Как организовать хранение документов в электронном виде?

65

Вопрос

У нас в организации журнал регистрации документов ведется в электронном виде, а доступ к нему есть только у секретарей. А входящих документов очень много. Как наладить заполнение графы журнала «Ход исполнения документов»? Существует ли специальный общий журнал для исполнителей, где они фиксируют ход исполнения по входящим документам, а секретарь потом уже сам вносит данные в журнал регистрации исполнения документов?

Ответ

Ваш вопрос, по сути, касается не столько организации работы по заполнению конкретной графы журнала, куда вносятся данные о ходе  исполнения  документа, сколько организации работы с документами в целом в организации. Из вашего вопроса можно сделать вывод, что у вас нет отдела делопроизводства (канцелярии), а регистрацией входящих и, видимо, исходящих занимается секретарь. Вообще, это не функция секретаря – осуществлять контроль исполнения документов, но если у вас небольшая организация и небольшой объем документооборота, а секретарь не полностью загружен выполнением своих секретарских обязанностей, то вполне допустимо поручить ведение делопроизводства секретарю. Это первое.


Вам будет полезно узнать о контроле исполнения документов в материале по ссылке.


Второе: можно говорить об отслеживании хода исполнения документов (эта работа называется «контроль исполнения документов»), а можно говорить о внесении в журнал отметок о результатах исполнения (например, если в ответ на входящий документ подготовлено ответное письмо, то при регистрации подготовленного письма как исходящего в журнале регистрации входящих нужно сделать отметку о результатах исполнения: в графу журнала вносится дата и номер подготовленного ответа – исходящего письма). Фактически это заключительный этап контроля исполнения документов: внесение в журнал сведений о подготовленном ответе означает снятие документа с контроля.


Вам будет полезно узнать об организации контроля исполнения документов в делопроизводстве в материале по ссылке.


По поводу первого могу сказать, что вам нужно с нуля организовывать систему контроля исполнения документов, и тут простыми рекомендациями вроде заведения еще одного журнала не обойдешься.


Мы рассказывали ранее о журналах регистрации документов в материале по ссылке.


По поводу второго могу сказать, что если у вас секретарь регистрирует входящие документы, то секретарь должен регистрировать и исходящие документы, а следовательно, он и должен вносить в журнал сведения о результатах исполнения входящего документа. Допускаю, что у вас регистрация исходящих ведется в структурных подразделениях (ваш вопрос дает основание для такого предположения), то есть в  этом случае секретарь, действительно, лишен возможности отслеживать исполнение документов. Для того чтобы, как говорится, свести концы с концами, все средства хороши, то есть вам нужно придумать какой-то способ доведения до секретаря информации об исполненных документах. Никаких специальных журналов для исполнителей, как вы говорите, не существует просто потому, что говорить о правильной организации работы с документами в этом случае не приходится. При правильной организации делопроизводства, как уже отмечено выше, регистрация входящих и исходящих должна быть в одной точке (в канцелярии или у секретаря).

На мой взгляд, вам необходимо убеждать руководство в том, что нужно создавать систему делопроизводства в организации.


Читайте о архивном хранении дел больше информации в статье по ссылке.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль