Как организовать деловую встречу с иностранным партнером?

169

Вопрос

Руководитель с недавних пор поручает мне организацию деловых встреч с нашими иностранными партнерами. Хотелось бы узнать о том, какие фразы мне нужно запомнить для таких ситуаций, как опоздание партнеров на деловую встречу и наоборот, когда на встречу они приходят раньше времени?

Ответ

Организация деловой встречи. Что это значит для помощника руководителя?

Это значит, что вы оказываете помощь руководителю в планировании его рабочего графика (schedule) и подготовке повестки дня (agenda). Благодаря этому ваш руководитель имеет возможность обсудить повестку дня со своим партнером заранее. Приведем пример ситуации, когда Джон Стивенс хочет назначить встречу с Робертом Харли.

Как организовать деловую встречу с иностранным партнером?

Запланируйте на встречу вашего руководителя с деловыми партнерами немного больше времени, приблизительно на 15 минут. Таким образом, если переговоры затянутся, то у вашего руководителя останется запас времени, и тем самым его рабочий график не сместится.


У вас не останется вопросов о организации совещаний после прочтения статьи по ссылке.


Кроме того, каждая деловая встреча должна быть заранее подготовлена, конечно, если только она нацелена на положительный результат. И здесь большой груз ложится на плечи секретарей и помощников руководителей. Как правило, перед деловой встречей составляется список предполагаемых вопросов, которые желательно на ней обсудить.

Пример:

  • How much does this project cost? Сколько стоит этот проект?
  • Who are the investors? Кто является инвесторами?
  • What are the terms of delivery for the new equipment? Каковы условия поставки нового оборудования?
  • Who are the suppliers? Кто является поставщиками?

Пунктуальность на деловой встрече

Пунктуальность имеет большое значение в успешном деловом общении. Старайтесь не опаздывать сами и всегда обеспечивайте своевременную встречу вашего руководителя с партнерами и коллегами. Для этого попросите сотрудников приходить на совещания за 10 минут до его начала.

Когда приходят на деловую встречу раньше времени

Ситуация: Джон Робертс прибыл на деловую встречу с Анной Пилон за 10 минут до назначенного времени.

Как организовать деловую встречу с иностранным партнером?

Однако иногда несмотря на ваши усилия вам приходится опаздывать. Что делать в таких случаях? Необходимо извиниться и объяснить причину. А единственными уважительными причинами вашего опоздания на деловую встречу могут быть только те, которые от вас не зависят.

Как организовать деловую встречу с иностранным партнером?

Всем известно, что ждать опаздывающего человека всегда очень неприятно, особенно в тех случаях, если он заранее не предупредил об опоздании и не позвонил, чтобы сообщить об этом.

Однако несмотря на ваши эмоции, имея дело с деловыми партнерами или коллегами, вы всегда должны милостиво принимать извинения и быть терпеливыми.

Пример:

Все сотрудники компании приглашены на презентацию нового продукта. Начальник отдела маркетинга звонит секретарю в приемную.

Как организовать деловую встречу с иностранным партнером?

Как извиниться за опоздание письменно

Еще один способ извиниться за опоздание – написать краткую записку. Этот способ подходит в тех случаях, когда вы или сотрудники вашей компании опоздали на собрание, презентацию, семинар, лекцию, выступление или прием.

Пример:

Dear Ms. Pillon,

I am very sorry I arrived late for your seminar/presentation/reception. I was unavoidably detained. Again, my sincere apologies.

Sincerely yours,

John Roberts

Вежливость на деловой встрече

Еще один важный фактор, который играет большую роль в установлении и поддержании эффективного общения, – это вежливость.

Особенно вежливым необходимо быть в следующих случаях:

  1. Когда вы даете какие-либо указания.

Как организовать деловую встречу с иностранным партнером?

Как организовать деловую встречу с иностранным партнером? 

Также, помимо вежливости в общении со своими коллегами и деловыми партнерами, секретарям и помощникам руководителей для эффективного общения нужно: быть позитивно настроенными и передавать указания руководителя в четко сформулированном виде.

Надеемся, что наши советы о важнейших составляющих успешного делового сотрудничества станут для вас хорошим подспорьем в работе.

Рекомендуем статьи:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль