Как организовать хранение документов?

65

Вопрос

На нашем предприятии нет возможности выделить площадь под архив. В этом случае нужно ли разрабатывать номенклатуру дел, если документы все равно не будут передаваться на хранение?

Ответ

Вопрос о необходимости и порядке разработки номенклатуры дел каждая организация решает для себя самостоятельно, также как и вопрос о необходимости создания архива для хранения своих документов. Два этих вопроса неразрывно связаны друг с другом, т.к. олицетворяют два этапа экспертизы ценности документов и отражают вопросы обеспечения сохранности документов.

Как известно, в целях сохранения документов, имеющих особую ценность как для государства, так и для каждого собственника (организации, частного лица), они подлежат изучению и анализу на основании особых критериев. Данное изучение в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение называется экспертизой ценности документов. В каждой организации экспертиза ценности проводится в три этапа.


Все о организационных документах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


На первом этапе делопроизводственная служба при участии постоянно действующей экспертной комиссии и под методическим руководством архива определяет состав документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, сроки хранения данных документов и схему систематизации документной информации, которая в дальнейшем используется для систематизации архивных документов фонда, составления описей на дела постоянного хранения. Данные элементы закрепляются в таком документе, как номенклатура дел конкретной организации. Второй этап экспертизы ценности документы проходят при их передаче на дальнейшее хранение в архив и выделении к уничтожению по истечении сроков хранения.

Независимо от того, решит ли организация хранить документы централизованно в архиве (в специально выделенном помещении или передать хранение на аутсорсинг) или же ограничится децентрализованным хранением документов на местах в структурных подразделениях, она обязана обеспечить сохранность своих документов в пределах установленных сроков хранения.

Эта норма закреплена на уровне федеральных законов (ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 29 ФЗ "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ и др.) и должна быть отражена в локальных нормативных актах каждой организации – уставе, положениях, номенклатуре дел.

Обеспечение сохранности документов достигается назначением ответственных лиц за каждый документ и за сформированные дела, а также созданием условий для хранения документов, включая ведение учетных и регистрационных справочников.

Одним из таких справочников, наряду с описями, реестрами, электронными базами данных и каталогами, и является номенклатура дел. В случае отсутствия в организации централизованного архива, номенклатура является единственным учетным документом, по которому определяется состав и количество сформированных дел за каждый  делопроизводственный год.

Следует отметить, что изначально грамотно составленная номенклатура дел может служить организации как минимум 5 лет при отсутствии радикальных структурных изменений, поэтому к ее разработке следует отнестись со всей серьезностью.

Таким образом, независимо от того, будет ли создан в организации централизованный архив или нет, номенклатура дел должна ежегодно составляться в конце года и вводиться в действие с 1 января. По окончании года необходимо подводить итоги – закрывать номенклатуру дел: уточнять состав документов, подсчитывать количество заведенных и не заведенных дел, заполнять на основании данной информации итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в прошлом году.          



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль