Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид?

21 декабря 2015 330
Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета. Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам? Заведующий канцелярией, г. Ульяновск

Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета. Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам?

Заведующий канцелярией, г. Ульяновск

Сразу отметим, что сканер вам нужно будет приобрести в любом случае (естественно, если в будущем не планируется полный отказ от бумажного документооборота, что сомнительно), так как перевод имеющихся документов в электронный вид – это первоначальный этап создания электронного архива. Но даже в случае привлечения сторонних специалистов последующее постоянное наполнение и актуализация данных будут проводиться вами самостоятельно.

Читайте также:

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Такой вопрос воз­никает уже непосредственно на этапе внедрения системы, когда проект сталкивается с различными проявлениями социально-психологических факторов.

Прежде всего вам следует определиться, какова цель перевода бумажного архива документов в электронный вид. Если самоцелью является наличие скан-образов необходимых документов предприятия, то вам будет достаточно потокового сканера и сотрудника, умеющего его использовать. Но, как показывает практика, основной проблемой при значительных объемах документации чаще всего является поиск, сбор и актуализация информации, а здесь нужны не просто документы в электронной форме, а структурированный архив с удобной навигацией и фильтрацией данных.

Для решения задачи в таком виде требуется гораздо больше ресурсов, да и вопросов становится больше (как и направлений развития и охватываемых функций).

Например, совершенно ясно, что для создания электронного архива специализированные системы (например, ECM) подходят гораздо больше, чем, скажем, общий сетевой ресурс предприятия, а желание систематизировать данные требует извлечения из документов дополнительных реквизитов (контрагенты, суммы, категории договоров и т.д.).

Кроме того, все чаще информационные системы предприятия работают в связке, образуя единый комплекс обработки данных. Это можно сказать не только о крупных организациях – сегодня редко где можно встретить компании, не использующие хотя бы системы налогового и бухгалтерского учета. Совершенно логичным желанием было бы обеспечить взаимодействие учетной системы организации и архива документов (тем более это актуально в случае договоров и счетов).

Таким образом, желание перевести документы в электронный вид при более подробном рассмотрении вылилось в развертывание системы (для конкретики будем говорить о ECM), разработку (или доработку) классификаторов документов, перевод документов в электронный вид с извлечением (желательно автоматическим) метаданных и занесением их в систему. Кроме того, желательно получить и интеграцию с учетной системой организации.

То есть вам нужен как минимум один аналитик и один разработчик, способный доработать как ECM, так и учетную систему.

Если в компании, существующей два года, имеются сотрудники с соответствующей квалификацией, то работы могут быть выполнены своими силами при условии закупки необходимого ПО. Как правило, такое встречается редко, и для организации гораздо проще и эффективнее обратиться к сторонним специалистам, чем затрачивать большое количество ресурсов на «выращивание» своих узкоспециализированных кадров.

В то же время на рынке существуют легкие для освоения продукты, позволяющие с минимальными вложениями получить базовый функционал ECM-системы. Если ситуация такова, что на текущий момент нет возможности выделить достаточное количество ресурсов, можно выбрать современный перспективный продукт и своими силами с минимальным привлечением подрядчиков закрыть им основные потребности (тем более что появляется все больше облачных решений, в том числе с рассрочкой или арендной платой). В дальнейшем с ростом организации могут охватываться все новые задачи. А при наличии планов на развитие системы постепенное выделение и обучение своих специалистов в будущем может и вовсе свести необходимость в посторонней помощи к нулю.

На вопрос отвечал Рудин Сергей, консультант отдела внедрения DIRECTUM.

Все ответы наших экспертов на ваши вопросы читайте в №12 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль