Хранение входящих документов и СЭД организации

22 сентября 2015 620
До внедрения СЭД в нашей компании все документы независимо от вида отправки подшивали и сдавали в архив. Сейчас же все входящие документы регистрируются и хранятся в СЭД. Что делать с документами, которые приходят по электронной почте? Надо ли их распечатывать и хранить на бумажном носителе и подшивать в архив, если сам документ существует в СЭД. Руководитель секретариата, Рязанская обл.

До внедрения СЭД в нашей компании все документы независимо от вида отправки подшивали и сдавали в архив. Сейчас же все входящие документы регистрируются и хранятся в СЭД. Что делать с документами, которые приходят по электронной почте? Надо ли их распечатывать и хранить на бумажном носителе и подшивать в архив, если сам документ существует в СЭД.

Руководитель секретариата, Рязанская обл.

Говорить, что все входящие документы регистрируются и хранятся в СЭД, неправильно, так как в СЭД хранятся электронные копии документов, поступивших к вам на бумажном носителе, как правило, по почте и, возможно, по факсу. Следовательно, эта часть документации должна по-прежнему храниться на бумаге, так как именно экземпляры документов на бумажном носителе являются подлинниками документов, и мы не имеем права их уничтожать после того как включили их в СЭД, переведя в электронный вид. Электронные копии документов в СЭД (как правило, это сканы) по своему статусу являются именно копиями, мы их включаем в СЭД, работаем с ними, можем хранить столько, сколько потребуется (их срок хранения может совпадать со сроком хранения подлинников на бумаге). Если предположить, что какая-то часть этих документов пойдет на хранение в архив (на хранение в архив организации поступают документы, имеющие постоянный срок хранения и сроки хранения свыше 10 лет), то это будут именно документы на бумажном носителе, то есть подлинники. При наличии электронных копий они могут быть приняты в архив только по решению архива и выступать в качестве фонда пользования.

Но вы правы, говоря, что какие-то документы могут прийти по электронной почте. Причем здесь могут быть разные ситуации:

Читайте также:

Организация хранения электронных документов

До настоящего времени фактически отсутствуют нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов.

  • документ (электронная копия документа) приходит сначала по электронной почте, потом уже подлинник на бумаге досылается по почте;
  • документ (электронная копия документа) приходит только по электронной почте и бумажный экземпляр, если документ создан на бумаге, не досылается по почте;
  • документ создан только в электронной форме и пересылается в организацию также в электронной форме.

В первом случае документом, подлежащим хранению, является документ на бумажном носителе, досылаемый адресату по почте после отправки ему электронной копии данного документа.

Во втором случае у нас есть только электронная копия документа, подлинник документа на бумажном носителе остается в организации – авторе документа.

Этот вариант возможен в случае, если содержание документа имеет исключительно информационный характер, и нам не требуется принимать какие-то решения, основываясь на содержании данного документа, а также в случаях, предусмотренных соглашением сторон информационного обмена, например, в рамках гражданско-правового договора.

Третий вариант также возможен тогда, когда документ носит исключительно информационный характер и имеет временный срок хранения (до 10 лет включительно). В ситуациях, соответствующих второму и третьему вариантам, организация получает и хранит документ в электронной форме. Для работы он может распечатываться и использоваться как документ на бумажном носителе (копия электронного документа), но хранить организация должна именно электронный документ.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, установлено, что «Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде» (п. 47 Правил).

Подробные ответы В.Ф. Янковой, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД, на этот и другие вопросы читайте в №9 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль