Исследование и оценка состояния делопроизводства в филиалах компании

2 сентября 2015 389
Служба документационного управления организации с территориально распределенной структурой должна распространять свое влияние не только на центральный офис, но и на филиалы. Вполне может случиться так, что при налаженной и выстроенной системе делопроизводства в головном офисе филиалы компании в этом отношении совершенно заброшены и работают с документами «как придется».

Служба документационного управления организации с территориально распределенной структурой должна распространять свое влияние не только на центральный офис, но и на филиалы. Вполне может случиться так, что при налаженной и выстроенной системе делопроизводства в головном офисе филиалы компании в этом отношении совершенно заброшены и работают с документами «как придется».

Выяснить реальное положение дел поможет исследование, цели, объекты и методы проведения которого мы рассмотрим в этой статье.

Исследование и оценка – довольно масштабная работа, которая представляет собой сбор большого массива информации и непременно затронет все филиалы, поэтому проводиться она должна с ведома и согласия руководства. Чтобы избежать недоразумений и влияния пресловутого человеческого фактора, рекомендуется издать приказ по организации за подписью руководителя, чтобы работникам, проводящим исследование, информация предоставлялась по их запросам незамедлительно и в полной мере.

Для чего нужно изучать и оценивать систему делопроизводства в филиалах?

Потребность в изучении, оценке системы делопроизводства и, возможно, принятии коррекционных мер требуется в следующих ситуациях:

  • низкое качество работы с документами в филиалах.
  • смена руководства службы ДОУ.
  • проведение организационных изменений, затрагивающих процессы документационного обеспечения управления:
  • реорганизация компании.

Независимо от того, присоединяется ли компания к другой или, наоборот, предстоит вливание в нее сторонней организации, нужно очень хорошо знать, что представляет собой система ДОУ в обеих компаниях и их филиалах. Ликвидируемой организации это позволит осуществить полноценную передачу дел, включая архив, а принимающей стороне – быстро и эффективно провести все процедуры, касающиеся установления своего порядка работы в новых подразделениях.

Читайте также:

Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях

Важно периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.

Даже при полной ликвидации организации исследование неизбежно: следует проверить, не остается ли документов, которые требуется передать на хранение в государственный архив.

Мы рассмотрели поводы для проведения исследования, теперь обратимся к целям. Для чего мы затеваем этот довольно долгий и трудоемкий процесс, что хотим получить в результате? Прежде чем начинать изучение и звонить в филиалы, нужно четко и однозначно ответить себе на этот вопрос. Цели исследования формулируются исходя из той ситуации, в которой возникла необходимость его провести.

Объекты исследования

Как видно, поводов для изучения системы делопроизводства в филиалах организации более чем достаточно. В зависимости от того, какой из них актуален для вас именно сейчас, ставятся цели и выбираются объекты для исследования. Перечислим основные из них.

1. Организационный вопрос.

  • выделены ли канцелярии или службы ДОУ в филиалах в отдельные структурные подразделения; если да, то существуют ли положения об этих подразделениях;
  • какова численность персонала, занимающегося делопроизводством, в каждом из филиалов, как распределены обязанности между ними, существуют ли должностные инструкции;
  • если нет ни канцелярий, ни специально выделенных для работы с документами работников, то кто осуществляет эту работу и чем руководствуется при этом.

2. Нормативное и методическое обеспечение.

В этом блоке нужно выяснить, какими документами регламентированы процессы делопроизводства в филиалах: имеется ли инструкция по делопроизводству и другие внутренние акты, раскрывающие процесс, например, хранения документов; если есть СЭД, то известны ли работникам регламенты по работе в ней. При отсутствии этих актов следует задаться вопросом, чем же руководствуются работники, которые занимаются документами, при выполнении делопроизводственных операций.

3. Организация процессов делопроизводства.

Пожалуй, это основной объект для изучения. Исследователю нужно последовательно обратить внимание на каждый из процессов делопроизводства и оценить, насколько полно они выполняются в филиалах и соответствуют ли федеральным и корпоративным стандартам. Изучению подвергаются, в частности, процессы:

  • создания;
  • приема и обработки;
  • учета;
  • исполнения и контроля;
  • отправки (доставки) адресату;
  • согласования;
  • хранения документов.

4. Материально-техническое обеспечение.

Помимо вопросов «кто?» и «что?» исследователю предстоит ответить и на вопрос «как?». Знать, что представляют собой канцелярии филиалов в материально-техническом плане важно, если предстоит автоматизация процессов делопроизводства или же грядущие изменения будут касаться хранения документов.

5. Уровень автоматизации.

Уровень автоматизации процессов делопроизводства обычно представлен в одной из трех форм.

  1. Вся организация переведена на СЭД, включая филиалы.
  2. Смешанный документооборот.
  3. Традиционный документооборот или его автоматизация собственными силами.

Более подробно о методах исследования и оценке собранной информации вы можете прочитать в №9 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Шагом, следующим за изучением, должна стать либо разработка мер по оптимизации ситуации, либо корректировка программы организационных изменений с учетом открывшихся обстоятельств. Никто ведь не будет внедрять СЭД, если в филиале часто случаются перебои с интернетом, или заставлять осуществлять долговременное хранение документов филиал, офис которого занимает всего одну комнату. Таким образом, исследование и оценка, как правило, всего лишь первые шаги на пути к будущим изменениям.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль