Визитные карточки в MS Outlook

6 апреля 2015 3140
У любого секретаря за все время работы скапливаются десятки и сотни различных контактов. Выделим слово «различных», ведь с каждым из нас можно связаться десятком способов… Кто-то по старинке записывает номера и адреса в ежедневник, кто-то пользуется различными офф- и онлайновыми программами. Мы же предлагаем рассмотреть один из вариантов хранения контактной информации в электронном виде: создание электронных визитных карточек в программе Microsoft Outlook (версия 2010).

У любого секретаря за все время работы скапливаются десятки и сотни различных контактов. Выделим слово «различных», ведь с каждым из нас можно связаться десятком способов… Кто-то по старинке записывает номера и адреса в ежедневник, кто-то пользуется различными офф- и онлайновыми программами. Мы же предлагаем рассмотреть один из вариантов хранения контактной информации в электронном виде: создание электронных визитных карточек в программе Microsoft Outlook (версия 2010).

Для начала создадим собственную визитную карточку и научимся вставлять ее в электронные письма, а затем рассмотрим возможности управления своей базой телефонов и адресов, которые предлагает программа Outlook.

Пожалуй, главное требование к хранилищу контактов, независимо от того, записная это книжка или облачное приложение – доступность. Собственной памяти хватает ненадолго, поэтому некоторые секретари буквально не выпускают из рук блокнот, а другие в первые же минуты рабочего дня включают полюбившуюся программу и закрывают ее только когда уходят с работы домой. Сложность в том, что контактные данные любого работающего человека сегодня не ограничиваются одним телефонным номером. Есть еще адреса электронной почты, телефоны помощников, факсы, скайп и огромное количество другой информации, которую нужно сначала объединить в одном месте, а при необходимости найти и открыть за считанные секунды. Этому требованию Outlook отвечает полностью.

Начнем изучение работы с контактами Outlook с того, что создадим свою собственную визитную карточку.

Создаем свою визитку в Outlook

Чтобы создать свою визитку в Outlook, нужно запустить программу и в верхней панели меню найти группу команд Создать Здесь находим кнопку Новые элементы и нажимаем на нее. В выпавшем меню выбираем Контакты (рис. 1).

Визитные карточки в MS Outlook

Рис. 1. Создание контакта

Заполним поля в открывшемся окне. Сюда предлагается внести свою основную контактную информацию – разумеется, только ту, которую мы считаем нужным показать.

Обратите внимание: если нажать на кнопки со стрелками рядом с названиями большинства полей, можно поменять значение этого поля (рис. 2).

Визитные карточки в MS Outlook

Рис. 2. Значения полей

Внесенная информация сразу же отображается на визитной карточке в верхней правой части экрана (рис. 3). Большое поле Заметки, возможно, останется пустым, зато очень пригодится при создании визитных карточек для других людей (об этом поговорим ниже).

Сюда можно вносить любую информацию, от дневника звонков до хобби и увлечений нового знакомого.

Визитные карточки в MS Outlook

Рис. 3. Заполнение карточки

Контактная информация внесена, но визитка кажется перегруженной и явно будет сложной для восприятия. Исправить это можно, нажав на образ карточки правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить визитную карточку.

Читайте также:

Хранение переписки с организациями в электронном виде в базе Lotus

Можно ли переписку с организациями хранить в электронном виде в базе Lotus, а не оформлять в дело «Переписка ...» в бумажном варианте?

Откроется окно Изменение визитной карточки. Здесь, во-первых, можно исключить из макета некоторые поля.

Не стоит бояться потерять информацию – она останется в исходной карточке контакта, которая показана на рис. 3.

В окне Поля название поля выделяется кликом мыши, после чего остается только кликнуть на кнопку Удалить. Кнопка Добавить при необходимости вернет удаленные поля на место.

Во-вторых, поля можно менять местами: поле выделяется и его расположение регулируется с помощью стрелок вверх и вниз.

В-третьих, интервалами между полями служат пустые строки. Чтобы отделить блоки информации в визитке друг от друга, нужно выделить значение Пустая строка , а затем с помощью стрелок помесить пустую строку в нужное место.

Наконец, в-четвертых, текст визитки поддается форматированию. При выделении поля его текст автоматически отображается в строке справа.

Его можно увеличить, подчеркнуть или изменить размер кегля. Пожалуй, единственное, чего нельзя сделать, это изменить шрифт. Но, возможно, это и к лучшему – функция электронной визитки исключительно информационная, а не художественная.

В верхней правой части поля настраивается общий внешний вид визитной карточки.

В нее можно поместить свою фотографию или логотип фирмы, изменить фон и расположение изображения и текста относительно друг друга. Результат демонстрируется тут же.

Когда все будет готово, нажимаем ОК и возвращаемся в окно нашего собственного контакта.

Сравним изображения созданной нами визитной карточки. Приведем список изменений:

  • поменялись местами поля Организация и Имя;
  • выровнены по центу поля Организация, Имя и Должность, отформатирован их текст;
  • изменены названия телефонов: (Р) и (М) вместо «рабочий» и «мобильный»;
  • оставлен только один электронный адрес;
  • блоки информации отделены друг от друга с помощью пустых строк;
  • изменен цвет фона и на карточку помещено изображение, символизирующее фотографию.

При этом информация о контакте, вносимая нами ранее, осталась неизменной.

Закончив работу над контактом, еще раз тщательно проверяем все номера и адреса, после чего в левом верхнем углу нажимаем кнопку Сохранить и закрыть. Карточка сохранится в контактах программы Outlook; создав ее, мы автоматически добавили себя в собственные контакты.

Более подробную информацию об использовании своей электронной визитки в подписи, управлении своими контактами, книге контактов в Outlook и не только, а также работе с визитками вне Outlook вы найдете в №3 2015 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Мы рассмотрели один из вариантов хранения персональной информации в электронном виде – создание визиток для своих контактов в Microsoft Outlook. Outlook, как и любая программа, кому-то из пользователей может не нравиться, в то время как другие не могут без нее обойтись. Но, изучив ее возможности, можно сделать однозначный вывод: Outlook с ее функцией Контакты достойна того, чтобы попробовать ею воспользоваться.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль