Как правильно подшивать документы по папкам?

236

Вопрос

Как правильно подшивать документы по папкам? Входящие и исходящие отдельно друг от друга или все вместе, сортируя только по дате? Дело в том, что у меня был 1 год перерыва в работе и теперь, когда я вышла, мне говорят, что появились какие-то НОВЫЕ требования…

Ответ

Требования в отношении формирования дел не менялись уже очень много лет. В этом плане архивное дело – весьма консервативная сфера деятельности. Основной принцип, который должен соблюдаться при формировании документов в дела, - включение в одно дело документов, имеющих одинаковый срок хранения. Поскольку вопрос касается непосредственно переписки (поступающей и отправляемой корреспонденции), то для формирования документов в соответствии со сроками хранения необходимо дела формировать по тематике (вопросам) и/или корреспондентам.


Интересная информация об исходящих документах размещена здесь.


Например, если вы ведете переписку с органами власти и управления, то у вас должно быть дело с названием (заголовком) «Переписка с органами власти и управления»; если у вас образуется достаточно большой объем документов в переписке с конкретным органом власти, вы можете выделить отдельное дело для формирования этих документов с примерно таким заголовком: «Переписка с Московской жилищной инспекцией». Переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Приведенные заголовки говорят о том, что в данные дела подшиваются все документы, образовавшиеся в переписке с органами власти, независимо от вопроса. Если мы хотим разделить документы еще по предметно-вопросному принципу, нужно отразить в заголовке вопрос, по которому ведется переписка, например:

«Переписка с Московской жилищной инспекцией об обследовании жилых помещений». Указание в заголовке дела вопроса может быть важно, если дело формируется в структурном подразделении, так как в разных подразделениях может быть переписка с одной и той же организацией, но по разным вопросам.


Вам будет полезно узнать о входящих документах в материале по ссылке.


Для правильного формирования дел вам нужно проанализировать состав переписки (с кем, по каким вопросам), но обязательно с учетом сроков хранения. Основная масса поступающей и отправляемой корреспонденции имеет сроки хранения 3, 5 лет, 5 лет ЭПК. Незначительная часть переписки имеет срок хранения 1 год (бронирование мест в гостиницах, заказ билетов и др.). Систематизировав переписку таким образом, вы сможете при проведении экспертизы ценности документов выделять их к уничтожению по истечении установленного срока хранения, освобождаясь от утратившей ценность документации.

Формировать документы в дело вы будете не по принципу «входящие», «исходящие», а по корреспондентам и/или вопросам.

Если на поступивший документ был подготовлен ответ, документы (поступивший документ с приложениями, если они были, копия ответа) должны быть подшиты в соответствующее дело по дате ответного документа. Если документ являлся инициативным, копия документа помещается в дело по дате документа. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль