Каналы доставки корреспонденции получателям

20 марта 2015 556
Многие организации каждый день отправляют десятки и даже сотни писем. Все ли они доходят до адресатов? Ведь письма бывают очень разными, и некоторые из них мало доставить – важно еще и получить документальное подтверждение о доставке.

Многие организации каждый день отправляют десятки и даже сотни писем. Все ли они доходят до адресатов? Ведь письма бывают очень разными, и некоторые из них мало доставить – важно еще и получить документальное подтверждение о доставке.

Какие каналы доставки корреспонденции считаются самыми надежными, а к каким лучше не прибегать при отправке серьезных документов, рассмотрим в статье. Также мы уделим внимание понятию «юридически значимое сообщение».

Читайте также:

Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте

E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

Напомним о количестве экземпляров подготовленных исходящих писем. Оно зависит от избранного канала отправки. Если планируется отправить письмо по почте или доставить курьером, то количество экземпляров исходящего письма равняется количеству адресатов плюс еще один – визовый экземпляр, который останется у отправителя и будет подшит в дело. Если письмо будет отправлено по факсу или в отсканированном виде по электронной почте, то достаточно и одного экземпляра: над ним произведут все манипуляции по отправке и поместят в дело.

Итак, проект исходящего письма готов, и его исполнитель принимает решение о том, каким образом будет отправлять письмо получателю. Рассмотрим каждый из каналов доставки писем подробно.

Доставка писем курьером

Не так давно этот способ назывался также «доставка нарочным», а еще раньше «фельдъегерской связью». Принцип доставки корреспонденции от названия не меняется: работник организации берет с собой два экземпляра письма и лично едет к адресату, чтобы передать письмо в канцелярию или секретарю. Один экземпляр письма останется у отправителя, а на втором курьер попросит поставить отметку о том, что письмо принято.

Что же это за отметка и какую информацию она должна содержать?

Обратимся к нормативным документам. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», отметка о поступлении документа в организацию – самостоятельный реквизит, который «содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа» (п. 3.29).

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» немного дополняет исходный ГОСТ:

3.24. (…) Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Название организации

00.00.0000 №_________

00 ч 00 мин

Но предложенные ГОСТом и методическими рекомендациями к нему методы оформления реквизита не всегда достаточны. Многие юристы (особенно при направлении претензий и требований) настаивают на том, чтобы принимающий корреспонденцию работник лично расписался на визовом экземпляре письма.

Не всегда бывает так, что секретарь или канцелярия адресата примут письмо в обычном рабочем порядке, спокойно и без разговоров поставив «правильную» отметку на экземпляре отправителя.

Если между компаниями существуют напряженные отношения, если дело дошло до претензий и требований, то принимающий почту работник может получить однозначные инструкции от руководства: ни под каким видом не брать письма от «вражеской» организации, нигде не расписываться, никаких отметок не ставить. В этой ситуации курьер, конечно, может настаивать на своем, но лучшим решением будет отправить письмо по почте. Ведь даже если получатель в конце концов согласится принять письмо, поставив ничего не значащую отметку типа «Принято», «вх. № 43» (написанную карандашом) или просто дату, то такие отметки не имеют никакой юридической силы и доказательством приема письма не являются.

Таким образом, в «мирное» время взаимоотношений двух компаний будет достаточно и отметки о приеме, оформленной согласно ГОСТ…

ООО «Печатный двор»

Вх. № 656

от 13.01.2015

… а при направлении претензий и других подобных документов рекомендуется потребовать оформить отметки следующим образом:

Получено

13.01.2015

Секретарь Стрельцова К.А. Стрельцова

Или:

ООО «Печатный двор»

Вх. № 656

от 13.01.2015

Секретарь

К.А. Стрельцова

Стрельцова

Обратите внимание: в двух последних примерах имеется указание должности и личная подпись работника организации, принявшего письмо, дата приема, а также (в первом варианте) вербальная формула, недвусмысленно указывающая на получение документа, и (во втором случае) входящий номер. Пожалуй, такие отметки о приеме удовлетворят юридический отдел любой организации.

Более подробные рекомендации о возможностях использования каналов Почты России, электронной почты, факсимильной связи, а также о том, что такое "юридически значимое сообщение" вы узнаете в №3 2015 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Мы рассмотрели основные способы отправки корреспонденции с точки зрения подтверждения факта ее доставки адресату. Очевидно, что чем «проблемнее» письмо, тем важнее получить отметку о его поступлении в организацию. Надеемся, что приведенные варианты помогут вам доставить почту даже вопреки нежеланию адресата ее получить.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводствуг



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль