Процессы документирования в Google: создание документов, учет, шаблоны

23 июня 2015 501
Пакет облачных служб Google Apps for work (он же Google для бизнеса) в целом и сервис Google Диск в частности можно рассматривать как достойные и малозатратные средства автоматизации процессов делопроизводства. Настало время изучить возможности Google более подробно.

Пакет облачных служб Google Apps for work (он же Google для бизнеса) в целом и сервис Google Диск в частности можно рассматривать как достойные и малозатратные средства автоматизации процессов делопроизводства. Настало время изучить возможности Google более подробно.

В предыдущем номере мы проанализировали сервисы Google на предмет их применения в канцелярии обычной российской организации.

Эта статья посвящена созданию документов в Google и их регистрации, унификации документов с помощью шаблонов, также мы затронем вопрос совместной работы нескольких пользователей над одним документом.

Подготовка к работе

Читайте также:

Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте

E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

В первую очередь вам понадобится учетная запись в Google. Это непременное условие работы в его сервисах.

Процедура создания аккаунта займет несколько минут. Отметим только, что если вы планируете настроить совместную работу нескольких пользователей, то для них желательно выбрать единый способ названия учетных записей.

Оптимальный вариант – указание имени и фамилии, без сетевых псевдонимов, школьных прозвищ или других забавных слов.

Задача присвоения пользователям уникальных и одновременно корректных имен существенно облегчается, если компания создает корпоративную электронную почту на основе Google. Для этого вам понадобится подключение Google Apps for work. Тогда название сайта (доменное имя) будет отображаться после значка «@», что, несомненно, придаст электронному адресу определенный вес.

Имена и фамилии сотрудников помещаются в электронный адрес, а вероятность того, что в системе уже есть пользователь с таким именем, стремится к нулю. Например:

ZurabovaMarina@armada.ru

OrlovPA@serebro35.ru

KseniyaKotkova@rebus-reklama.ru

Следующий шаг – загрузка на ПК Google Диска. Для этого под своей учетной записью нужно перейти на сайт google.com. Откроется знакомое многим лаконичное окно со строкой поиска в центре. В верхнем правом углу окна – строка, в которой надо найти значок с изображением девяти мелких квадратиков, кликнуть на него и найти в выпавшем меню надпись Диск (рис. 1). Можно также набрать в строке браузера адрес http://drive.google.com.

Процессы документирования в Google: создание документов, учет, шаблоны

Рис. 1. Google Диск

Откроется страница Google Диска. В сущности, с этого момента у пользователя уже есть определенное облачное пространство для хранения файлов, и им вполне можно пользоваться. Однако полноценное использование «облака» предполагает создание на компьютере папки Google Диска, чтобы работать над документами даже в режиме офлайн.

На открытой странице слева есть вертикальное меню. Под ним – кнопка Установить (рис. 2). Нажимаем на нее и следуем инструкциям по установке. Запустить установленный на ПК Google Диск можно из меню Пуск, из папки Мои документы или из панели задач в нижнем правом углу окна Windows.

Процессы документирования в Google: создание документов, учет, шаблоны

Рис. 2. Установка Google Диска

Бесплатно каждому пользователю предоставляется 15 ГБ дискового пространства для хранения информации.

Создание документов в Google

Чтобы создать документ Google, в том же меню, из которого мы устанавливали Диск на свой ПК, нужно нажать на кнопку Создать и в выпавшем меню (рис. 3) кликнуть на желаемый вид документа. Меню предлагает следующие команды:

Процессы документирования в Google: создание документов, учет, шаблоны

Рис. 3. Меню команд на Google Диске

  • Папка – создание папки для хранения файлов и организации дискового пространства.
  • Документ – файл с текстовой информацией (например, как в MS Word).
  • Презентация – набор слайдов, удобный для демонстрации (например, как в MS PowerPoint).
  • Таблица – файл с информацией, организованной в форме таблицы (например, как в MS Excel).
  • Форма – опрос или анкета, которую можно выложить на сайте для онлайн-заполнения или отправить респондентам по почте.
  • Рисунок – файл, в котором можно нарисовать простейший рисунок.
  • Map – географическая карта на основе Google Maps.

В нижней строке окна вы увидите ссылку Подключить другие приложения. При нажатии на нее откроется окно, где можно будет выбрать самые разные дополнительные средства для работы с документами, предлагаемые партнерами Google.

Выберем Документ, чтобы создать файл текстового документа.

После этого в окне браузера откроется еще одна вкладка, которая так и будет называться – Новый документ. Как видно на рис. 4, верхняя панель инструментов напоминает панель в любом текстовом редакторе. Кнопки и команды знакомы даже не очень опытному пользователю, который хотя бы раз создавал документ в программе Microsoft Word. Чтобы дать имя документу, нужно кликнуть по кнопке Файл, затем выбрать команду Переименовать. Синий прямоугольник с изображением строчек в верхнем левом углу экрана перенесет пользователя на страницу Google Документов (где показаны недавно созданные и просмотренные текстовые файлы, хранящиеся в папке Google Диск).

Процессы документирования в Google: создание документов, учет, шаблоны

Рис. 4. Панели инструментов

Остается только заполнить документ нужным содержанием. Все изменения в документе сохраняются автоматически.

Созданный файл по умолчанию сохраняется в папке Google Диска. Оттуда его можно перенести в любую другую. Документы, созданные в Google, отличает от остальных буква g в расширении: .gdoc. Особенность этих документов в том (и это надо очень серьезно учитывать, переходя на работу с любым «облаком»), что без подключения устройства к сети они не откроются.

К документам, созданным в других программах и загруженным на Диск, это не относится. Они будут доступны для редактирования офлайн.

Навести порядок в документах на Google Диске очень просто. Не говоря уже о том, что Диск, установленный на ПК, представляет собой обыкновенную папку, в которой можно создавать другие папки и перемещать между ними файлы, то же самое можно делать и онлайн.

Более подробно об учете документов, создании документов из шаблонов, настройке доступа читайте в №5 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Мы рассмотрели возможность реализации средствами Google базовых процессов документирования. Большинство из них доступны в стандартной версии, а наиболее удобным для организации представляется пакет Google Apps for work.

В следующей статье будут подробно рассмотрены способы предоставления пользователям доступа к документам, а также процесс согласования документов в Google.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль