Что такое постановка документа на контроль?

72

Вопрос

Что такое постановка документа на контроль?

Ответ

При постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа делается отметка о контроле, которую обозначают словом "Контроль". Отметка о контроле, как правило, проставляется штампом, многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения:


Все о контроле исполнения документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


КОНТРОЛЬ

Исполнить до ________

На контроль поступают только зарегистрированные документы. Сведения о документе переносятся в контрольную форму: автоматизированную базу данных (если в организации используются автоматизированные информационные технологии для регистрации и контроля исполнения документов) или регистрационно-контрольную карточку (РКК).

В небольших организациях до настоящего времени регистрация документов ведется в традиционных журналах, эти же журналы нередко используются для контроля исполнения и поиска нужных документов. Но, например, вести контроль исполнения документов по журналу можно только в том случае, если это журнал в виде электронной таблицы Excel, а не бумажный вариант журнала.

Таким образом, наиболее эффективными инструментами контроля в настоящее время являются: автоматизированная информационная система (если в ней реализована функция контроля исполнения документов), электронная таблица Excel или контрольно-справочная картотека, формируемая из РКК.

Для ведения контроля исполнения документов службе контроля необходимы сведения о документе. Минимальный набор данных о документе и комментарии к ним приведены в следующей таблице:

Данные о документе

Комментарии к ним

Автор (корреспондент)

Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, то записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента.

Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.

Дата документа

Записывается дата, присвоенная документу организацией - автором документа.

Регистрационный номер документа

В контрольную форму переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией - автором документа.

Дата поступления

Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

Регистрационный номер поступления

Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

Резолюция

В контрольную форму переносится содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении документа

В контрольную форму переносится регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

Номер дела

В регистрационную форму переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При использовании для контроля контрольно-справочной картотеки РКК может заполняться на компьютере или вручную. При заполнении РКК вручную следует иметь в виду, что потребуется два экземпляра карточки, поскольку один экземпляр необходимо будет направить вместе с документом исполнителю. По этому экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, формируя систему контроля в службе ДОУ, вы одновременно создаете условия для ведения контроля исполнения документов в подразделениях.


Также прочитайте об организации контроля исполнения документов в делопроизводстве более подробно.


При наличии в организации локальной сети, электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).


Также прочитайте о контроле исполнения документов более подробно.


Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК, которую, при необходимости, можно будет дополнить другими реквизитами.

При использовании бумажного варианта РКК на лицевой стороне карточки размещают реквизиты 1–9, а на оборотной стороне - реквизиты 10–11. Оборотную сторону РКК целесообразно дополнить сведениями о ходе исполнения документа (с указанием даты передачи документа исполнителю), отметками о промежуточном контроле (для документов, имеющих длительные сроки исполнения).

Если для передачи РКК в структурные подразделения используется электронная почта, все реквизиты РКК следует разместить на лицевой стороне карточки. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль