Как подготовить службу ДОУ к началу нового рабочего года?

18

Вопрос

Как подготовить службу ДОУ к началу нового рабочего года? Какие документы необходимо разработать, обновить, уточнить и скорректировать?

Ответ

Основной документ, который лежит в основе учета документационного фонда компании, – номенклатура дел. В конце и начале рабочего года с ней приходится работать очень плотно. Этого требуют Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • во-первых, «номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года» (пункт 3.4.6.);
  • во-вторых, «по окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения» (пункт 3.4.10).

Обновленная номенклатура дел традиционно разрабатывается на основе старой.


Читайте о службе ДОУ, чтобы не совершать ошибок.


В частности, уточняются формулировки заголовков дел, добавляются или изымаются новые дела, корректируются индексы. Компания растет и развивается, меняется ее штатная структура – все это находит отражение в создаваемых документах, а значит, и в номенклатуре дел.

Индекс дела

Заголовок дела

Количество ед.хр.

Срок хранения дела и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

02 – Служба документационного обеспечения управления

02-01

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов

1 ед.

Пост., ст.258а

02-02

Организационно-распорядительные документы

2 тома

Пост., ст.19а

02-03

Журнал регистрации входящих документов

1 ед.

5 лет, ст. 258

02-04

Журнал регистрации исходящих документов

 1 ед.

5 лет, ст. 258

02-05

Протоколы совещаний

3 тома

5 лет, ст. 18

После того, как новая номенклатура дел будет готова и согласована, нужно издать приказ по основной деятельности об отмене прежней номенклатуры и утверждении новой.

Затем необходимо выполнить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Для этого нужно отдельно пересчитать дела постоянного, временного (до 10 лет) и временного (свыше 10 лет) хранения и внести количество томов в соответствующие графы таблицы. Дополнительно указывается количество переходящих (не закрытых в прошедшем году) дел и дел с пометкой «ЭК» (экспертная комиссия).

Например:

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2012 году в ООО «Колокол»

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭК»

1

2

3

4

Постоянного

34

2

3

Временного (свыше 10 лет)

13

8

-

Временного (до 10 лет включительно)

40

12

4

Итого

87

22

7

Начальник Службы ДОУ                        Симонова                                А.К. Симонова

28.12.2012

Итоговые сведения переданы в архив.

Архивариус                                             Степанова                               В.В. Степанова

29.12.2012

Журналы регистрации

В нормативных актах не содержится прямого указания на то, что журналы регистрации необходимо обновлять в начале каждого года. Однако в практике делопроизводства принято делать именно так.

Косвенно этого же требует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558): он устанавливает сроки хранения для журналов регистрации и учета, всевозможных реестров и других баз данных. Отправить на хранение часть журнала нельзя.

При закрытии журнала производится итоговая запись, например:

            Итого: 35 667 входящих документов.

Или более подробно:

Итого: 15 245 отправлений совершено в 2012 году.

Из них по электронной почте

6 345

Почтой России

5 334

Экспресс-почтой

455

По факсу

1568

Нарочно

1543

Форму итоговой записи для своих журналов вы можете разработать исходя из собственных нужд и внести в инструкцию по делопроизводству.

После внесения в журнал итоговой записи файл перемещается в папку (а лучше на отдельный сервер) – в архив электронных документов.

Обновление локальных нормативных актов

Инструкции и методические рекомендации, положения и локальные унифицированные формы документов, а также регламенты и другие локальные нормативные акты компании очень быстро морально устаревают. Любой бизнес-процесс постепенно меняется, и вот уже фактическое его  выполнение не соответствует принятому пару лет назад регламенту. Тогда зачем нужен такой регламент?

Кроме того, изменения могут произойти и в федеральном законодательстве. А поскольку локальные акты разрабатываются на его основе и, следовательно, не могут ему противоречить, их придется скорректировать с учетом принятых нововведений.

Наконец, изменения могли затронуть и штатную структуру компании: люди получали повышение, увольнялись, переходили из отдела в отдел… Каждый ли раз при этом менялись оформленные на них доверенности и приказы, возлагающие дополнительные обязанности? Стоит лишь «копнуть поглубже» и обнаружится – часть функций в компании выполняют «мертвые души».

Поэтому к началу нового рабочего года необходимо просмотреть все локальные нормативные акты компании. Некоторым из них после этого потребуются корректировки, дополнения, а иные и вовсе проще будет отменить и заменить новыми.

Контроль исполнения документов

Если постановка задач исполнителям и последующий контроль исполнения документов входят в число функций вашей службы ДОУ, по итогам прошедшего года целесообразно подготовить справку-отчет о количестве выполненных, отложенных и просроченных поручений.

Ежегодная справка состоит из двух частей. В первой части собраны сведения об исполнении поручений структурными подразделениями компании (каждым по отдельности). Иногда, по запросу руководителя или по установленным правилам организации, готовятся отчеты персонально по сотрудникам, начальникам отделов или топ-менеджерам. Вторая часть отражает ситуацию по компании в целом.

Эта справка-отчет, как любой документ, не входящий в число обязательных, разрабатывается и утверждается организацией исходя из собственных потребностей. Мы предлагаем универсальную форму, которая подойдет любой компании, практикующей контроль исполнения поручений.

Форма справки-отчета по исполнению поручений в структурном подразделении:

__________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

Всего за 201__ год поставлено на контроль _______________________ документов.

Из них поручений по входящим документам ______________________,

согласований ________________________ .

Исполнено в срок

Перенесен срок исполнения

Срок исполнения переходит на следующий год

Не исполнено в срок

Справка-отчет по исполнению поручений сотрудником компании делается по такой же форме, только вместо наименования структурного подразделения указываются должность и фамилия сотрудника.

Затем вся информация по структурным подразделениям или сотрудникам сводится в одну таблицу.

Экспертиза ценности документов

Еще одно ежегодное мероприятие, которое желательно провести в течение января (чтобы освободить место в архиве для хранения вновь поступающих дел), – экспертиза ценности документов. Пункт 2.3.1. Основных правил работы архивов организаций говорит о том, что экспертиза ценности ежегодно проводится работниками службы ДОУ совместно в экспертной комиссией организации под методическим руководством архива.

Комиссия просматривает дела, сроки хранения которых истекли в 2012 году и ранее. Если какие-то дела (тома, отдельные фрагменты дел) важны для организации, комиссия принимает решение оставить их в компании еще на какое-то время; тогда эти документы переформировываются и остаются в архиве. Все остальное подлежит уничтожению. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Примерную форму акта предлагают нам все те же Основные правила работы архивов организаций.

Общество с ограниченной ответственностью «Виктория»

(ООО «Виктория»)

АКТ

16.01.20131

г. Краснодар

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Борисов     Ф.К. Борисов

17.01.2013

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. №558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Виктория»:

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

Журнал регистрации входящих документов

09.01.2006 – 29.12.2006

-

02-04 по номенклатуре дел за 2006 г.

1 ед.

5 лет, ст. 258

2.

Журнал регистрации исходящих документов

09.01.2006 – 29.12.2006

-

02-05 по номенклатуре дел за 2006 г.

1 ед.

5 лет, ст. 258

3.

Журнал учета выдачи печатей и штампов

09.01.2008 – 31.12.2008

-

04-12 по номенклатуре дел за 2008 г.

1 ед.

3 года, ст.777

Итого 3 (три) ед.хр. за 2006 и 2008 годы.

Председатель экспертной комиссии ООО «Виктория»           Зайцева               Т.Н. Зайцева

16.01.2013

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от 16.01.2013  № 1

Уничтожение дел компания производит либо самостоятельно (путем отправления документов в шредер), либо обращается за этим в специализированные организации.

Справка об объеме документооборота

Большое значение имеет количественный и качественный анализ объема документов, которые прошли через службу ДОУ в ушедшем году. Основная цель справки – определить загруженность а) делопроизводственного персонала, б) всего аппарата управления. Начальник службы ДОУ, опираясь на данные из этой справки, сможет при необходимости перераспределить обязанности среди своих подчиненных, возможно, принять новых сотрудников или же, напротив, выдать в новом году дополнительные поручения. Руководитель организации получит данные, нужные для анализа роста компании и стратегического планирования.

В справку об объеме документооборота включаются данные о количестве обработанных документов, причем входящие, исходящие и внутренние документы считаются отдельно. Часто выделяются и особо подсчитываются отдельные категории писем.

Например, если компания ведет политику менеджмента качества, она пристально следит за количеством жалоб и претензий со стороны своих клиентов.

Конечно, нельзя узнать динамику объема без сравнения с предыдущим периодом. Поэтому отдельной графой в справке будут представлены данные за позапрошлый год.

Рекомендуем делать эту справку в MS Excel и подобных ей программах, чтобы с легкостью посчитать в процентах разницу между показателями за разные годы.

Приведем пример самой простой справки об объеме документооборота:

ООО «Терем»

Справка об объеме документооборота в 2012 году

№ п/п

Документы

В 2012 году

В 2011 году

По сравнению с 2011 годом

Примечание

1

2

3

4

5

6

1

Входящие письма

13 852

10 367

+33,6%

1.1

Жалобы клиентов

(физических лиц)

736

864

-14%

Сокращение количества жалоб и претензий связано с внедрением политики менеджмента качества

1.2

Претензии клиентов (юридических лиц)

185

203

-9%

2

Исходящие письма

16295

15568

+5%

2.1

Предложения сотрудничества

10638

8129

+31%

Увеличение количества предложений сотрудничества связано с изменением в 2012 году политики продаж

3

Внутренние документы

3066

2611

+17%

3.1

Служебные записки

839

698

+20%

3.2

Приказы ОРД

160

152

+5%

3.3

Договоры

2067

1761

+17%

3.3.1

Подряда

930

881

+6%

Увеличение количества заключенных договоров подряда и купли-продажи связано с изменением в 2012 году политики продаж

3.3.2

Купли-продажи

1005

845

+19%

3.3.3

АХО

46

35

+31%

ИТОГО

33213

28546

+16%

 Секретарь                                                       Лапина                                                  М.В. Лапина

Главная графа в этой таблице – разница между количеством документов в 2011 и 2012 годах. Удобнее выражать ее в процентах. Из таблицы мы можем сделать вывод, что компания, взятая для примера, продемонстрировала в 2012 году стабильный рост и одновременно – успехи в области повышения качества своей работы. Для наглядности разницу можно оформить с помощью диаграммы или инфографики.

Анализ годового документооборота может быть и более глубоким. Многие крупные организации включают отчет об объеме делопроизводства в свои общие годовые отчеты, которые представляют своим владельцам и инвесторам. В этом случае, конечно, простой справкой не обойтись – придется готовить целую презентацию. Но, так или иначе, принципы анализа и формирования отчета желательно подробно описать и включить в инструкцию по делопроизводству. 

Как видите, работникам канцелярий, служб ДОУ и секретарям предстоит немалая работа в конце уходящего и начале нового года. Все эти действия – показатель зрелости компании и грамотности построения ее документооборота. Надеемся, теперь вам будет легче справиться с делами, чтобы, вернувшись с каникул, начать все с чистого листа. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль