text
Секретариат

Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

  • 13 февраля 2015
  • 500

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе? Зам. нач. отдела документационного обеспечения, г. Пятигорск

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Зам. нач. отдела документационного обеспечения, г. Пятигорск

Любая информационная система при сохранении в ней документов и информации фактически регистрирует их тем или иным способом. Вопрос заключается только в том, какие метаданные она сохраняет и достаточны ли они для целей делопроизводства.

Задача традиционной регистрации – обеспечить надлежащий учет и исполнение документов. Если любой созданный в вашей организации документ можно будет оперативно отыскать, установить его авторство и время создания, проконтролировать сроки исполнения и т.д. и без такой системы, то можно обойтись без регистрации. Законодательство не обязывает коммерческие организации регистрировать документы.

Читайте также:

Проблема длительного хранения документов

Как решается проблема длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей?

С точки зрения использования журналов регистрации в случае судебных споров, их доказательная сила невелика – суды понимают, что эти журналы находятся под полным контролем владельца, и верят им в основном тогда, когда они свидетельствуют против своей организации.

В нашей стране достаточно распространена практика управления как минимум частью деловых документов с помощью систем электронной почты и т.п. Если их функциональные возможности компанию устраивают, а задача организации коллективного доступа к документам, упорядочения документов и формирования дел и централизованного контроля исполнения не является актуальной, то можно управлять документами и в таких системах, где, с точки зрения пользователя, РКК не создается.

На самом деле РКК – это обычно не более чем визуальное отображение имеющейся в системе информации о документе. Диалоговый интерфейс систем электронного документооборота, поддерживающий работу с регистрационной карточкой, позволяет ввести ряд реквизитов документа, необходимых для использования функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.

Н.А. Храмцовская, канд. ист. наук, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член РОО «Гильдия Управляющих Документацией» и ARMA International

Ответы ведущих экспертов отрасли на самые волнующие вопросы читателей вы сможете найти в журнале "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.