Формируем службу ДОУ

22 декабря 2015 214
Канцелярия, секретариат, служба ДОУ – не только ответственные за документационное обеспечение деятельности организации отделы: они еще и в известной степени атрибуты статуса, ведь до потребности в них бизнесу тоже нужно дорасти.

Канцелярия, секретариат, служба ДОУ – не только ответственные за документационное обеспечение деятельности организации отделы: они еще и в известной степени атрибуты статуса, ведь до потребности в них бизнесу тоже нужно дорасти.

В некоторых организациях годами может не быть службы документационного обеспечения управления, что и понятно: это подразделение в начале своей деятельности компания просто не сможет содержать. В таких случаях делопроизводственные процессы выполняются «случайными» работниками, рассеянными по всей штатной структуре.

Читайте также:

Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях

Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении.

Данная статья посвящена тому, как определить функционал службы ДОУ, количество и обязанности его сотрудников, как в целом собрать работников делопроизводства компании «под крышей» одного отдела, не навредив при этом процессам документационного обеспечения управления.

Мы используем обобщенное название – «служба ДОУ». В разных организациях это может быть канцелярия, секретариат, административный отдел, управление по общим вопросам и т.п. Главное, что подразделение, которое планируется создать, будет заниматься документационным обеспечением управления организации.

Формирование службы ДОУ (СДОУ) подразумевает работу сразу в двух направлениях. Сформулируем названия этих направлений в форме вопросов:

  • «Что делает?»;
  • «Кто делает?».

Другими словами, нужно определить функции будущей службы и установить профессиональные компетенции ее персонала.

Какие процессы делопроизводства возьмет на себя будущая служба ДОУ?

Казалось бы, странный вопрос: канцелярия должна взять на себя все функции по документационному обеспечению организации, не так ли?

Не так, потому что на практике все не настолько очевидно. Делопроизводство – специфическая деятельность, которой в той или иной степени занимаются работники всех подразделений. В отличие, скажем, от работы юридического отдела или управления по персоналу, в которых решается абсолютное большинство юридических и кадровых вопросов организации, сотрудники службы ДОУ не смогут написать за коллег письма, не составят корректную номенклатуру дел подразделения, не сформируют дела структурных подразделений. Но при этом они должны держать руку на пульсе этих процессов и следить за их выполнением.

Таким образом, служба ДОУ должна начаться с составления перечня функций, которые возьмет на себя этот отдел. В каждой организации этот перечень будет собственным. Получить его можно только одним способом: установив, какие процессы делопроизводства выполняются в компании, кто в них участвует, а также какую роль играет в этом автоматизация процессов.

Приведем пример выполнения такого анализа в вымышленной организации.

Процесс делопроизводства

Кто и как выполняет

Часть процесса, которую возьмет на себя служба ДОУ

Создание документов

Исполнитель – работник структурного подразделения

– Контроль качества оформления реквизитов документа;

– прием и предварительное рассмотрение поступивших документов;

– отправка документов

Учет

Работники службы ДОУ. Регистрация документов производится в СЭД

– Регистрация документов;

– передача поступивших документов на рассмотрение и на подпись генеральному директору и уполномоченным лицам

Согласование

Исполнитель (куратор) проекта документа,

согласующие лица. Согласование производится в СЭД

На этапе представления проекта документа на подпись – проверка:

– выбора состава согласующих лиц;

– наличия виз согласования;

– устранения замечаний при согласовании с замечаниями

Контроль исполнения

Постановка документа на контроль в СЭД – работник службы ДОУ (секретарь).

Исполнитель – работник, назначенный в резолюции руководителя.

Контроль исполнения документов производится в СЭД

– Постановка документа на контроль в СЭД;

– передача исполнителям приложений к документам, по которым ставится задача (при их наличии);

– формирование статистики по исполнению документов в организации, представление ее генеральному директору

Оперативное хранение документов в подразделениях

Работники структурных подразделений

– Методическое руководство выполнением процесса: консультации, подготовка методических материалов;

– составление, уточнение, утверждение у генерального директора сводной номенклатуры дел – ежегодно

Экспертиза ценности

Экспертная комиссия

– Участие в экспертной комиссии;

– инициирование экспертизы ценности;

– составление описей

Долговременное хранение документов

Работники структурных подразделений – подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Работники службы ДОУ

– Методическое руководство выполнением процесса;

– прием документов на архивное хранение, ведение архива

Уничтожение документов, не подлежащих хранению

Работники службы ДОУ

– Выделение документов, – подлежащих уничтожению;

– организация уничтожения;

– документирование процесса

Кроме того, в число обязанностей сотрудников службы ДОУ будет входить такие узкоспециальные действия как: разработка, утверждение у руководства и популяризация среди коллег локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации, унификация форм документов, учет объемов и оптимизация процессов делопроизводства.

В результате анализа мы получаем перечень обязанностей сотрудников службы ДОУ нашего вымышленного предприятия:

  1. Разработка инструкций и стандартов по ДОУ для структурных подразделений организации.
  2. Разработка, внедрение, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов.
  3. Прием, учет и регистрация документов.
  4. Контроль правильности оформления реквизитов документов, представляемых на подпись руководству организации.
  5. Контроль наличия виз согласования проектов документов, представляемых на подпись руководству организации.
  6. Экспедиционная обработка документов.
  7. Контроль над исполнением документов в организации. Систематическое представление руководству справки о количестве исполненных и не исполненных в срок поручений по документам.
  8. Учет объемов документооборота. Систематическое представление руководству справки об объеме документооборота организации.
  9. Методическое руководство и контроль за подготовкой номенклатур дел структурных подразделений организации.
  10. Разработка сводной номенклатуры дел организации.
  11. Хранение дел и ведение архива документов на бумажных и электронных носителях.
  12. Контроль за оформлением и формированием подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив организации.
  13. Участие в ежегодной экспертизе ценности документов организации.
  14. Организация и документирование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Более подробно о расчете численности и необходимом профессионализме персонала службы ДОУ, о распределении и возможном совмещении обязанностей персоналом читайте в №12 2015 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Мы рассмотрели основные действия, которые нужно предпринять, чтобы в компании с определенного дня начали заниматься документами не отдельные специалисты из разных отделов, а полноценная служба ДОУ. Как и любая вновь созданная система, это подразделение будет «обкатываться» в течение некоторого времени, а его функционал и численность – корректироваться. Это неизбежно. А отправная точка при создании любого подразделения будет всегда одна и та же: для начала следует определить, кто и что будет делать.

Е.Н. Кожанова, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль