Что получает компания в случае правильно организованного проекта автоматизации документооборота?

2 марта 2015 437
Руководители организаций и специалисты в области документационного обеспечения управления хорошо знакомы с вопросом об эффекте от автоматизации документооборота. Этот вопрос поднимается каждый раз при принятии решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота или модернизации/замене ранее внедренной системы на новую, более соответствующую текущим и перспективным потребностям организации. Ответ на вопрос о том, какой эффект будет получен, не является очевидным или простым. Наоборот

Руководители организаций и специалисты в области документационного обеспечения управления хорошо знакомы с вопросом об эффекте от автоматизации документооборота. Этот вопрос поднимается каждый раз при принятии решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота или модернизации/замене ранее внедренной системы на новую, более соответствующую текущим и перспективным потребностям организации.

Ответ на вопрос о том, какой эффект будет получен, не является очевидным или простым. Наоборот, в зависимости от широты поставленной задачи, от ее сложности, количества затрагиваемых автоматизацией процессов и процедур эффект может быть разным, причем его невозможно рассматривать обособленно: он тесным образом связан с уровнем развития компании, корпоративной культурой, исполнительской дисциплиной, с заинтересованностью руководителей высшего звена в достижении поставленных в начале проекта целей и задач.

Что чаще всего подразумевается под «эффектом от внедрения СЭД»?

При разговоре о потенциальном эффекте от реализации проекта у разных его участников могут быть совершенно разные точки зрения на данный вопрос.

Так, руководитель структурного подразделения может ожидать, что документы (например, договоры), которые готовят его подчиненные, в перспективе будут более оперативно оформляться; делопроизводитель – что повысится качество оформления документов, т. к. сотрудники, например, при подготовке конкретных приказов, договоров, писем будут использовать шаблоны, размещенные в информационной системе.

Читайте также:

Критерии оценки СЭД. Практические советы по выбору системы для автоматизации документооборота

Теме выбора систем электронного документооборота посвящено много публикаций, исследований, докладов на форумах и конференциях. Вместе с тем, когда необходимо выбрать систему в каждом конкретном случае, речь заходит о целях и задачах, которые определенная компания хочет достичь.

Руководители или акционеры компаний, когда принимают решение об автоматизации документооборота, чаще всего ориентируются на прямой эффект от реализации проекта и надеются на снижение операционных расходов. То есть руководители высшего звена ожидают в качестве основного эффекта от реализации проекта внедрения СЭД:

  • повышения эффективности труда персонала (меньшее количество человек выполняет больший объем работы);
  • сокращения издержек (уменьшения расходов на содержание работников, на расходные материалы (бумагу, картриджи));
  • снижения расходов на приобретение архивного и офисного оборудования (полки, стеллажи, компьютерное оборудование и офисная техника (сканеры и копировальное оборудование));
  • минимизации расходов на аренду и оборудование помещений для организации архивного хранения документов (вентиляционное оборудование и сигнализация, установка металлических дверей и решеток на окна);
  • минимизации расходов на содержание персонала (уменьшение количества сотрудников, которые задействованы в процессах регистрации, учета, согласования документов, работы архива, отправки и получения документов).
  • Более подробно об эффектах от реализации проекта по автоматизации документооборота и расчёте эффекта от внедрения читайте в №3 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Подводя итог сказанному, хочется подчеркнуть, что максимальный эффект от реализации проекта любая компания получит только в том случае, если будет принято единое административное решение о необходимости такого проекта, а к его реализации будут привлекаться специалисты экспертного уровня и ключевые подразделения, решающие в т. ч. вопросы технической поддержки и информационной безопасности. Проект автоматизации документооборота является сложным коллективным комплексным проектом, успех которого напрямую зависит от всех его участников, а эффект – от тех целей и задач, которые ставятся руководством компании и служат «путеводной звездой» для проектной команды.

Е.В. Романченко, канд. ист. наук, эксперт в сфере делопроизводства и электронного документооборота

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль