Использование электронного документооборота в процессах управления персоналом

234

Вопрос

Какие компании нуждаются в использовании электронного документооборота в процессах управления персоналом?

Руководитель канцелярии, Волгоградская обл.

Ответ

Основной объем российского рынка СЭД приходится на крупные корпорации с большой филиальной сетью. В особенности можно выделить производство с подразделениями и филиалами в различных городах. Или ритейловый сектор с развитой региональной сетью магазинов.

С чем это связано? Там, где большое количество сотрудников, требуется солидный объем бумажного сопровождения. Пересылка, предоставление документов занимает много времени сотрудников HR-служб. Высокие показатели текучки также создают немалый поток операций (прием\увольнение).


Вам будет полезно узнать о внедрении системы электронного документооборота в материале по ссылке.


Многие компании обустраивают собственные общие центры обслуживания (ОЦО). Они используются для снижения внутренних издержек. При этом выводят эти центры в небольшие города. С учетом расширения географии логистика в таких компаниях усложняется. Из-за этого снижается скорость передачи данных. Растет риск потери критичной для бизнеса документации. Уже на этапе проектирования корпоративного ОЦО мы рекомендуем определенные меры. Например, планировать автоматизацию документооборота между ОЦО и филиалами (внутренними клиентами).

Все вышеописанное преимущественно относится к крупным российским корпорациям и холдинговым структурам. Но есть и другие компании, заинтересованные в  автоматизации бизнес-процессов. Прежде всего для снижения затрат (временных, финансовых, ресурсных) при обмене документами. Речь идет о российских подразделениях, филиалах и представительствах международных компаний. Здесь ситуация обратная. Допустим, эти компании хотят провести внутреннюю оптимизацию и автоматизацию процессов. Но они все равно вынуждены согласовывать все изменения с головным офисом. А он находится в другой стране. Приходится учитывать корпоративную ИТ-архитектуру. Свои требования диктуют служба безопасности и корпоративные стандарты. В результате распространено внедрение «спустившихся» сверху корпоративных ИТ-решений. Правда, с учетом российской специфики и российского законодательства. Все эти нюансы должны учитываться при проектировании корпоративных Центров и внедрении СЭД.

Сегодня для российских компаний актуальны следующие задачи:

  • сокращение времени на обмен документами между подразделениями и сотрудниками;
  • предоставление наиболее оперативных и качественных услуг в части сервисов «Личного кабинета» работника.

На заметку!

Личные кабинеты – портальные сервисы самообслуживания работников.

Электронный обмен помогает решать эти задачи. Но российское законодательство не позволяет в полной мере использовать ЭДО в кадровом учете. Система обмена документами может даже замедлять работу HR-специалистов из-за дублирования функций.

Как пример возьмем создание электронной копии трудовой книжки работника. Ее необходимо отсканировать, сохранить в системе. Все это приводит к дополнительному объему работ сотрудников HR-службы.

Безусловно, при хранении электронной копии повышается надежность и безопасность документов. Кроме того, нет необходимости обращаться в отдел кадров за  оригиналом. Можно получить все данные через ту же самую систему сервисов самообслуживания («Личный кабинет»). Это повышает скорость предоставления данных как для самих сотрудников, так и для HR-служб. Но, исходя из нашей практики, основной эффект от внедрения СЭД достигается в процессах развития персонала. Имеется в виду подбор, обучение, оценка персонала и формирование кадрового резерва. Компании, инвестирующие в развитие и удержание сотрудников, активно применяют для этого СЭД.

Как объективно оценить необходимость внедрения СЭД и выбрать подходящую ИТ-платформу? Компании должны провести оценку эффективности процесса обмена документами и анализ ИТ-системы. Последняя должна отвечать требованиям бизнес- и  общекорпоративной ИТ-архитектуры.

В российских компаниях устанавливают такие показатели эффективности:

  • сокращение количества печатной документации при обмене;
  • сокращение времени передачи документов;
  • сокращение времени согласования документации.

Целевые значения по каждому показателю определяются на этапе проектирования СЭД. Они учитываются при оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Впоследствии показатели или целевые значения могут корректироваться с учетом выявленных особенностей.

Как выбрать систему для автоматизации кадрового документооборота именно для вашей компании? Наиболее распространенной системой в крупных корпорациях является SAP EFM от Open Text. Это решение уже учитывает специфику российского законодательства. В том числе в части хранения данных по персоналу. Кроме того, данная система глубоко интегрирована с SAP HCM и SuccessFactors. Многие компании активно используют решения компании Microsoft. Особенно если речь идет о портальных решениях на базе Microsoft SharePoint.

Среди наших клиентов все больше не только крупных корпораций, но и среднего бизнеса. И здесь мы также проводим оценку эффективности внедрения СЭД. Потом мы рекомендуем наиболее оптимальную ИТ-платформу для построения бизнес-процессов. Кроме того, мы поддерживаем долгосрочные отношения с клиентами. Мы всегда готовы провести референс-визиты для демонстрации внедренных решений у наших клиентов.

В. Макарычева, руководитель практики Бизнес-консалтинга TerraLink

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль