Адаптация СЭД к росту компании

6 июля 2015 206
Как адаптировать систему к росту компании? Начальник отдела ДОУ, Томская обл.

Как адаптировать систему к росту компании?

Начальник отдела ДОУ, Томская обл.

Рост компании может сопровождаться географической экспансией, усложнением организационной структуры компании и коммуникаций, а также освоением новых процессов и технологий. Чтобы адаптировать систему к росту компании необходимо предусмотреть множество моментов, как организационных, так и технических.

Читайте также:

Зачем нужна система электронного документооборота?

Документы необходимы для управления – в этом состоит принцип документирования деятельности.

На техническом и программном уровнях важно заранее спланировать границы системы и проекта, причем как актуальные на данный момент, так и те, которые станут таковыми в будущем. Нужно понять, какие подразделения, включая удаленные, будут работать в системе, сколько всего пользователей требуется сейчас и сколько должны будут включиться в работу через год-два. Кроме того, необходимо заложить возможность наращивания мощности серверного оборудования адекватно росту данных и интенсивности нагрузки, включая возможности виртуализации серверов и мобильного защищенного доступа. При этом необходимо учитывать текущие и будущие расходы на приобретение и владение программным обеспечением. Также нельзя забывать о развитии средств администрирования системы, включая постоянный мониторинг ее состояния и доступности, и при этом создавать единое пространство для масштабирования системы (единый домен или доверительные отношения доменов организации, высокоскоростные каналы связи, защищенная среда передачи данных).

Многое потребуется сделать и на прикладном уровне. Так, в ходе проектирования системы нужно стараться выделить паттерны, закономерности, шаблоны. Стоит как следует продумать, о структуре данных.

К примеру, каким должен быть справочник номенклатуры дел, чтобы сегодня в него было удобно загружать и использовать данные для участвующих подразделений, а через год — для всех вновь подключенных.

Задайтесь вопросом, какие функции, контуры и конфигурации системы в целом будут повторяться для разных подразделений и процессов? Можно ли их шаблонизировать, то есть сделать процесс их дальнейшего тиражирования и масштабирования более легким или (полу) автоматическим?

Другой пример – нумераторы документов. Известно, что регистрационный номер исходящего документа содержит кроме порядкового номера еще индекс подразделения регистратора и индекс номенклатурного дела.

Рассмотрим также ситуацию с набором виртуальных папок для какого либо пользователя или группы пользователей (например, для всех, кто является «ответственным за контрольный учет документов»). Папки необходимы каждому участнику этой функционально обособленной рабочей группы, в каком бы подразделении она ни появлялась.

Нельзя оставить без внимания и workflow-процессы, которые будут автоматически обрабатывать определенные сценарии в системе. Нецелесообразно вносить в их логику изменения каждый раз, когда инструмент workflow потребуется предоставить какой-то новой группе пользователей.

СЛОВАРЬ

Workflow – это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Другой вопрос, который следует задать: какие наборы данных целесообразно сделать справочными, иерархичными или матричными?

Еще один интересный вопрос — какие модули или подсистемы целесообразно реализовать в виде (веб)сервисов и в дальнейшем предоставлять к ним доступ по шлюзам, через API?

Развитие структуры данных СЭД в ходе проекта можно спланировать таким образом, чтобы интеграцию с BI не приходилось значительно переписывать каждый раз, когда в СЭД будут появляться новые виды документов или процессов. Здесь также будут работать принципы масштабируемости.

Более подробный и развернутый ответ Ильи Константинова, эксперта департамента корпоративных систем Digital Design, вы найдете в №6 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль