Обоснование необходимости внедрения СЭД

30 ноября 2015 251
В отделе делопроизводства давно идут разговоры о необходимости внедрения системы электронного документооборота. Остается только убедить в этом руководителя. Помогите обосновать необходимость приобретения новой системы. Старший делопроизводитель, г. Чита

В отделе делопроизводства давно идут разговоры о необходимости внедрения системы электронного документооборота. Остается только убедить в этом руководителя. Помогите обосновать необходимость приобретения новой системы.

Старший делопроизводитель, г. Чита

Автоматизация ради автоматизации никому не нужна. Если организация собирается потратить деньги на внедрение СЭД, то необходимо четко понимать, зачем нужно внедрение, т.е. какую выгоду получит организация от появления системы. При этом речь идет не только о далекой перспективе, а, в первую очередь, о текущих задачах, которые будут решены. Причины внедрения системы могут быть разные, но можно выделить две: внедрить, чтобы решить проблему, и внедрить, чтобы получить новые возможности.

Первая причина является наиболее простой для оценки и обоснования необходимости внедрения СЭД. Есть конкретная проблема или проблемы, которые препятствуют работе организации (например, теряются документы или нарушаются сроки исполнения поручений вышестоящих организаций). К этой же категории относятся требования законодательства или регуляторов (например, регулятор требует обработки соответствующих видов документов в электронном виде). Цель автоматизации – устранение этих проблем и удовлетворение соответствующих требований. Вопрос внедрять или не внедрять не стоит, нужно только выбрать, какую именно СЭД внедрить.

Читайте также:

Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления

В последние годы постоянно растет интерес к СЭД и CRM-системам как к средству решить насущные проблемы бизнеса.

Выбор СЭД зависит от размера организации, объемов автоматизации, бизнес-процессов, имеющейся инфраструктуры и пр. На рынке можно найти недорогое коробочное решение с самостоятельным развертыванием, а можно заказать проект внедрения у ИТ-компании.

При оценке проекта внедрения и его окупаемости кроме прямой стоимости внедрения (прикладное и системное ПО, оборудование, стоимость работ подрядчиков и пр.) важно учитывать стоимость последующей эксплуатации системы (техническая поддержка и лицензионные отчисления). Иногда последнее оказывается дороже, чем первоначальное внедрение. Также важно оценить риски внедрения и их потенциальную стоимость.

В случае внедрения для получения новых возможностей оценить прямую выгоду от использования СЭД сложнее. Такие внедрения связаны с оптимизацией и реорганизацией процессов документооборота или внедрением новых технологий (например приложения для работы с мобильных устройств). Поскольку в большинстве случаев СЭД – это не бизнес-система, то оценить ее прямое влияние на изменение доходности бизнеса или прибыльности организации невозможно. Оптимизация документооборота выражается в обеспечении прозрачности и увеличении скорости реализации документационных процессов. Часто для финансово-экономического обоснования таких проектов используется расчет предполагаемой экономии рабочего времени различных категорий сотрудников, которое затрачивается на поиск информации, подготовку документов и пр.

Но в большинстве случаев такой вид внедрения возможен, только если руководитель понимает его косвенные преимущества (прозрачность и контролируемость деятельности организации, накопление информационной базы) и видит потенциальные возможности использования этой информации для управления организацией. Если СЭД внедрена в организации на всех уровнях, то в ней содержится и накапливается большой объем аналитической и статистической информации, которая может стать эффективным помощником в управлении.

На базе СЭД можно стоить сервисные модели организационного взаимодействия подразделений, можно организовывать единые шины согласования документов (в том числе тех документов, которые создаются и учитываются в других прикладных системах: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.). Многие документы и поручения в СЭД являются реперными точками предметных бизнес-процессов организации, а значит, на базе СЭД можно строить системы контроля и управления бизнес-процессами всей организации. Таким образом, полезность от вложения в создание первоначальной инфраструктуры СЭД может быть существенно увеличена, если выйти за рамки традиционного восприятия СЭД как одной из обеспечивающих учетных систем организации.

Словарь

Реперные точки — точки, на которых основывается шкала измерений.

С более полным и развернутым ответом Марии Токаревой, эксперта департамента автоматизации государственных структур компании Digital Design, вы можете ознакомиться в №11 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль