Переход к электронным документам: нормативные и правовые акты последнего времени

11 февраля 2015 603
Электронные документы сегодня повсеместно используются в финансовых службах организаций, при проведении электронных аукционов, при оказании государственных услуг. Однако традиционные документы на бумаге пока что составляют значительную долю в документообороте между организациями.

На повышение доли электронных документов и упрощение работы с ними, отмену барьеров, препятствующих более широкому использованию документов в электронной форме, направлены недавние изменения в законодательно-правовых актах.

Изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Ключевой закон, обеспечивающий создание юридически значимых электронных документов, – это Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон «Об электронной подписи»). Последние изменения, внесенные в этот закон 28 июня 2014 года, связаны с использованием автоматической электронной подписи.

Так, в Закон «Об электронной подписи» (ст. 14, п. 3) добавлены слова о том, что «распорядительным актом юридического лица определяется физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. В случае отсутствия указанного распорядительного акта лицом, ответственным за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, является руководитель юридического лица. В случае возложения федеральным законом полномочий по исполнению государственных функций на конкретное должностное лицо ответственным за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при исполнении государственных функций является это должностное лицо».

Дело в том, что если раньше документ всегда подписывался человеком, конкретным физическим лицом, то теперь в Законе «Об электронной подписи» появилось понятие автоматически проставляемой электронной подписи. Эта подпись используется, если электронная подпись применяется для подписания (заверения) сведений, генерируемых информационной системой, например, в рамках оказания государственных или муниципальных услуг. Поскольку подпись проставляется автоматически, встал вопрос о том, что в организации все равно должен быть конкретный человек, который отвечал бы за использование этой подписи. Поэтому последние изменения в закон предписывают в каждой организации, использующей автоматически проставляемую электронную подпись, нормативным актом организации, например, приказом или распоряжением, возложить ответственность за использование такой подписи на конкретного человека. Если же такой приказ в организации не издан, то ответственным за использование автоматической электронной подписи считается руководитель организации.

Соответственно корректируются и сведения, вносимые в квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (квалифицированный сертификат), часто называемый открытым ключом: если раньше в него вносился номер страхового счета для физического лица либо ИНН для юридического, то теперь вместо «либо» использован союз «и», то есть вноситься должен и номер страхового счета, и ИНН. Для того чтобы ранее выданные ключи не утратили юридическую силу, данное изменение вступает в действие только с 1 июля 2015 года.

Еще одно существенное изменение было внесено в Закон «Об электронной подписи» годом ранее – в июле 2013 года. Так как в российском законодательстве часто встречалось понятие «электронно-цифровая подпись», то теперь в Законе «Об электронной подписи» прописано, что «в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись». Следует иметь в виду, что если в каком-то нормативном правовом акте предусмотрено использование электронно-цифровой подписи, то мы должны использовать именно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Более подробную информацию об изменениях в нотариальном законодательстве, в постановлении Правительства РФ от 06.09.2012 № 890, в распоряжении Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р, а также о законопроекте № 555187-6 вы найдете в №2 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Хотя в настоящее время сфера использования электронных документов на законодательном уровне расширяется еще довольно медленно, все перечисленные нами в статье изменения в законодательстве вносят весомый вклад в дальнейшее развитие этого процесса. Если то или иное ведомство в соответствии с законом обязано работать с электронными документами, это значит, что даже на небольшой категории документов оно отработает технологии взаимодействия с электронными документами, оценит удобство работы с ними и уже само будет увеличивать объем документов, создаваемых в электронной форме.

С.Л. Кузнецов, канд. ист. наук, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

Переход к электронным документам: нормативные и правовые акты последнего времени

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль