Как совершенствовать работу с деловыми письмами?

37

Вопрос

Какие вы можете дать рекомендации по совершенствованию работы с деловыми письмами?

Ответ

Не совсем понятно, что имеет в виду автор вопроса: речь идет о составлении деловых писем или об организации работы с ними? Если автора вопроса интересует подготовка делового письма, работа над его текстом, то в этом очень помогает разработка образцов деловых писем, примеров оформления деловых писем (сопроводительных, гарантийных, запросов, предложений и др.), унифицированных форм (шаблонов) деловых писем для различных управленческих (деловых) ситуаций, имеющих типовой характер.


Вам будет полезно узнать о рекомендательном письме в материале по ссылке.


Такие унифицированные формы (шаблоны) деловых писем могут включаться в систему электронного документооборота в виде справочника или использоваться просто как альбом унифицированных форм (шаблонов) деловых писем, который может быть размещен на корпоративном портале. Ответственность за разработку такого альбома унифицированных форм, как и образцов деловых писем, лежит на службе делопроизводства (службе ДОУ). Альбом унифицированных форм деловых писем утверждается руководителем организации, образцы деловых писем могут включаться в инструкцию по делопроизводству в виде приложений.

Если же автора вопроса интересует организация работы с деловыми письмами (организация документооборота), то здесь лучше всего разрабатывать маршрутно-технологические схемы, которые позволяют с использованием графических средств показать алгоритм работы с деловыми письмами, как поступающими, так и отправляемыми.


Эксперт делится важной информацией о том, как выразить отказ в деловом письме в материале по ссылке.


Важно в схемах последовательно отразить этапы работы с деловым письмом. Возможно, потребуется разработать несколько таких схем для различных категорий деловых писем, например, для деловых писем, рассматриваемых и подписываемых руководством, для переписки структурных подразделений, если подразделения организации имеют право вести переписку, и др.

Если автора вопроса интересует систематизация исполненных документов и организация их хранения, то здесь нужно, прежде всего, обратить внимание на номенклатуру дел, в которой должны быть правильно сформулированы заголовки дел с перепиской и правильно сформированы сами дела. Наиболее типичная и весьма распространенная ошибка – это формирование дел с перепиской по принципу «входящие» и «исходящие». По правилам формирования дел переписка должна включаться в дела с учетом корреспондента и/или вопроса и срока хранения, поэтому заголовки дел с перепиской должны формулироваться следующим образом:

  • Переписка с управляющей компанией о командировании работников;
  • Переписка с Департаментом информатизации Минкомсвязи России о реализации пилотного проекта «Название»;
  • Переписка с организациями-заказчиками об отгрузке продукции;
  • Переписка об организации повышения квалификации работников организации и др.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль