Как подшивать свидетельство о регистрации?

47

Вопрос

При открытии представительств за рубежом были выданы свидетельства о регистрации, представляющие собой цветной бланк и нотариально заверенный перевод на русский язык. Как правильно оформить такие документы в дело - каждое свидетельство поместить в отдельный файл и прошить за край файла? Страницы нужно нумеровать с обратной стороны? Еще один момент: через несколько лет некоторые представительства закрыли, у нас имеется только акт о закрытии представительства, который составили члены комиссии (сотрудники компании). Свидетельства имеют постоянный срок хранения, а какой срок имеют акты? Стоит ли оформить свидетельства и акты в самостоятельные дела или к каждому закрытому представительству следует приложить акт и сшить в одно дело со сроком хранения «постоянно»?

Ответ

Поскольку подшивать в дела подобные документы обычным способом, т.е. проделав отверстия в левом поле листов, нельзя, следует воспользоваться рекомендациями, содержащимися в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Федерального архивного агентства (Росархива) от 06.02.2002 (далее - Правила):

"3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках".

Также можно поместить такие документы в конверт, который затем подшивается в дело.

В этом случае необходимо помнить, что в соответствии с Правилами подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Правилами устанавливаются требования к простановке номеров листов дела. Листы дела должны быть пронумерованы арабскими цифрами валовой нумерацией. Номер проставляйте простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Храниться акты о закрытии представительств организации, как и свидетельства об их открытии, должны постоянно и подшиваться могут как в одно дело (акт о закрытии вместе со свидетельством об открытии соответствующего представительства), так и в разные.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль