Выдача документов из архива организации

17 февраля 2015 3885
Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

Читайте также:

Выписка из документа: оформляем правильно

Часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

  • для использования работниками организации;
  • для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  • во временное пользование для других организаций;
  • для проведения архивных работ с документами;
  • для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами. В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документов

На заметку!

Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!

Сроки использования документов

В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для использования работниками организации;
  • 1 месяц для использования документов в читальном зале;
  • 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  • 6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).

Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования. Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.

В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела. На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.

Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива. При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.

Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.

Более подробную информацию о формах книги выдачи документов во временное пользование, листа использования дела, карты-заместитель дела, о порядке передачи документов архива в другую организацию, а также конкретные примеры оформления форм вы найдете в №2 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.

Кожанова Е.Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль