Какой существует порядок изготовления печатей?

48

Вопрос

Какой существует порядок изготовления, хранения, учета и уничтожения печатей и штампов в организации?

Ответ

Порядок изготовления, хранения, учета и уничтожения печатей и штампов организации устанавливается в инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению) или в отдельном локальном нормативном акте, например, инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов.


Эксперт делится важной информацией о печатях и штампах в материале по ссылке.


В нормативном документе организации должно быть установлено, какие печати и штампы используются в организации, кто из руководителей принимает решение об изготовлении печати (штампа), какое подразделение обеспечивает размещение заказа на изготовление печати (штампа), каким образом ведется учет печатей (штампов), порядок выдачи печатей (штампов) должностным лицам и в структурные подразделения для работы, а также порядок и периодичность проведения проверок соблюдения правил использования и хранения печатей (штампов) ответственными лицами.

При изготовлении печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации организации руководствуются постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», которое устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется:

  • исключительно полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне;
  • только по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Как правило, оформлением и размещением заказов на изготовление печатей и штампов занимаются административно-хозяйственные службы организаций. Они ведут учет изготовленных и полученных от штемпельно-граверных предприятий печатей и штампов, а также их учет при выдаче работникам организации для работы.

Журнал учета печатей и штампов не имеет установленной нормативными актами формы, организации имеют право использовать самостоятельно разработанную форму журнала. Для контроля за правильностью использования печати (штампа) в журнале необходимо проставлять оттиск печати (штампа) и выдавать сотрудникам печати (штампы) под роспись в журнале. Для снижения риска использования фальсифицированной печати (штампа) журнал учета печатей (штампов) нужно вести по правилам ведения документов строгой отчетности, то есть листы нумеруются, журнал прошивается и скрепляется подписью руководителя или иного уполномоченного им лица и печатью организации.

Примерная форма журнала учета печатей и штампов:

№ п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование и номер печати (штампа)

Дата получения печати (штампа) от изготовителя

Предприятие-изготовитель, дата и № сопроводительного документа

Кому выдана (должность, подразделение)

1

2

3

4

5

6

Роспись работника

Дата возврата печати

Роспись работника

Дата уничтожения печати

Дата, номер акта

7

8

9

10

11

Печати и штампы, выдаваемые работникам, должны храниться в надежно запираемых шкафах. Ответственность за законность использования и надежность хранения главной печати организации возлагается на руководителя организации, соответственно, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов несут руководители соответствующих подразделений.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, работники возвращают по месту выдачи, т.е. в административно-хозяйственную службу, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Периодически (примерно раз в год) подразделение, ответственное за учет печатей и штампов, проводит проверки в структурных подразделениях на предмет соблюдения установленных правил хранения печатей и штампов и правильности их использования. В организации могут проводиться и внеплановые проверки, если обнаруживается факт неправомерного использования печати или штампа организации. По результатам проверки составляется акт проверки, в котором кроме указания о том, кто, на основании какого документа и в какие сроки проводил проверку, отмечаются выявленные нарушения и даются рекомендации по улучшению порядка хранения и использования печатей (штампов).

Необходимость уничтожения печатей (штампов) возникает в нескольких случаях:

  • печать или штамп пришли в негодность (деформировались или износились и не дают четкого оттиска);
  • организация изменила организационно-правовую форму, название или произошла реорганизация, которая привела к разделению, слиянию или имела другие последствия, которые должны быть отражены в печати и, возможно, в штампах;
  • организация ликвидируется.

Печати и штампы, которые выходят из обращения, уничтожаются физически, при этом факт уничтожения печати или штампа должен быть зафиксирован в соответствующем акте. Данные акта об уничтожении печати (штампа) вносятся в журнал учета печатей и штампов. Факт уничтожения печатей (штампов) осуществляется группой работников (2-3 чел.), а  в акте должны быть указаны:

  • должности и фамилии лиц, уничтоживших печать (штамп);
  • время и место уничтожения;
  • основание (причина) уничтожения печати (штампа);
  • наименование печати (штампа), номер печати, если имеется;
  • способ уничтожения.

Этот акт должен храниться постоянно, т. к. по документам, заверенным старой печатью, могут возникать споры, т.е. необходимость доказывать, что документ был заверен именно вашей печатью.

Уничтожение может проходить следующим образом: если матрица (клише) печати (штампа) изготовлена из латексной резины или полимерного материала, матрица отделяется от основания и разрезается на части. Если печать металлическая, на матрице напильником делается крестообразный надпил, исключающий возможность восстановления печати.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль