Как оптимизировать процесс рассмотрения документов и наложения резолюций

129

Вопрос

Как оптимизировать процесс рассмотрения документов и наложения резолюций, сделать его более удобным для моего руководителя и для меня, а также для исполнителей?

Секретарь руководителя, г. Самара

Ответ

1. Составлять резолюции следует таким образом, чтобы исключалось двоякое толкование и понимание текста.


Мы рекомендуем почитать о резолюции как форме отражения управленческих решений материал по этой ссылке.


2. Целесообразно устанавливать четкий срок исполнения документов – дату, а при необходимости – и точное время исполнения. При использовании руководителем в резолюции слов «срочно», «незамедлительно», «оперативно», «весьма срочно» следует зафиксировать в локальном нормативном акте организации конкретные сроки исполнения поручений, которые подразумеваются под каждым из слов. В противном случае это может привести к неверному толкованию работником указания руководителя и срыву сроков исполнения поручения. Например:

документы и задания, имеющие в поручении указание:

  • «незамедлительно»: исполняются не позднее одного рабочего дня, следующего за датой выдачи поручения;
  • «срочно»: исполняются не позднее двух рабочих дней, следующих за датой выдачи поручения;
  • «оперативно»: исполняются не позднее десяти рабочих дней, следующих за датой выдачи поручения. 3. Использовать бланки для резолюций с напечатанным текстом типовых поручений и фамилий исполнителей.

4. Замыкать резолюции на верхний уровень системы делегирования полномочий и далее следовать принципу служебной иерархии.

5. Разработать перечень документов, которые могут передаваться на рассмотрение, минуя руководителя. Обычно в таком перечне указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы, возможно – наименование организации-отправителя, а также наименования структурных подразделений или должностных лиц, которым направляются документы на рассмотрение. Перечень необходимо утвердить у руководителя и ознакомить с ним ответственные подразделения и должностных лиц.

Пример перечня документов, передаваемых в структурные подразделения без рассмотрения руководителем организации

Как оптимизировать процесс рассмотрения документов и наложения резолюций

Как оптимизировать процесс рассмотрения документов и наложения резолюций

Мы надеемся, что данные в этой статье советы помогут оптимизировать как рабочее время руководителя, так и ваше личное рабочее время, сделав процессы по работе с поручениями и резолюциями более отлаженными и прозрачными.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль