Хранение электронной информации и управление ею

3 марта 2015 507
Невозможно представить современный офис без компьютера, а во многих организациях число рабочих мест часто превышает количество сотрудников. На каждом из этих мест создаются документы, которые могут понадобиться кому-либо из коллег. Как сделать так, чтобы любой документ, созданный в компании, можно было легко найти и он был доступен заинтересованным сотрудникам? Как и в каком порядке следует хранить эти документы?

Невозможно представить современный офис без компьютера, а во многих организациях число рабочих мест часто превышает количество сотрудников. На каждом из этих мест создаются документы, которые могут понадобиться кому-либо из коллег. Как сделать так, чтобы любой документ, созданный в компании, можно было легко найти и он был доступен заинтересованным сотрудникам? Как и в каком порядке следует хранить эти документы?Поговорим об этом в статье.

Вопрос, на который мы обратим сегодня внимание, находится на стыке двух важных сфер: фундаментального в своей традиционности делопроизводства и стремительно развивающихся информационных технологий. Невозможно представить современный офис без компьютера, а во многих организациях число рабочих мест часто превышает количество сотрудников. На каждом из этих мест создаются документы, которые могут понадобиться кому-либо из коллег. Как сделать так, чтобы любой документ, созданный в компании, можно было легко найти и он был доступен заинтересованным сотрудникам? Как и в каком порядке следует хранить эти документы? Поговорим об этом в статье.

Для организаций, которые внедрили у себя систему электронного документооборота, рассматриваемый вопрос вряд ли уже актуален. Что касается остальных, то проблема организованного хранения электронной информации и управления ею наверняка знакома им довольно близко. Цель здесь – структурированная система файлов на всех уровнях, задача – создать удобную систему навигации и условия для быстрого и эффективного поиска.

Читайте также:

Организация хранения электронных документов

ВНИИДАД в 2012 г. подготовил проекты двух методических документов.

Кто должен взяться за дело и организовать хранение электронной информации? Как уже говорилось, ответ на этот вопрос следует искать на стыке ДОУ и ИТ. Разумнее всего распределить обязанности между начальником отдела ДОУ, который возьмет на себя организационно-методическое руководство процессом, и руководителем ИТ-службы, от которого будет зависеть техническое обеспечение, а также контроль за выполнением рассматриваемого процесса. То, что за технические вопросы будет отвечать системный администратор, отнюдь не означает, что делопроизводитель не должен знать, каким образом организована система управления и хранения электронной информации.

Файловая система и доступ к ней Вся документация должна храниться на файловом сервере организации. Доступ к ней осуществляется с помощью сетевого диска, подключенного на всех компьютерах организации.

На сетевом диске создаются папки для каждого из отделов.

Должны ли папки на сетевом диске быть доступны всем работникам организации, независимо от того, в каком отделе они работают?

Каждая компания сама решает этот вопрос для себя. Кто-то придерживается политики принципиальной открытости, а значит, любой работник сможет увидеть документы какого угодно отдела. Другие организации строго соблюдают конфиденциальность, и решения о доступности информации принимаются на высшем уровне. Таким образом, в каждой компании вопрос будет решаться индивидуально.

Проще всего составить элементарную анкету и направить ее руководителям структурных подразделений. Приведем пример такой анкеты. Ее можно распространить как в традиционном бумажном, так и в электронном виде:

Таким образом, вопрос доступа к папкам подразделений в корпоративной сети придется проработать с руководителем каждого отдела индивидуально.

Более подробно о наименовании файлов и папок, облачных хранилищах данных, структуре хранения информации и регламентировании читайте в №3 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Конечно, даже идеально продуманную и выстроенную структуру хранения информации и управления ею нельзя приравнять к полноценной и действующей системе электронного документооборота. Но выполнение этих простых правил позволит как минимум всегда держать массив электронной информации компании в относительном порядке.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль