;
  • контроль исполнителей;
  • сбор статистики по исполнению документов.

Однако в некоторых случаях централизация нецелесообразна. Децентрализованная регистрация документов, как правило, выбирается в организациях с разветвленной структурой, территориально обособленными подразделениями (филиалы, дополнительные офисы, обособленные подразделения). При децентрализованной регистрации все документы, направленные в адрес руководства или организации в целом (входящие) и подписанные руководством (исходящие и внутренние), регистрируются в одном месте (в канцелярии, общем отделе или секретариате). Документы, направленные в адрес структурных подразделений (входящие) или подписанные руководством этих структурных подразделений (исходящие и внутренние), регистрируются непосредственно в структурных подразделениях.

Но по общему правилу, централизованная система является более благоприятной для компании, поскольку позволяет вести контроль исполнения документов в одном месте.

Более подробные рекомендации по регистрации документов, графику документооборота, назначению ответственных за исполнение документов лиц, установлению сроков исполнения документов, мотивации персонала, а также конкретные примеры оформления документов вы найдете в №1 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Проблему исполнения документов каждая компания решает самостоятельно. Кто-то использует метод «кнута», кто-то – «пряника». Некоторые организации все возможные варианты прописывают в локальных актах, другие надеются на добросовестность персонала. Но поскольку проблема исполнения документов возникает у многих, она однозначно требует решения и самого пристального внимания.

Шестакова Е.В., канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль