Актуальные возможности ECM

27 января 2016 69
Какие возможности ECM на данный момент наиболее интересуют заказчиков? Руководитель сектора электронного документооборота, Челябинская обл.

Решения класса СЭД/ECM относятся к функционально зрелым системам. Они уже многие годы успешно применяются тысячами российских компаний и организаций. В настоящий момент у заказчиков сложилась довольно четкое понимание того, какие предметные области можно и нужно автоматизировать с помощью СЭД/ECM.

Во-первых, это классическое делопроизводство – работа с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами. Соответствующие модули есть в любой современной СЭД/ECM, это обязательная базовая функциональность такой системы. К этой области примыкает контроль исполнительской дисциплины, который в том или ином виде (как правило, это отчеты) также реализован практически всеми поставщиками решений для управления документами.

Читайте также:
Что должна уметь современная система электронного документооборота?

Вы бы хотели уменьшить время на обработку документов, их распространение и исполнение/контроль исполнения?

В любой крупной и даже средней организации работа с документами – это процесс, в котором задействовано множество участников. Поэтому инструменты совместной работы с контентом всегда интересует заказчиков. Развитые механизмы согласования, элементы социальности, возможность обсуждения задач и документов непосредственно в интерфейсе СЭД/ECM – таков минимальный набор необходимых для коллективной работы инструментов.

Еще несколько лет назад мобильные приложения СЭД/ECM были чем-то особенным, а сегодня это уже обычное дело.

Заказчик вряд ли вообще будет рассматривать систему, в составе которой нет приложений, написанных специально для планшетных устройств.

Очевидно, что мобильные решения – это, прежде всего, потребность менеджмента высшего и среднего уровней, поскольку именно эта категория пользователей часто работает без «привязки» к офису. Функционально мобильные решения сегодня практически ничем не уступают стандартным веб-клиентам, с которыми пользователи СЭД работают на стационарных компьютерах или ноутбуках. Вопрос лишь в том, насколько комфортно пользователям взаимодействовать с мобильным интерфейсом системы, реализованным тем или иным разработчиком. Во многом это вопрос индивидуальных предпочтений, но в целом тенденция такова, что мобильные приложения в плане визуальной реализации и средств управления становятся все больше похожи на привычные всем социальные сети.

Однако есть и сравнительно новая функциональность СЭД/ECM, которая сейчас набирает популярность.

Во-первых, это автоматизация работы коллегиальных органов (заседаний). Здесь возможности СЭД для управления контентом и совместной работы приходятся как нельзя кстати. Они включают: подготовку повестки мероприятия, вопросов для обсуждения и материалов, собственно голосование, оформление протоколов и контроль исполнения решений, возможность удаленной работы для топ-менеджеров.

Во-вторых, заказчики всегда заинтересованы в поиске наиболее гибких средств для автоматизации бизнес-процессов. Одним из них является адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management, ACM). Сфера применения ACM довольно широка и охватывает множество процессов. Ключевые свойства этих процессов – изменчивость и наличие часто встречающихся исключений, которые невозможно обрабатывать традиционными инструментами BPM/workflow.

Пакетная подготовка документации, ведение закупочной деятельности, выдача банковских гарантий и другие многоэтапные задачи с большим числом квалифицированных участников – вот области применения ACM.

Задача ACM – предоставить работникам умственного труда возможность самостоятельно изменять ход процесса. ACM в связке с СЭД/ECM образует удобную рабочую среду, объединяющую контент, процессы и их владельцев.

И, наконец, в-третьих, сейчас активно развивается направление анализа тех данных, которые содержатся в СЭД/ECM. Как средства анализа могут использоваться и стандартные модули формирования отчетов, встроенные в СЭД, и внешние инструменты BI. В большинстве крупных организаций аналитические системы уже существуют. Тогда задача переходит в класс интеграционных – связать BI-решение с данными СЭД.

Словарь

BI (Business intelligence – бизнес-анализ, бизнес-аналитика) – программное обеспечение, созданное для помощи менеджеру в анализе информации о своей компании и ее окружении.

Ответ директора центра продаж и внедрения компании «ИнтерТраст» Дениса Вдова читайте в №1 2016 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Актуальные возможности ECM

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на новости

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль