Как оформить должностные инструкции сотрудников организации?

72

Вопрос

Как правильно оформить должностные инструкции сотрудников организации?

Ответ

Как документ, входящий в систему организационно-распорядительных документов (ОРД), должностная инструкция на всех работников организации, включая работников службы ДОУ, оформляется на общем бланке организации.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” каждая организация независимо от формы собственности должна иметь общий бланк, на котором оформляются все виды ОРД (кроме писем), включая должностные инструкции.


Мы рассказывали ранее о организационных документах в материале по ссылке.


На общем бланке указываются: наименование вышестоящей организации (если она есть), наименование организации – автора должностной инструкции наименование вида документа – “Должностная инструкция”, дата ее подписания, порядковый (регистрационный) номер (индекс) инструкции, место составления.

Расположение реквизитов в бланке может быть продольным или угловым. Выбор зависит от решения организации, хотя специалисты-документоведы рекомендуют использовать угловое расположение, так как должностная инструкция обретает юридическую силу после ее утверждения, то есть после оформления грифа утверждения, который располагается в верхней правой части первой страницы должностной инструкции. Заголовок должностной инструкции отвечает на вопрос “ кого?”.

Например, “Должностная инструкция секретаря”, “Должностная инструкция заведующего канцелярией” и т. д.

Должностные инструкции до их удостоверения визируются. Состав должностных лиц, участвующих в процессе внутреннего согласования (визирования), устанавливается руководством организации.

Как правило, их визирует юрист, кадровик, заместитель руководителя организации, курирующий ведение делопроизводства.

Подписывает должностную инструкцию руководитель службы ДОУ, утверждает – руководитель организации.

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000                              № 00

Место составления или издания документа

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

Личная подпись

Расшифровка

подписи

00.00.0000

Секретаря-референта

  1.       Общие положения

     1.1. Секретарь-референт является сотрудником секретариата организации, осуществляющим документационное и информационное обслуживание деятельности руководства организации, и непосредственно подчиняется руководителю секретариата.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора компании по представлению руководителя секретариата.

    1.3. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, Уставом организации, приказами, распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству, положением о секретариате, настоящей должностной инструкцией.

1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование или среднее профессиональное образование и опыт работы в должности секретаря не менее одного года.

1.5. Секретарь-референт должен: знать структуру организации, распределение обязанностей между руководством и подразделениями;

• круг лиц и организаций, с которыми поддерживаются деловые связи;

• свободно владеть английским языком; уметь работать на компьютере в среде Windows, Word, Eхcel;

• владеть машинописью (со скоростью не менее 150 знаков в минуту);

• знать нормы делового этикета, правила орфографии и пунктуации;

• уметь пользоваться средствами оргтехники: диктофоном, магнитофоном, приемно-переговорным устройством, факсом и др.;

• знать правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

  1. Должностные обязанности

Секретарь-референт обязан:

2.1. Обеспечивать информационное, документационное и организационно-техническое обслуживание генерального директора компании.

2.2. Совместно с директором осуществлять планирование рабочего дня.

2.3. Обеспечивать генерального директора организации необходимыми для работы информационными и справочными материалами и документами.

2.4. Переводить с английского языка письма и документы, поступившие от зарубежных корреспондентов, и с русского языка на английский – документы, предназначенные для отправки за рубеж.

2.5. Готовить для директора организации справочно-информационные и аналитические документы (обзоры, рефераты, справки, аннотации).

2.6. Составлять и оформлять по поручению директора служебные письма, приказы, справки, отчеты и другие документы.

2.7. Получать документы, поступившие в адрес директора, проводить их предварительное рассмотрение, готовить предложения по их дальнейшему рассмотрению и исполнению.

2.8. Принимать и передавать документы и информацию, поступившую по факсу и электронной почте в адрес директора.

2.9. Контролировать качество подготовки, правильность составления и согласования документов, представляемых на подпись руководителю.

2.10. Передавать на отправку документы, подписанные руководителем.

2.11. Контролировать исполнение поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.12. Организовывать оперативное размножение документов по поручению руководителя.

2.13. Формировать, хранить, выдавать для работы документы, образующиеся в деятельности руководителя.

2.14. Обеспечивать хранение и защиту от несанкционированного доступа документов, содержащих конфиденциальную информацию.

2.15. Организовывать и принимать участие в проведении коллегиальных мероприятий (совещаний, заседаний, деловых переговоров руководителя).

       2.16. Участвовать совместно с руководителем в составлении повестки дня коллегиальных мероприятий, обеспечивать рассылку повестки дня и приглашений участникам.

2.17. Обеспечивать протоколирование коллегиальных мероприятий и оформление протоколов заседаний.

2.18. Оперативно осуществлять телефонную связь руководителя, в том числе с иногородними и зарубежными абонентами.

2.19. Записывать в отсутствие руководителя телефонные сообщения, поступающие в его адрес, с последующим докладом.

2.20. Вызывать на прием к директору руководителей подразделений и других специалистов.

2.21. Организовывать командировки руководителя как внутри страны, так и за рубеж: готовить программу командировки, оформлять командировочное удостоверение, заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницу и т. п.

2.22. Организовывать личный прием руководителем представителей других организаций, сотрудников компании и граждан.

2.23. Вести контроль за юбилейными и праздничными датами, составлять поздравления от имени руководства организации.

2.24. Выполнять отдельные поручения руководителя.

  1. Права

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Обращаться к руководителю за получением указаний и разъяснений.

3.2. Требовать от руководства необходимых средств для работы и создания благоприятных условий деятельности.

3.3. Запрашивать в подразделениях информацию об исполнении документов и поручений руководства, а также материалы для проведения коллегиальных мероприятий.

       3.4. Пользоваться электронными правовыми базами данных, архивом организации, справочно-информационным фондом и др. источниками информации.

3.5. Принимать решения по организации оперативного рассмотрения и исполнения документов.

       3.6. Участвовать в совещаниях, заседаниях при рассмотрении вопросов, входящих в его компетенцию.

       3.7. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением действующих норм и правил.

  1. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

4.1. Нарушение сроков представления документов руководству.

4.2. Низкое качество выполняемых работ, несоблюдение норм и правил подготовки и оформления документов.

4.3. Утрату официальных документов.

4.4. Разглашение конфиденциальной информации.

4.5. Использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях.

     4.6. Нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

  1. Взаимоотношения

Секретарь-референт осуществляет взаимоотношения:

      5.1. С руководителем организации:

Получает: устные задания и поручения, документы на исполнение.

Передает: поступившие из других организаций, подразделений и работников документы на резолюцию руководству, другие документы и информацию по требованию руководителя.

      5.2. С подразделениями и работниками организации:

Получает: документы и информацию для представления руководителю, сведения о ходе исполнения документов.

Передает: документы с резолюцией руководителя на исполнение, устные поручения и задания руководителя.

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Личная подпись

Расшифровка подписи

Визы согласования с заинтересованными

должностными лицами

(при необходимости)

С инструкцией ознакомлены:

Личные подписи

Расшифровка подписей

Даты

В дело № 00 – 00

Личная подпись Дата



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль