Что такое факсимиле?

144

Вопрос

Что же такое факсимиле и для чего оно необходимо организации? 

Ответ

Поскольку официального определения этого понятия нормативные базы нам не предоставляют, договоримся считать факсимиле штамп, воспроизводящий собственноручную подпись должностного лица.


О факсимиле читайте подробнее здесь.


Для чего организации факсимиле? Ежедневная деятельность предполагает обширную работу с документами. Рано или поздно появляется множество однотипных документов, которые не предполагают какой-либо серьезной юридической и финансовой ответственности, но, тем не менее, должны быть подписаны (это могут быть приглашения, извещения, поздравления, некоторые виды справок и актов и т.п.). Факсимильная подпись позволяет быстро справиться с большим количеством документов или вообще перепоручить эту работу секретарю. Только стоит ли тот правовой риск, который следует за бесконтрольным воспроизведением подписи, сэкономленных сил?    

Обратимся к букве закона. Вот что говорит о факсимиле Гражданский кодекс РФ (ч. 1, ст. 160):

«Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Из приведенной статьи следует, что факсимиле уже не есть собственноручная подпись – это лишь ее воспроизведение. Личная подпись априори означает, что подписант знаком с документом и согласен с его содержанием, а факсимиле только лишь предполагает это. Следовательно, юридическая сила документа с оттиском факсимиле на месте подписи может быть легко оспорена. Поэтому если компания принимает решение использовать факсимиле подписи одного или нескольких должностных лиц, необходимо тщательно подойти к организации этого процесса, утверждению ситуаций и перечня документов, на которых оттиск факсимиле будет равнозначен личной подписи.

Использование факсимиле по соглашению сторон

Воспроизведение подписи должностного лица с помощью факсимиле при общении с контрагентами безопасно, если между компаниями заключено соответствующее соглашение (ст. 160 ГК РФ). Его можно заключить в любой момент: внести в договор сразу или оформить как дополнение. Если стороны не связаны договорными отношениями или по каким-то причинам не желают заключать дополнительное соглашение, условия использования факсимиле могут быть зафиксированы в совместном приказе.

Фрагмент гражданско-правового договора, в котором стороны оговаривают условия использования факсимиле

1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей должностных лиц на следующих документах:

– деловых письмах;

– договорах купли-продажи и дополнительных соглашениях к ним;

– счетах на оплату к договорам купли-продажи.

2. Перечисленные в п. 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:

2.1. Со стороны Продавца:

Должностное лицо

Образец оттиска факсимиле

Образец собственноручной подписи

Генеральный директор Якушкина М.В.

Якушкина

Якушкина

Заместитель генерального директора Устинов П.А.

Устинов

Устинов

Главный бухгалтер Дербенева Д.Н.

Дербенева

Дербенева

2.2. Со стороны Покупателя:

Должностное лицо

Образец оттиска факсимиле

Образец собственноручной подписи

Генеральный директор Пичугин Г.Е.

Пичугин

Пичугин

Главный бухгалтер Зиновьева В.В.

Зиновьева

Зиновьева

3. Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи на документах, перечисленных в п. 1 настоящего договора. 

4. Стороны обязуются информировать друг друга в случае утери или замены факсимиле новым в трехдневный срок с последующим заключением соответствующего дополнительного соглашения к настоящему договору.

Совместный приказ об использовании факсимильной подписи:

Общество с ограниченной ответственностью                    Общество с ограниченной ответственностью

             «Зевс»                                                                                        «Афина»

ПРИКАЗ

                    10.10.2013                                                                               № 344-ОРД/1212       

Москва

Об использовании факсимильной подписи

В целях оперативного решения вопросов между ООО «Зевс» и ООО «Афина»

ПРИКАЗЫВАЕМ:

  1. При необходимости использовать факсимиле (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи) при ведении деловой переписки на следующих документах:
  2. информационные письма;
  3. заверенные копии документов;
  4. письма-приглашения;
  5. поздравительная корреспонденция.
  6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на административного директора ООО «Зевс» Рокотова К.Е. и начальника службы ДОУ ООО «Афина» Игнатьеву А.Н.

Генеральный директор ООО «Зевс»                                              Генеральный директор ООО «Афина»

Николаев П.Р. Николаев                                                       Горина Д.Л. Горина                                                           

С приказом ознакомлены:

Административный директор ООО «Зевс»                                   Начальник службы ДОУ ООО «Афина»

Рокотов К.Е. Рокотов                                                        Игнатьева А.Н. Игнатьева

Использование факсимиле в кадровом

Этот вопрос никак не урегулирован трудовым законодательством. Проверяющие кадровиков органы обычно считают факсимильные подписи на кадровых документах серьезным нарушением.

Между тем существует судебная практика, когда кадровые документы, подписанные со стороны работодателя с помощью факсимиле, признавались действительными (например, апелляционное определение Омского областного суда от 06.06.2012 по делу № 33-3057/2012).

По нашему мнению, кадровые документы должны подписываться руководителем компании-работодателя только собственноручно. Даже если трудовой договор содержит условие о том, что работодатель может использовать факсимиле при оформлении кадровой документации (как в случае с заключением сделок гражданско-правового характера), оно недействительно, ведь трудовые отношения регулируются нормами трудового, а не гражданского законодательства (ст. 5 ТК РФ).

Если же руководитель слишком занят для работы с кадровой документацией или не всегда бывает на работе, проблема решается путем наделения соответствующими полномочиями другого должностного лица.

Можно ли пользоваться факсимиле в отсутствие руководителя?

Использование факсимиле в отсутствие должностного лица – дело довольно рискованное. Для начала следует разобраться, что подразумевается под отсутствием. Руководитель может отлучиться на встречу, а может уехать в командировку, заболеть или отправиться в отпуск.

В первом случае (отсутствие на рабочем месте в связи с совещанием) использование факсимиле вполне правомерно, ведь фактически директор находится на работе и исполняет свои обязанности.

В случаях же с командировкой, больничным и отпуском все не так просто.

Во время временной нетрудоспособности работник не может исполнять обязанности, возложенные на него трудовым договором. Даже если директор руководит предприятием из больничной палаты, формально он нетрудоспособен, а значит, договор с факсимильной подписью, заключенный в период болезни руководителя, может быть оспорен. То же и с отпуском: редкий владелец бизнеса выпускает нити управления из своих рук, даже находясь на другом краю света. Однако согласно ст. 106 ТК РФ время отдыха – это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Командировка предполагает исполнение обязанностей вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ) и тоже является спорным моментом в отношении проставления факсимиле в Москве, в то время как «хозяин» подписи пребывает во Владивостоке.

Подобные договоры, «подписанные» в отсутствие руководителя, в случае оспаривания могут быть квалифицированы судом как сделка, заключенная неуполномоченным лицом.

Регламентирование использования факсимиле

Понятно, что свободный доступ к факсимиле в организации категорически запрещен. Напротив, оттиску должен быть обеспечен очень серьезный режим хранения и использования: либо в сейфе должностного лица, которому принадлежит подпись, либо в сейфе его заместителя или секретаря. Пользоваться штампом тоже могут далеко не все и только с ведома (или по поручению) хозяина подписи. Безответственность в этом вопросе может привести если и не к тяжелым, то довольно хлопотным последствиям.

Лучший способ закрепить правила работы с факсимиле и придать оттиску юридическую силу – издать соответствующий локальный нормативный акт. Положение, правила или инструкция по использованию, учету, хранению и уничтожению факсимиле должны быть утверждены руководителем организации, а всех работников, имеющих отношение к использованию факсимиле, следует ознакомить с правилами под роспись.

Приведем пример инструкции о порядке использования, учета, хранения и уничтожения факсимиле:

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке использования, учета, хранения и уничтожения

факсимиле в ООО «Яблоко»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Яблоко»

Степанов А.В. Степанов

Приказ от «10» октября 2013 г. № 433

  1. Общие положения
  2. Настоящая инструкция устанавливает порядок использования, учета, хранения и уничтожения факсимиле в ООО «Яблоко» (далее – Организация).
  3. Настоящая инструкция обязательна для использования работниками Организации.

  1. Порядок использования факсимиле
  2. Факсимиле может использоваться только на следующих документах:
    1. информационных письмах;
    2. поздравительных письмах;
    3. почетных грамотах;
    4. благодарственных письмах;
    5. договорах гражданско-правового характера при наличии соглашения между сторонами о признании равной юридической силы собственноручной подписи и факсимиле подписи;
  3.   Использование факсимиле на документах, не предусмотренных п. 2.1. настоящей инструкции, запрещается.

  1. Учет и хранение факсимиле
  2. Выдача факсимиле фиксируется службой документационного обеспечения управления в книге учета печатей и штампов, введенной в действие приказом от 30.03.2007 № 12 (далее – книга учета печатей и штампов).
  3. Факсимиле выдается должностному лицу под роспись в книге учета печатей и штампов.
  4. Контрольный оттиск факсимиле проставляется в книге учета печатей и штампов.
  5. Лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, утверждается приказом генерального директора Организации.
  6. Факсимиле хранится в сейфе индивидуального пользования лица, ответственного за хранение и использование факсимиле. Хранение факсимиле в других местах, передача его на хранение другим лицам без оформления в соответствии с п. 3.6. настоящей инструкции, запрещается.
  7. В период временного отсутствия лица, ответственного за хранение и использование факсимиле (командировка, отпуск), оно передается для хранения другому сотруднику. Факт передачи оформляется актом, утверждаемым генеральным директором Организации.
  8. При увольнении или переводе на другую должность лица, ответственного за хранение и использование факсимиле, оно сдается в службу документационного обеспечения управления. Факт сдачи факсимиле отмечается в книге учета печатей и штампов. До издания приказа о назначении нового ответственного за хранение и использование факсимиле ответственным считается начальник службы документационного обеспечения управления.
  9. В случае утраты, хищения или порчи факсимиле сотрудник, ответственный за хранение и использование факсимиле, направляет генеральному директору Организации объяснительную записку с указанием причин произошедшего. Приказом генерального директора Организации создается комиссия для проведения проверки. По результатам работы комиссии составляется акт. При установлении вины работника к нему может быть применено дисциплинарное взыскание в соответствии с действующим трудовым законодательством.

  1. Уничтожение факсимиле
  2. Пришедшие в негодность, неисправные и неиспользуемые факсимиле сдаются в службу документационного обеспечения управления. Факт сдачи факсимиле отмечается в книге учета печатей и штампов.
  3. Уничтожение факсимиле производится комиссией, назначаемой приказом генерального директора Организации.
  4. Уничтожение факсимиле производится методом приведения в полную негодность клише путем разрезания, сжигания или опиловки.
  5. Факт уничтожения факсимиле фиксируется в акте, составляемом в присутствии всех членов комиссии. На основании акта в книге учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении факсимиле.

Подытоживая сказанное, легко сделать вывод о том, что факсимильная подпись – вещь насколько удобная, настолько же легко оспариваемая. При правильном использовании она сэкономит время и силы, а при неосторожном – способна втянуть организацию в бесконечные судебные тяжбы. Рекомендуем читателям со всей ответственностью подойти к составлению инструкции по использованию оттиска подписи и не отступать от нее ни на шаг. И, наконец, главное правило работы с факсимиле – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать его в чужие руки.   

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль