• Главная страница
  • » Новости
  • » Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

13 февраля 2015 494
В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе? Зам. нач. отдела документационного обеспечения, г. Пятигорск

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Зам. нач. отдела документационного обеспечения, г. Пятигорск

Любая информационная система при сохранении в ней документов и информации фактически регистрирует их тем или иным способом. Вопрос заключается только в том, какие метаданные она сохраняет и достаточны ли они для целей делопроизводства.

Задача традиционной регистрации – обеспечить надлежащий учет и исполнение документов. Если любой созданный в вашей организации документ можно будет оперативно отыскать, установить его авторство и время создания, проконтролировать сроки исполнения и т.д. и без такой системы, то можно обойтись без регистрации. Законодательство не обязывает коммерческие организации регистрировать документы.

Читайте также:

Проблема длительного хранения документов

Как решается проблема длительного хранения документов с учетом устаревания форматов и носителей?

С точки зрения использования журналов регистрации в случае судебных споров, их доказательная сила невелика – суды понимают, что эти журналы находятся под полным контролем владельца, и верят им в основном тогда, когда они свидетельствуют против своей организации.

В нашей стране достаточно распространена практика управления как минимум частью деловых документов с помощью систем электронной почты и т.п. Если их функциональные возможности компанию устраивают, а задача организации коллективного доступа к документам, упорядочения документов и формирования дел и централизованного контроля исполнения не является актуальной, то можно управлять документами и в таких системах, где, с точки зрения пользователя, РКК не создается.

На самом деле РКК – это обычно не более чем визуальное отображение имеющейся в системе информации о документе. Диалоговый интерфейс систем электронного документооборота, поддерживающий работу с регистрационной карточкой, позволяет ввести ряд реквизитов документа, необходимых для использования функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.

Н.А. Храмцовская, канд. ист. наук, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член РОО «Гильдия Управляющих Документацией» и ARMA International

Ответы ведущих экспертов отрасли на самые волнующие вопросы читателей вы сможете найти в журнале "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль