Драгоценное время секретаря, или Основные принципы тайм-менеджмента

5 февраля 2014 4570
«Срочно», «немедленно» и «бегом» - вот три слова, наиболее ярко характеризующие современный ритм жизни. Срочные указания от начальства, срочный отпуск на несколько дней, срочный визит в поликлинику – в таком темпе можно довольно быстро рухнуть без движения.

«Срочно», «немедленно» и «бегом» - вот три слова, наиболее ярко характеризующие современный ритм жизни. Срочные указания от начальства, срочный отпуск на несколько дней, срочный визит в поликлинику – в таком темпе можно довольно быстро рухнуть без движения.

Так что, для секретаря крайне важно уметь тщательно планировать собственное время: в определённый период заниматься корреспонденцией, чуть позже запланировать для руководителя встречи с клиентами и партнёрами… что там дальше? Аренда автокрана для нового объекта? Да, пожалуй.

Не запутаться в «срочном» графике помогает тайм-менеджмент. Этим инструментом должен обладать каждый секретарь, тем более что овладеть им совсем не трудно. Ниже приведены несколько основных правил.

Первое: списки. Свойства кратковременной памяти у всех разные. И даже если вы уверены, что помните всё, что нужно сделать до конца недели, где гарантия, что не возникнет новая ситуация, которая поставит мысли с ног на голову. Так что обязательно нужно вести списки, желательно разбить их на три группы – на неделю, на каждый день и на долгосрочную перспективу. Важно также записывать приблизительное время для выполнения тех или иных обязанностей. При составлении списков нужно быть максимально объективным. Зачем воздвигать себе Эверест, если знаешь, что не собираешься на него восходить?

Второе: система АВС (латинские буквы). Свои дела можно ранжировать по степени необходимости и пресловутой срочности. Например, А – самое срочное (к примеру, организация совещания), В – дела средней срочности (планирование дел на завтра – условно, аренда манипулятора для начинающегося строительства или закупка товаров для предстоящего бизнес-тренинга). С – несрочные дела, которые, тем не менее, нельзя упускать из виду (разбор корреспонденции, приём клиентов, и так далее). Здесь важно провести границу между АВС и личным временем. Тем, кто пытается вас отвлечь, нужно объяснить, что в данный момент вы заняты.

Наконец, третье: один из главных принципов тайм-менеджмента – правило Парето, или принцип 80/20. Суть принципа состоит в том, что 20 процентов прилагаемых усилий обеспечивают 80 процентов конечного результата, в то время, как остальные 80 процентов усилий дают в результате только 20 процентов от намеченного. Говоря простым языком, принцип Парето для секретаря состоит в том, что для эффективной работы главное – верно расставить акценты, не распыляясь по дороге на мелочи.

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль